Hoe u ervoor zorgt dat uw supply chain voldoet aan nieuwe VS handelscompliance-eisen

Per februari tekende Obama de Trade Facilitation and Trade Enforcement Act van 2015. De wet streeft naar eerlijker en consistenter arbeidspraktijken met internationale bedrijven. Omdat moederbedrijven nu wettelijk aansprakelijk zijn voor de acties van hun leveranciers, moeten bedrijven beter kijken naar hun bronnen en relaties beëindigen met wie niet zal voldoen.

Wat de Wet Aangeeft

Het grote probleem dat de nieuwe Wet aanpakt is de Consumptive Demand Rule. Dit was een gat in de Tariff Act van 1930 die import in het land toestaat ongeacht productie-operaties als binnenlandse vraag hoger was dan binnenlandse aanbod. De wet spreekt ook andere belangrijke handelkwesties aan, zoals dumping en verkeerde classificatie van herkomstlabels.

Wie is Geaffecteerd?

Elk bedrijf dat zaken doet buiten de VS wordt beïnvloed door de nieuwe wet. Dit is met name het geval voor bedrijven die goederen produceren of verkopen gelabeld als vatbaar voor gedwongen arbeid door het US Department of Labor.

Gevolgen van Non-Compliance

De regulatorische gevolgen zijn een grote zorgen voor wereldwijde bedrijven. Non-compliant bedrijven kunnen beperkt of volledig afgesneden worden van internationale zaken. Non-compliers zullen handelsbeperkingen en barrières van de VS overheid tegemoetkomen. Als resultaat kan het bedrijf toegang tot een hele markt of markten verliezen.

Niet-regulatorische gevolgen bestaan ook, waaronder negatieve media-aandacht en lagere merkperceptie. Deze gebeurtenissen kunnen leiden tot gedaalde omzet.

Riskante Leveranciers

Enkele potentiële bronnen van problemen gelist door het US Department of Labor omvatten:

• Zilver uit Bolivia
• Garnalen uit Thailand
• Katoen uit Argentinië
• Kerstdecoraties uit China

Elk product gelist door het Department zal op nauwere waak staan door de overheid. Elk bedrijf dat vertrouwt op dit type producten moet deze leveranciersbronnen nauwer monitoren om non-compliance te voorkomen.

Zes Stappen om te Compliance te Komen

Mickey Rizza, vice president of strategic services bij BravoSolution, besprak hoe bedrijven kunnen voldoen aan de nieuwe wetgeving. Volgend zijn de 6 stappen voor compliance.

1. De Wet en Uw Kwetsbaarheden Begrijpen

Voordat u iets anders doet, moeten medewerkers zich zelf onderwijzen over de details van de wet en de gebieden identificeren waar ze risico lopen.

Risico's Identificeren

• Kaart uw supply chain. Noteer eventuele compliance-risico's.
• Werk van boven naar beneden.
• Raadpleeg de lijst van het Department of Labor van goederen vatbaar voor gedwongen arbeid. Vergelijk dan uw leveranciers en supply chain leden met de lijst.

Reflecteer op Zichtbaarheid

• Evalueer eerlijk wat uw bedrijf weet en niet weet. Waar zichtbaarheid niet kristalhelder is, verbeter processen.
• Audits: doet u genoeg? Zijn uw auditors betrouwbaar en effectief?

Door te identificeren waar uw bekende risico's liggen en hoe goed uw zichtbaarheid is, bent u beter in staat om zwakke plekken te verbeteren en nieuwe standaarden te stellen.

2. Werken met de C-Suite: Uw Doelstellingen Afstemmen

Win de steun van uw executives bij het ontwikkelen van nieuwe plannen gerelateerd aan de supply chain. Collaboreer met deze executives op bepaalde projecten:

• Kaart de impact van non-compliance. Noteer waar en hoe de supply chain beïnvloed wordt.
• Bereid een noodplan voor. Dit beschermt uw bedrijf als een supply chain lid niet complyt.

Het is volkomen noodzakelijk dat iedereen aan boord is met het aanpassen aan nieuwe regulatorische eisen. Het vereist de samenwerking en collaboratie van hoger management.

3. Geprepareerd zijn om Risico te Managen

Een noodplan maken met executives is één taak die uw bedrijf helpt voorbereiden. Zorg ervoor dat u in het plan alternatieve bronnen van voorraad opneemt. Secundaire leveranciers moeten ideaal voor alle supply chain leden gevonden worden, maar met name die waar u risico geïdentificeerd hebt. Let ook op dat een leverancier vinden nu steeds moeilijker zal worden als gevolg van de wet. U moet een extra stap nemen in uw onderzoek naar nieuwe potentiële partners door te verzekeren dat ze voldoen aan de VS handelwet.

4. Technologie Inzetten: Zichtbaarheid Verbeteren

Creëer een informatiesysteem waar leveranciers direct belangrijke informatie kunnen invoeren, zoals auditresultaten en informatie over hun compliance. De voordelen van een succesvol informatiesysteem:

• Leveranciers worden verantwoordelijk gesteld voor hun acties. Door de informatie zelf in te voeren, nemen ze meer verantwoordelijkheid in hun noodzaak om te compliance.
• Het is makkelijker non-compliance risico's te vinden. Moederbedrijven kunnen rode vlaggen noteren en non-compliant leveranciers elimineren.

Alle belangrijke informatiestukken bijhouden helpt organisaties risico's zo vroeg mogelijk te ontdekken en aan te pakken.

5. Regelmatig Auditeren

Het is extreem belangrijk om het auditprogramma van uw bedrijf op te zetten of te herzien.

Frequentie

Audits moeten een mix zijn van routine-audits en verrassingsaudits. Op minimaal moet uw bedrijf leveranciers een keer per kwartaal auditen. Voor gevlagde leveranciers, voer vaker en verrassingsaudits uit. Dit stelt uw bedrijf in staat om te verzekeren dat ze compliant zijn en hen aan te pakken die de regels niet volgen.

Ideale Auditor

Zorg ervoor dat u hoogwaardige auditors indient. Een ideale auditor is een die:

• Bewust is van lokale wetten – zowel die van de leverancier als van het moederbedrijf.
• De regulatorische behoeften van uw bedrijf begrijpt.
• De auditstandaarden correct volgt en een bedrijf accuraat kan labelen als compliant of non-compliant.
• Nie bang is om onethische en non-compliant praktijken aan te kaarten.

Als een auditor onbetrouwbaar of oneerlijk is, kan al uw supply chain monitoring voor niets zijn geweest.

6. Op de Hoogte Blijven van Wetgeving

Neem contact op met de juridische functie van uw bedrijf, of het nu intern of extern is, om alle complexiteiten en details van de nieuwe handelwet te begrijpen. Zorg ervoor dat u begrijpt hoe uw bedrijf moet reageren op non-compliant leveranciers. Werk met uw juristen om huidige supply chain processen te herzien en te vergelijken met de criteria van de nieuwe wet. Beslis welke processen herschreven moeten worden en maak een plan om ze waar nodig te veranderen.

Compliance = Geen Regulatorische of Consumenten Backlash

Door ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoet aan de nieuwe handelwet, zal uw organisatie profiteren van betere merkperceptie en veiligheid van overheidsboetes en handelsbarrières. Niet voldoen aan de nieuwe Wet kan resulteren in buitengewoon schadelijke handelsbarrières en media backlash. Bescherm uw bedrijf en werk als team om te reageren op dit nieuwe beleid.