Hoe schrijf je een bruikbare en effectieve standaard onderhoudsprocedure?

Onderhoud is een vitale activiteit in de industrie. Als het op de juiste manier is georkestreerd en toegepast, kan het bedrijf de klanttevredenheid garanderen, omdat het de klant een kwaliteitsproduct kan bieden. Het helpt ook om zijn middelen te behouden door ervoor te zorgen dat productiemiddelen operationeel en efficiënt blijven, met name door de uitvaltijd van apparatuur te verminderen. Maar effectief onderhoud vereist onvermijdelijk de ontwikkeling van efficiënte onderhoudsprocedures .

Stel inhoud voor die relevant is en aangepast aan de context van het gebruik

Zoals bij elke procedure, moet de procedure voor een onderhoudsoperatie een duidelijk en volledig antwoord geven op alle vragen die kunnen rijzen, zowel voor de technici die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan als voor de personen die verantwoordelijk zijn voor toezicht en controle.

De onderhoudsprocedure moet dus antwoord geven op de vragen “wie”, “wat”, “hoe” en “wanneer”. Met andere woorden, het vermeldt de persoon of het team dat is toegewezen aan de onderhoudsoperatie, de precieze aard van de operatie, de manier waarop deze moet worden uitgevoerd (bedrijfsmodus) en de datum waarop deze moet worden uitgevoerd. Dit laatste punt is zeer cruciaal als het gaat om preventief onderhoud; de procedure specificeert het aantal werkuren, omwentelingen, herhalingen of passages waarbij de machine of een van zijn componenten waarschijnlijk zal falen.

De medewerker die verantwoordelijk is voor het schrijven van de onderhoudsprocedure wordt daarom verzocht er rekening mee te houden dat de inhoud moet worden aangepast aan de context van de persoon die deze zal lezen en gebruiken.

Focus op visuele elementen

De tekstuele inhoud van de onderhoudsprocedure is belangrijk, maar is niet altijd voldoende om de gebruiker goed te begeleiden bij zijn werk.

Visuele elementen zorgen voor extra leesbaarheid en verbeteren het begrip van de informatie en daarmee de uitvoering van de taak aanzienlijk.

Afbeeldingen, foto's, verklarende schema's of zelfs video's geven de onderhoudsmonteur een beter inzicht in de situatie en de te nemen acties. Logigramachtige dragers, met eenvoudige en duidelijke symbolen en koppelingen, zijn een belangrijk hulpmiddel, beginnend bij bijvoorbeeld en in het kader van curatief onderhoud vanaf de interventievraag bij binnenkomst en leidend tot het weer in gebruik nemen bij uitgaan. Een dergelijk diagram is bedoeld om effectief en volledig te zijn door elke stap van de onderhoudsinterventie en de verschillende opties (wat te doen als het probleem te repareren is, welke alternatieve oplossing, is het onderdeel op voorraad, enz.) schematisch weer te geven, evenals de gerelateerde acties (verzoek tot aankoop van onderdelen indien nodig, interventierapport aan het einde van de operatie, enz.).

Aanpassen aan mobiele terminals

Het opstellen van een onderhoudsprocedure gebeurt ook rekening houdend met de media van waaruit deze door de gebruiker zal worden geraadpleegd. Voor de onderhoudstechnicus is toegang tot de procedure vanaf zijn mobiele apparaat onmiskenbaar een troef, omdat hij hierdoor sneller en gemakkelijker de informatie kan vinden die hij nodig heeft, terwijl hij zijn handen vrij heeft om zijn werk te doen en profiteert van geoptimaliseerde, zelfs interactieve visuele elementen.

Een onderhoudsprocedure toegankelijk vanaf een smartphone vergemakkelijkt de missie en opvolging aanzienlijk. De uitwerking ervan vereist dat rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van een dergelijk formaat: beknopt zijn om de operator niet te dwingen eindeloos door de pagina's te scrollen, de weergave niet vertragen door elementen die te groot zijn, enz.