Waarde creëren uit CMMS-gegevens:gastblog van branchedeskundigen

Samenvatting

Dit artikel probeert CMMS-gegevens af te stemmen op de bredere strategie voor activabeheer voor de organisatie. Het begint met het positioneren van het CMMS als een belangrijk informatiesysteem dat de tijd en moeite van de organisatie waard is. Ik heb vaak uitgelegd dat er geen softwareoplossing is die krachtig genoeg is om een ​​ongepaste datacultuur te weerstaan. Als uw gegevens consequent fout zijn, zoek dan vaak naar boosdoeners in uw gegevenscultuur. In dit artikel beschrijf ik praktijken die zich niet lenen voor CMMS-gegevens die economische waarde creëren. Dit wordt gevolgd door een beschrijving van enkele kernfilosofieën en praktijken die aanwezig zijn in effectieve dataculturen. Ten slotte zal ik afsluiten met het verkennen van het idee dat CMMS-gegevens een troef zijn, door manieren te identificeren die waarde kunnen creëren door besluitvorming over activabeheer mogelijk te maken, ver buiten de grenzen van onderhoudsbeslissingen.

CMMS als activa-informatiesysteem

Het Computerized Maintenance Management System (CMMS) is het meest voorkomende type activa-informatiesysteem dat wordt aangetroffen in activaafhankelijke bedrijven. Asset-informatiesystemen vormen de basis van Asset Information Management Systems (AIMS) zoals weergegeven in figuur 1.0.

Figuur 1:Componenten van Asset Information Management System

De rol van het informatiesysteem is om de creatie, verzameling, gegevensopslag, analyse, onderhoud, overdracht, opvraging en presentatie van activa-informatie te vergemakkelijken. Een CMMS bevat doorgaans activagegevensrecords en informatie die bedoeld zijn om de implementatie van een onderhoudsstrategie voor faciliteiten met een grote activabasis te vergemakkelijken. De CMMS-software bestaat uit een reeks geïntegreerde toepassingen zoals activaregistratie, werkorderbeheer, voorraadbeheer, tijd- en arbeidsbeheer en de staat van activa (Figuur 2.0). Het is ook vrij gebruikelijk om gesplitste verantwoordelijkheden voor voorraadbeheer te zien in gevallen waarin het ERP en het CMMS verschillende software zijn.

Afbeelding 2. Voorbeelden van CMMS-app

Ongepaste gegevenscultuur

Het is soms moeilijk om een ​​ongepaste datacultuur te herkennen, maar deze wordt meestal gekenmerkt door gedragingen en activiteiten die risico's en blootstelling voor de organisatie met zich meebrengen. Sommige hiervan zijn:

• Gebrek aan asset-informatiestrategie - De strategie is nodig om de inspanningen voor asset-informatiebeheer te verbinden met de organisatiestrategie en om te bepalen hoe de informatie zal worden gebruikt bij de besluitvorming.

• Gebrek aan organisatorische standaarden – Onvoldoende organisatorische standaarden om te definiëren hoe CMMS-informatie eruit zou moeten zien.

• Insufficient Governance – Ongereguleerde wijzigingen in de CMMS-gegevens toestaan ​​zonder toezicht en regels.

• Onvoldoende bedrijfsprocessen en workflows – Workflows en bedrijfsprocessen zijn nodig om het CMMS te instrueren wat te doen met de gegevens. Zo wordt waarde gecreëerd. Helaas ontbreken ze op veel CMMS-platforms.

• Ongepast eigendom – Dit komt voort uit onvoldoende partnerschap tussen de onderhouds- en IT-teams en manifesteert zich op een van de volgende drie manieren:

  • Openlijk eigendom van het CMMS door IT en de vermindering van de onderhoudsstem, of

  • Openlijk eigendom door het onderhoudsteam met zeer weinig toezicht van IT, waardoor het onderhoudsteam zich bezighoudt met netwerk- en cyberbeveiligingsproblemen, of

  • CMMS in niemandsland met een gebrek aan eigendom.

• Overmatige onafhankelijkheid van afdelingen – Dit varieert van afgezonderde afdelingen en dochterondernemingen die hun eigen CMMS mogen kopen of inefficiënties creëren door informatie te dupliceren of te voorkomen dat bedrijfsinformatie efficiënt wordt gedeeld.

