Hoe werkinstructies efficiëntie en compliantie in uw bedrijf drijven

Werkinstructies zijn het "Hoe te doen" in de industrie

Werkinstructies spelen een essentiële rol in het functioneren van een structuur. Zware industriële sites, zoals dienstverlenende bedrijven, worden door alle bedrijven gebruikt. Na de processen, die de hele productiesequentie kaderen, en in het kielzog van de processen, die de rollen van iedereen in het proces definiëren, komen de werkwijzen. Ze detaileren via het menu de aard van elke taak die moet worden uitgevoerd en de stappen die betrokken zijn bij de voltooiing ervan.

Werkinstructies zijn daarom de eerste markers van de productiviteit, efficiëntie en kwaliteit van een bedrijf.

Het belang van werkinstructies

Werkinstructies beantwoorden een fundamentele vraag in een klanttevredenheidsproces: Hoe zal het product of de dienst die aan de klant wordt geleverd, geproduceerd worden? Hierin benadrukken ze een even belangrijk uitdaging voor het bedrijf: elke taak documenteren en analyseren om de gehele structuur productief en winstgevend te maken terwijl geproduceerd wordt op een hoog kwaliteitsniveau. In deze zin zijn werkinstructies een integraal onderdeel van kennisbeheer. Het doel is hier om de vaardigheden en kennis van elke operator op een synoptische (diagrammen) of tekstuele manier (stap-voor-stap instructies) te documenteren om elke taak zo goed mogelijk te volbrengen.

De overdracht van kennis is een van de resultaten van de werkinstructies, continue verbetering is een ander.

Werkinstructies: een kwaliteitsmanagementtool

Werkinstructies zijn een integraal onderdeel van het Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Ze documenteren de taken die per positie moeten worden uitgevoerd. Ze kunnen zich echter ook transversaal uitstrekken. In dat geval managen ze bijvoorbeeld een workflow van taken die op verschillende werkstations worden uitgevoerd. Dit heet een reeks. Geïntegreerd binnen het kader van een Kaizen-benadering, worden werkinstructies dan continue verbeteringstools die elke operator toestaan:

• Zijn taak effectief te volbrengen;
• De relevantie van elke stap gedefinieerd in de werkinstructies te identificeren;
• Verbeteringen voor te stellen;
• Deze verbeteringen te documenteren.

Deze continue verbetering en herziening van werkinstructies, die noodzakelijk zijn voor het bedrijf, moeten evenwel op een methodische manier uitgevoerd worden. Het niet doen ervan kan leiden tot counterproductieve resultaten. Inderdaad, de zwakte van elk KMS ligt in slecht beheer van de verschillende versies van hetzelfde document. Het is daarom essentieel dat elk document uniek is en geïdentificeerd wordt door een revisiesysteem dat iedereen toestaat te garanderen dat ze aan de nieuwste revisie werken.

Werkinstructies beter documenteren

Zelfs als tegenwoordig, dankzij de komst van digitale technologie, versionering makkelijker beheerd wordt, is het probleem van slechte versies van documenten in omloop ver from opgelost. Inderdaad, digitale technologie voorkomt niet dat operators werkinstructies printen en vergeten ze te vernietigen wanneer een nieuwe versie beschikbaar is. Dit verhoogt het risico op het gebruik van een verouderde of meer geschikte versie. Niet te spreken over de onvermijdelijke annotaties die werknemers op hun werkinstructies maken. Ze blijven beperkt tot hun functies terwijl sommige voor de gehele structuur nuttig zouden kunnen zijn... Dus hoe werkinstructies te creëren? Om dit te overwinnen, moeten bedrijven in staat zijn zich uit te rusten met effectieve werkwijze beheersoplossingen. Oplossingen die het gemakkelijk maken om werkinstructies uit te voeren, updates te beheren terwijl ze garanderen dat alleen de nieuwste revisies in omloop zijn...

Geconfronteerd met het belang van werkinstructies voor het bedrijf, zijn de uitdagingen duidelijk: ze vereisen de implementatie van oplossingen die het gemakkelijk maken om ze te creëren en te beheren. Zo beheerst, zullen werkinstructies bedrijven toestaan om de kennis binnen hen beter te documenteren maar ook hun productiviteit en concurrentiekracht te verhogen.

Picomto is de oplossing om uw werkinstructies te creëren, beheren, delen, raadplegen en analyseren. Neem contact met ons op voor meer informatie.