Gestroomlijnde Asset Tagging: 6 Essentiële Stappen voor Effectief Beheer

Elke organisatie die asset tagging gebruikt om fysieke assets te beheren, heeft een duidelijk gedefinieerd, efficiënt proces nodig voor het taggen van assets zodra ze worden verworven en het monitoren van assets gedurende hun bruikbare leven.

Wat is Asset Tagging?

Asset tagging is het proces van het bevestigen van identificatietags of labels, ook wel asset tags genoemd, aan assets. Asset tagging wordt gebruikt voor zowel vaste als bewegende assets om een manier te bieden om individuele assets gedurende hun nuttige leven te identificeren. Meestal gedrukt met barcodes, worden asset tags gescand met een hand-held barcode reader of smartphone uitgerust met een barcode scanning app, wat gebruikers in staat stelt om data over een asset’s locatie, onderhoudshistorie of andere details op te halen en te documenteren.

Asset tagging wordt veel gebruikt voor inventarisbeheer, work-in-process (WIP) applicaties, en voor het beheren van onderhouds- en reparatieprocessen met CMMS oplossingen. Asset tagging wordt gebruikt in veel industrieën, van gezondheidszorg tot onderwijs, tot magazijnen, tot defensie, nutsbedrijven en productie.

Wat is het Doel van een Asset Tagging Systeem?

Asset tagging stelt bedrijven in staat om een unieke identificator aan elk asset toe te kennen. Gedrukt met barcodes, elimineren asset tags de noodzaak voor handmatige data-invoer, wat nauwkeurige en efficiënte inventaristracking en gestroomlijnde documentatie van activiteiten zoals onderhoud en reparaties mogelijk maakt. Door elke asset’s locatie, onderhoudshistorie, gebruik en andere details te volgen, kunnen bedrijven record-keeping vereenvoudigen en reporting voor accounting en belastingdoeleinden stroomlijnen. Bijvoorbeeld, complete utilizatiedata maakt het makkelijk om afschrijving voor apparatuassets te berekenen.

Sommige industrieën hebben regelgeving die de typen assets dicteert die getagd moeten worden, de materialen die voor asset tags vereist zijn, en andere asset identificatievereisten. De defensie-industrie vereist bijvoorbeeld unieke identificatie, anders bekend als UID of IUID, onder MIL-STD-130. Asset tags gebruikt voor defensietoepassingen, bekend als UID labels, moeten strikte criteria voldoen, inclusief de capaciteit om harde omgevingscondities te weerstaan en leesbaar te blijven gedurende de levensduur van het asset. In de defensie-industrie bieden asset tagging systemen een waardevol hulpmiddel voor het volgen van militair eigendom gedurende zijn levenscyclus, van productie tot distributie en uiteindelijke beschikking.

De data verzameld voor individuele assets stelt bedrijven in alle industrieën in staat om slimmere, data-gedreven beslissingen te nemen, zoals het bepalen of investeren in nieuwe apparatuur een meer financieel fundamentele beslissing is dan het repareren van een stuk apparatuur dat het einde van zijn verwachte bruikbare levensduur nadert.

Omdat elk item voorzien is van een unieke identificator en de locatiegeschiedenis gedocumenteerd is, kan asset tagging ook helpen diefstal en verlies te ontmoedigen. Bepaalde typen asset tags, zoals tamper-evident barcode labels, voegen een extra afschrikking toe om diefstal te ontmoedigen.

Waarom Zijn Asset Tags Belangrijk?

Asset tags zijn de fundering van een asset tracking systeem, die een betrouwbare methode biedt voor het identificeren van individuele assets en een efficiënt middel om data vast te leggen. Zonder asset tags moet informatie over de asset’s locatie en historie handmatig worden gedocumenteerd, een proces dat vol zit met menselijke fouten en geneigd is tot onnauwkeurigheid. Assets zijn meer geneigd om verkeerd geïdentificeerd te worden bij het vertrouwen op handmatige processen, wat ook resulteert in onbetrouwbare data.

Bevestigd aan assets met permanente, drukgevoelige lijm of mechanische bevestigingen, zijn asset tags bedoeld om bevestigd en leesbaar te blijven gedurende het bruikbare leven van een asset. Omdat asset tags gebruikt worden om assets te markeren die decennialang in gebruik kunnen blijven, is het cruciaal om de operatieomgeving te overwegen bij het kiezen van asset tags.

Hoewel barcodes op peel-and-stick labels kunnen worden gedrukt, zijn deze papier-gebaseerde labels niet duurzaam genoeg om blootstelling aan regen, sneeuw en UV gedurende verschillende maanden of jaren te weerstaan. Asset tags die afvallen, vervagen of anderszins onleesbaar worden, moeten worden vervangen, wat resulteert in hogere kosten gedurende de levensduur van het asset vergeleken met het kiezen van een duurzame asset tag die de typische omgevingscondities van het asset vanaf het begin kan weerstaan.

6 Stappen naar een Efficiënt Asset Tagging Systeem

Hieronder volgt een overzicht van de essentiële stappen in het asset tagging proces.

1. Identificeer het asset type en categorie.
2. Wijs een uniek identificatienummer toe.
3. Bepaal het type asset label dat vereist is.
4. Voer het asset en alle geassocieerde informatie in uw asset tracking systeem in.
5. Bevestig asset tag aan het item.
6. Implementeer data verificatie processen.

Hier is wat u moet weten om een gestroomlijnd asset tagging proces te implementeren.