• Onvoldoende digitalisering - De rol van het CMMS omzeilen door handmatige gegevens te maken en te gebruiken. Dit gebeurt meestal wanneer er een gebrek aan vertrouwen is in de CMMS-gegevens.

• Onderbenutting - Degraderen van het CMMS naar alleen het maken van werkorders of het opnemen van tijd. De gemiddelde CMMS kan zoveel meer van de informatiewaardeketen beheren.

• Ongepaste werkorderprocessen - Er wordt geen werkorder gemaakt voor elke activaactiviteit. Dit berooft het CMMS van een kerntaak van het efficiënt vastleggen van activa- en activiteitenkosten. Dit leidt er meestal toe dat kosten worden gedupliceerd of gemist doordat ze niet nauwkeurig worden geregistreerd of in meerdere spreadsheets staan ​​die geen verband met elkaar hebben.

• Panacee-effect – Het creëren van scope-drift door het CMMS te gebruiken als een “catch-all” voor elk type informatie. CMMS' zijn meestal niet ontworpen om as-built tekeningen te beheren en kunnen tot stilstand komen als u O&M-handleidingen rechtstreeks naar elk activum uploadt.

De juiste datacultuur creëren

Het creëren van de juiste datacultuur is de eerste stap om ervoor te zorgen dat de juiste data wordt verzameld. Dit is een combinatie van een goede strategie, effectieve organisatorische normen en robuuste praktijken voor gegevens- en informatiebeheer. Een passende datacultuur is gemakkelijk te herkennen. Hier zijn enkele kernfilosofieën en -praktijken die aanwezig zijn wanneer een organisatie de juiste datacultuur heeft:

• DOELSTELLINGEN - De organisatie heeft een gedocumenteerd beheersysteem voor informatie over activa waarin de filosofieën en normen worden beschreven die worden gebruikt voor het beheer van gegevens.

• Interoperabiliteit – De informatie die in het ene deel van het bedrijf wordt geproduceerd, wordt zonder noemenswaardige manipulatie in een ander deel gebruikt. Als het CMMS bijvoorbeeld het registratiesysteem is voor het technische activaregister, dan is het de enige bron van waarheid voor activaregistraties.

• Eigenaarschap – Het CMMS en andere informatiesystemen zijn eigendom van de business units die toezicht houden op de gerelateerde organisatorische beslissing met IT als belangrijke zakenpartner. Zo is Finance bijvoorbeeld eigenaar van de ERP en is Maintenance eigenaar van het CMMS. Dit betekent ook dat deze bedrijfseigenaren verantwoordelijk zijn voor het opzetten van de AIMS met ondersteuning van IT.

• Governance &Data Management – ​​Rollen en verantwoordelijkheden, toegangsprotocollen, duidelijke regels voor het beheren van wijzigingen en regelmatige audits zijn aanwezig. Governance en datamanagement sluiten ook aan bij organisatorische functies. Wanneer bijvoorbeeld een Onderhoudsmanager de bewaarder van het CMMS is, bevat het organigram ook een functie van Onderhoudsmanager die de relevante normen ontwikkelt en wiens autorisatie vereist is om de gegevens te wijzigen.

• Organisatiecultuur – Er is bewijs van goed bestuur in de bredere organisatiecultuur die de totstandkoming van een effectieve datacultuur ondersteunt. De datacultuur is een microkosmos van de bredere organisatiecultuur en de houding van de organisatie ten opzichte van procesdiscipline zal worden weerspiegeld in de datacultuur.

• Betrokkenheid van het topmanagement – ​​De betrokkenheid van het topmanagement blijkt uit hun algemene toezicht, beoordeling van auditresultaten en toewijzing van middelen om afwijkingen in de gegevens te corrigeren.

Door een passende cultuur te creëren, kunnen op de meest efficiënte manier de juiste gegevens worden verzameld, wat leidt tot effectieve besluitvorming. Het definiëren van gegevens- en informatievereisten is een belangrijke stap om gegevens goed te krijgen. Dit proces moet altijd beginnen bij de informatieconsument die zakelijke beslissingen neemt. Afbeelding 3.0 toont drie belangrijke gegevensrollen en hun verantwoordelijkheden bij het ontwikkelen en voldoen aan gegevensvereisten.

