Activaw waarde maximaliseren met CMMS-data: Expert gastblog

Uitvoerende Samenvatting

Dit artikel probeert CMMS-data af te stemmen op de bredere activabeheerstrategie voor de organisatie. Het begint met het positioneren van de CMMS als een belangrijk informatiesysteem, de tijd en moeite van de organisatie waard. Ik heb vaak uitgelegd dat er geen softwareoplossing krachtig genoeg is om een ongeschikte datacultuur te weerstaan. Vaak, als uw data consistent fout is, zoek de schuldigen in uw datacultuur. In dit artikel beschrijf ik praktijken die zich niet lenen voor CMMS-data economische waarde te creëren. Dit wordt gevolgd door een beschrijving van enkele kernfilosofieën en praktijken die aanwezig zijn in effectieve dataculturen. Ten slotte zal ik afsluiten met het verkennen van het idee van CMMS-data als een activum, door manieren te identificeren waarop het waarde kan creëren door activabeheersbeslissingen mogelijk te maken, ver buiten de grenzen van onderhoudsbeslissingen.

CMMS als een Activum Informatiesysteem

Het Computerized Maintenance Management System (CMMS) is het meest voorkomende type activuminformatiesysteem dat in activum-afhankelijke bedrijven wordt gevonden. Activum-informatiesystemen zijn de fundering van Asset Information Management Systems (AIMS) zoals afgebeeld in Figuur 1.0.

Figuur 1: Componenten van Asset Information Management Systeem

De rol van het informatiesysteem is het faciliteren van de creatie, verzameling, dataopslag, analyse, onderhoud, overdracht, ophalen, en presentatie van activuminformatie. Een CMMS bevat typisch activadatarecords en informatie gericht op het faciliteren van de implementatie van onderhoudsstrategie voor faciliteiten met een grote activumbasis. De CMMS-software bestaat uit een reeks geïntegreerde applicaties zoals activaregister, werkordermanagement, voorraabeheer, tijd- en arbeidsbeheer en activumconditie (Figuur 2.0). Het is ook vrij gebruikelijk om gesplitste verantwoordelijkheden voor voorraabeheer te zien in gevallen waar de ERP en de CMMS verschillende software zijn.

Figuur 2. Voorbeelden van CMMS Apps

Ongepaste Datacultuur

Het is soms moeilijk om een ongeschikte datacultuur te herkennen, maar het wordt meestal gekenmerkt door gedragingen en activiteiten die risico's en blootstelling voor de organisatie creëren. Enkele van deze zijn:

• Gebrek aan Activum Informatie Strategie – De strategie is nodig om activuminformatiebeheersinspanningen te verbinden met de organisatiestrategie en te definiëren hoe de informatie in besluitvorming gebruikt zal worden.

• Gebrek aan Organisatorische Standaarden – Onvoldoende organisatorische standaarden om te definiëren hoe CMMS-informatie eruit moet zien.

• Onvoldoende Governance – Toestaan van ongeregelde veranderingen aan CMMS-data zonder toezicht en regels.

• Onvoldoende Bedrijfsprocessen en Werkstromen – Werkstromen en bedrijfsprocessen zijn nodig om de CMMS te instrueren wat met de data te doen. Zo wordt waarde gecreëerd. Helaas ontbreken ze op veel CMMS-platforms.

• Ongepaste Eigenaarschap – Dit stamt van onvoldoende partnership tussen de onderhouds- en IT-teams en manifesteert zich op een van drie manieren:

  • Overte eigenaarschap van de CMMS door IT en de reductie van de onderhoudsstem, of

  • Overte eigenaarschap door het onderhoudsteam met zeer weinig toezicht van IT, wat het onderhoudsteam laat dealen met netwerk- en cyberbeveiligingskwesties, of

  • CMMS in niemandsland met gebrek aan eigenaarschap.