Identificeer het Asset Type en Categorie

Als u al een asset tracking systeem heeft geïmplementeerd, heeft u waarschijnlijk een classificatiesysteem, of schema, voor assets inclusief asset categorieën en types. Als u een asset tracking systeem voor de eerste keer implementeert, is het creëren van dit categorisatiesysteem een essentiële stap om consistente categorisatie over tijd te garanderen. Assets kunnen worden gegroepeerd per afdeling, kosten, gebruik, of een willekeurig aantal andere variabelen.
U wilt misschien een categorisatiemethode kiezen die afgestemd is op het proces dat gebruikt wordt om assets voor accounting doeleinden te categoriseren. Hoewel uw accounting systeem zowel tastbare als ontastbare assets omvat en uw asset tagging proces alleen betrekking heeft op tastbare assets, zorgt het ervoor dat uw fysieke asset classificatie overeenkomt met uw accounting methodologie voor eenvoudigere integratie en reporting.

Screenshot via Corporate Finance Institute

Hier zijn enkele voorbeelden van fysieke asset categorieën:

• Meubels
• IT apparatuur (computers, laptops)
• Audio-visuele apparatuur
• Technische apparatuur (stroomvoorzieningen, airconditioning units)

Wijs een Uniek Identificatienummer Toe

Naast het categoriseren van assets en classificeren ze per type, moet elk asset een uniek identificatienummer hebben voor accurate tracking. Deze unieke ID onderscheidt individuele assets van andere assets van dezelfde categorie en type, wat het makkelijker maakt om processen zoals herbestelling, onderhoud en accounting te beheren.
Unieke identificatienummers kunnen codering bevatten die een asset’s type of afdeling van eigendom aangeeft. Bijvoorbeeld, assets beheerd door de HR-afdeling kunnen een prefix bevatten zoals 013, terwijl assets beheerd door accounting een prefix van 014 hebben. Deze methode maakt het makkelijk om belangrijke informatie over een asset te bepalen door simpelweg naar de tag te kijken, terwijl gedetailleerde informatie een barcode scan verwijderd is.

Bepaal het Type Asset Label Dat Vereist Is

Asset labels en tags zijn geen one-size-fits-all oplossing. Er zijn diverse asset labels en tags ontworpen om specifieke toepassingen te passen, zoals duurzame asset tags voor assets die kunnen worden blootgesteld aan harde condities of beveiligings asset tags voor high-value assets die onderwerp kunnen zijn van diefstal, onbevoegde overdracht of manipulatie. Permanente apparatuurlabels zijn ideaal voor het automatiseren van dataverzameling voor het leven van een asset. Overweeg de asset’s categorie en type, alsook de omgevingscondities waaraan de asset blootgesteld zal worden. Wordt de asset gereinigd met harde reinigingsoplossingen? Wordt het blootgesteld aan chemicaliën of oplosmiddelen? Wordt het blootgesteld aan buitenaarsomstandigheden? Al deze factoren moeten worden afgewogen bij het bepalen van het beste asset label voor elk asset.

Voer het Asset en Geassocieerde Informatie in Uw Asset Tracking Systeem In

Assets moeten onmiddellijk na ontvangst in het systeem worden ingevoerd. Om dit proces te stroomlijnen, is het behulpzaam om geschreven procesdocumentatie te hebben die uitlegt wanneer assets getagd moeten worden, hoe ze gecategoriseerd worden, wat voor typen asset labels aan te vragen voor bepaalde asset types, en procedures voor data-invoer. Bijvoorbeeld, de Universiteit van Washington heeft een Tagging Procedure document dat specifieke informatie over de procesflow biedt. Data-invoervereisten kunnen variëren per asset categorie en type. In het algemeen omvat data die in een asset tracking systeem wordt ingevoerd:

• Asset identificatienummer
• Seriële of modelnummers
• Fabrikant of leveranciersinformatie
• Datum van verwerving
• Locatie of afdeling van eigendom
• Status
• Asset waarde

Bevestig de Asset Tag aan het Item

Bevestigingsmethoden variëren gebaseerd op het type asset en labeltype. Sommige asset tags gebruiken drukgevoelige lijm, anderen hebben mechanische bevestigingen. Sommige asset tags bieden beide bevestigingsmethoden. Als u de optie heeft van lijm of mechanische bevestigingen, kies de methode die het meest geschikt is voor het asset of de methode die per bedrijfsbeleid vereist is.

Implementeer Data Verificatie Processen

Verifieer assets van minimaal twee datapunten, zoals de barcode en het item’s serienummer. Bij het afvoeren van assets, is deze stap cruciaal om een “accurate en verifieerbare chain of custody” te garanderen, wat kan helpen data breaches te mitigeren (met name voor de afvoering van IT assets) en ook helpen compliance met regelgeving te handhaven.
Het implementeren van een consistent asset tagging proces flow zorgt ervoor dat alle assets ontvangen door uw bedrijf consistent geclassificeerd en getrackt worden, wat het makkelijk maakt om assets doorheen het bedrijf te lokaliseren, regelmatige onderhoudsschema’s te implementeren, en accurate record-keeping te handhaven voor audit en accounting doeleinden. Het ontwikkelen van duidelijke beleidsregels en procedures en het trainen van uw teamleden op goedgekeurde asset tagging procedures stroomlijnt processen en kan uiteindelijk een positieve impact hebben op uw bottom line, waardoor u resource utilizatie kunt verbeteren, onnodige duplicatie van assets kunt reduceren, en meer bruikbaar leven uit uw investeringen kunt halen.