Afbeelding 3:Belangrijkste type activa-informatie in CMMS

Laten we voor een praktische demonstratie van dit concept eens kijken naar een stakeholderkaart voor activa- en onderhoudskosten. In figuur 4.0 beginnen we met het identificeren van de informatieconsument en werken we terug naar de informatieproducent.

Figuur 4:Voorbeeld van een Stakeholderkaart voor activa- en onderhoudskosten

Op deze manier dicteert het type beslissingen de kenmerken van de informatie en produceert de informatieproducent informatie die voldoet aan de eisen van de consument en de normen die door de bewaarder worden gesteld. Samen bepalen de belanghebbenden samen de vereisten en zorgen ze ervoor dat de geproduceerde gegevens geschikt zijn voor het beoogde doel.

Conclusies – Gegevens als activa

ISO 55000:2014 heeft een asset gedefinieerd als alles dat waarde biedt (of kan bieden) aan de belanghebbenden van de organisatie. Data is een asset omdat data en informatie de bron zijn van assetstrategieën en strategieën zijn hoe waarde wordt gerealiseerd.

Het feit blijft echter dat ongebruikte gegevens niets doen en dus geen intrinsieke waarde hebben. Om een ​​asset te zijn, moeten gegevens actief worden gebruikt bij het ontwikkelen van de strategieën om de assets te beheren. Als u bijvoorbeeld weet dat de kriticiteit van een asset 5 is, heeft dit niets voor de organisatie te betekenen, totdat iemand het gebruikt om prioriteit te geven aan inbraakwerk of kapitaalprojecten. De vraag wordt dus:als er eenmaal gegevens in het CMMS zijn verzameld, wat kunnen bedrijven ermee doen om er waarde uit te creëren.

Bij het uitvoeren van zijn kernfuncties biedt het CMMS belangrijke informatie om beslissingen over activabeheer mogelijk te maken, zoals weergegeven in de voorbeelden in de onderstaande tabel. Dit is geen uitgebreide lijst, maar voor de doeleinden van dit artikel zijn een paar soorten activa-informatie geselecteerd voor analyse op basis van typische beslissingen die door verschillende afdelingen worden genomen.

Informatie over activa wordt gegenereerd in alle fasen van de levenscyclus van de activa. Het dateert van vóór de fysieke aanwezigheid van het activum en strekt zich zelfs uit na de pensionering van het activum. Er zijn veel bronnen met informatie over activa, in feite heeft een enkel activum veel bronnen die moeten worden beheerd. Veel van deze informatie en gegevens zijn opgenomen in het CMMS. Asset information management is gericht op het genereren van kwalitatief goede informatie voor besluitvorming. Het beheren van asset-informatie vereist een bewuste actie van de organisatie, het zal niet organisch gebeuren. Dit is gerealiseerd met vele facetten van de bedrijfsvoering van een organisatie, zoals kwaliteit, milieu, veiligheid en asset management. Evenzo is voor asset-informatie ook een managementsysteem vereist. Het doel van het beheersysteem is om de effectiviteit van beslissingen over activabeheer te verbeteren op basis van nauwkeurige informatie over activaprestaties, kosten en risico's.

Hoewel de problemen rond cultuur- en informatiebeheer enige tijd nodig hebben om op te lossen, hoop ik dat dit artikel u heeft geïnspireerd om het belang van het CMMS te erkennen en stappen te ondernemen om het nut en de waarde van uw CMMS-gegevens te vergroten.

Trivia-vraag :Wat staat er in uw CMMS?

Antwoord :Alles wat je erin stopt.

Meer over Suzane Greeman

LinkedIn

Twitter

Haar boek, Risk-based Asset Criticality Assessment Handbook

Haar aankomende cursussen:

1. Uitvoerend leiderschap in vermogensbeheer (Winnipeg)
2. Essentiële zaken van vermogensbeheer en ISO 5500x (Winnipeg)
3. Essentiële zaken van vermogensbeheer en ISO 5500x (online)