• Excessieve departementale onafhankelijkheid – Dit varieert van gesilo-departementen en dochterondernemingen die toegestaan worden hun eigen CMMS te kopen of inefficiënties te creëren door informatie te dupliceren of het voorkomen van efficiënte zakelijke informatiedeling.

• Onvoldoende Digitalisering – De rol van de CMMS omzeilen door handmatige data te creëren en te gebruiken. Dit gebeurt meestal wanneer er een gebrek aan vertrouwen is in de CMMS-data.

• Onderbenutting – De CMMS degraderen tot alleen het creëren van werkorders of het registreren van tijd. De gemiddelde CMMS kan zoveel meer van de informatiewaardeketen managen.

• Ongepaste Werkorderprocessen – Geen werkorder creëren voor elke activumactiviteit. Dit ontneemt de CMMS een kernplicht van efficiënt vastleggen van activum- en activiteitskosten. Dit resulteert meestal in gedupliceerde of gemiste kosten door niet nauwkeurig te worden geregistreerd of in meerdere spreadsheets te resideren zonder relatie tot elkaar.

• Pancea Effect – Scope creep creëren door de CMMS te gebruiken als een "vangnet" voor elk type informatie. CMMS's zijn meestal niet ontworpen om as-built tekeningen te managen en kunnen tot stilstand komen als u O&M-handleidingen direct naar elk activum uploadt.

De Juiste Datacultuur Creëren

Het creëren van de juiste datacultuur is de eerste stap om ervoor te zorgen dat de juiste data wordt verzameld. Dit is een combinatie van goede strategie, effectieve organisatorische standaarden, en robuuste data- en informatiebeheerpraktijken. Het is gemakkelijk om een geschikte datacultuur te herkennen. Hier zijn enkele kernfilosofieën en praktijken die aanwezig zijn wanneer een organisatie de juiste datacultuur heeft:

• AIMS – De organisatie heeft een gedocumenteerd managementsysteem voor activuminformatie dat de filosofieën en standaarden uiteenzet die gebruikt worden om data te managen.

• Interoperabiliteit – De informatie geproduceerd in één gebied van het bedrijf wordt in een ander deel gebruikt zonder significante manipulatie. Bijvoorbeeld, als de CMMS het systeem van record is voor het technische activaregister, dan is het de single source of truth voor activarecords.

• Eigenaarschap – De CMMS en andere informatiesystemen zijn in eigendom van de zakelijke eenheden met toezicht voor de gerelateerde organisatorische beslissing met IT als een belangrijke zakelijke partner. Daarom bezit Finance de ERP bijvoorbeeld en Onderhoud bezit de CMMS. Dit betekent ook dat deze zakelijke eigenaren verantwoordelijk zijn voor het vestigen van de AIMS met de steun van IT.

• Governance & Data Management – Rollen en verantwoordelijkheden, toegangsprotocollen, duidelijke regels voor het managen van veranderingen en regelmatige audits zijn op hun plaats. Governance en data management lijnen ook uit met organisatorische functies. Bijvoorbeeld, waar een onderhoudsmanager de bewaker is van de CMMS, bevat het organisatiechart ook een positie van onderhoudsmanager die de relevante standaarden ontwikkelt en wiens autorisatie vereist is om de data te wijzigen.

• Organisatorische Cultuur – Er is bewijs van goede governance in de bredere organisatorische cultuur die de vestiging van een effectieve datacultuur ondersteunt. De datacultuur is een microcosmos van de bredere organisatorische cultuur en de houding van de organisatie tegenover procesdisipline zal gereflecteerd worden in de datacultuur.

• Top Management Betrokkenheid – Top management betrokkenheid is duidelijk uit hun algemene toezicht, review van auditresultaten, en toewijzing van middelen om data non-conformities te corrigeren.

Het vestigen van een geschikte cultuur stelt de juiste data in de meest efficiënte manier te verzamelen, leidend tot effectieve besluitvorming. Het definiëren van data- en informatievereisten is een cruciale stap in het goed krijgen van data. Dit proces moet altijd beginnen met de informatieconsument die zakelijke beslissingen neemt. Figuur 3.0 demonstreert drie sleutel datarollen en hun verantwoordelijkheden in het ontwikkelen en voldoen aan data-eisen.

Figuur 3: Hoofdtype Activuminformatie in CMMS

Voor een praktische demonstratie van dit concept, laten we een stakeholdermap voor activum- en onderhoudskosten overwegen. In Figuur 4.0 beginnen we met het identificeren van de informatieconsument en werken ons terug naar de informatieproducent.

Figuur 4: Voorbeeld van Stakeholder Map voor Activum en Onderhoudskosten

Op deze manier dicteert het type beslissingen de kenmerken van de informatie en de informatieproducent produceert informatie die voldoet aan de vereisten van de consument en de standaarden ingesteld door de bewaker. Samen definiëren de stakeholders samenwerkend vereisten en waarborgen ze dat geproduceerde data fit-for-purpose is.

Conclusies – Data als een Activum

ISO 55000:2014 heeft een activum gedefinieerd als alles wat waarde levert (of de capaciteit heeft om waarde te leveren) aan de stakeholders van de organisatie. Data is een activum omdat data en informatie de bron zijn van activustrategieën en strategieën zijn hoe waarde gerealiseerd wordt.

Echter, het feit blijft, ongebruikte data doet niets en heeft dus geen intrinsieke waarde. Om een activum te zijn, moet data actief gebruikt worden in het ontwikkelen van de strategieën om de activa te managen. Bijvoorbeeld, weten dat een activum criticaliteit 5 is doet niets voor de organisatie, totdat iemand het gebruikt om inbreukwerk of kapitaalprojecten te prioriteren. Dus, de vraag wordt, eenmaal data wordt verzameld in de CMMS, wat kunnen bedrijven ermee doen om waarde van te creëren.

Bij het uitvoeren van zijn kernfuncties, biedt de CMMS cruciale informatie om activabeheersbeslissingen mogelijk te maken zoals getoond in de voorbeelden in de onderstaande tabel. Dit is geen uitgebreide lijst, maar voor de doeleinden van dit artikel, zijn een paar typen activuminformatie geselecteerd voor analyse tegen typische beslissingen gemaakt door verschillende afdelingen.

Activuminformatie wordt gegenereerd in alle fasen van de levenscyclus van het activum. Het datering voor de fysieke aanwezigheid van het activum en strekt zich zelfs uit na de pensioening van het activum. Er zijn veel bronnen van activuminformatie, inderdaad, een enkel activum heeft veel bronnen die beheerd moeten worden. Veel van deze informatie en data zit in de CMMS. Activuminformatiebeheer heeft als doel goedkwaliteit informatie te genereren voor besluitvorming. Het managen van activuminformatie vereist bewuste actie door de organisatie, het zal niet organisch gebeuren. Dit is gerealiseerd met veel facetten van de organisatie zijn business zoals kwaliteit, milieu, veiligheid, en activumbeheer. Op dezelfde manier, voor activuminformatie, is een managementsysteem ook vereist. Het doel van het managementsysteem is de effectiviteit van activabeheersbeslissingen te verbeteren op basis van accurate activumprestatie, kosten- en risico-informatie.

Terwijl de kwesties rond cultuur en informatiebeheer tijd kunnen kosten om op te lossen, is het mijn hoop dat dit artikel u heeft geïnspireerd om het belang van de CMMS te erkennen en stappen te ondernemen om de bruikbaarheid en waarde van uw CMMS-data te vergroten.

Trivia Vraag: Wat zit er in uw CMMS?

Antwoord: Alles wat u erin zet.

Meer over Suzane Greeman

LinkedIn

Twitter

Haar boek, Risk-based Asset Criticality Assessment Handbook

Haar komende cursussen:

1. Executive Leadership in Asset Management (Winnipeg)
2. Essentials of Asset Management & ISO 5500x (Winnipeg)
3. Essentials of Asset Management & ISO 5500x (Online)