Vijf stappen die verzenders kunnen gebruiken om UPS-kosten te controleren

Na maanden van contractonderhandelingen tussen United Parcel Service en de International Brotherhood of Teamsters, maakte de hoofdonderhandelaar van de vakbond bekend dat de vakbond een voorlopig akkoord had bereikt.

De UPS-contractupdate bood een startloon van $ 13 per uur, zonder extra verhogingen voor huidige parttimers. Dit ondanks het feit dat bij het aangaan van onderhandelingen de grootste vraag van de overwegend parttime interne werknemers was voor een aanvangsloon van $ 15, met inhaalverhogingen voor mensen die jarenlang onderbetaald zijn geweest. Hoewel 54 procent van de UPS-medewerkers "nee" stemde om te voorkomen dat de voorlopige overeenkomst werd geratificeerd, veroorzaakte Denis Taylor, directeur van de Pakketdivisie van Teamsters, enorme verwarring door aan te kondigen dat het UPS-contract was geratificeerd.

Hoewel het debacle van de UPS-contractupdate nog niet voorbij is, lijkt het erop dat UPS de loonsverhoging van de verladers wil terugverdienen. De luchtvaartmaatschappij kondigde een algemeen verhogingspercentage van 5,9 procent aan voor 2019 en verhoogde verschillende toeslagen. Hieronder staan ​​de hoogtepunten van de nieuwe tarieven van UPS.

• De toeslag voor overschrijding van de maximale limieten is $ 200 verhoogd voor pakketten die meer dan 150 lbs wegen, meer dan 108 inch lang zijn of in totaal meer dan 165 inch in lengte en omtrek samen zijn.

• Extra handling toeslagen stegen met bijna 19 procent, afhankelijk van het soort extra handling (lengte, breedte of op basis van verpakking).

• De kosten voor facturering van derden zijn gestegen van 2,5 procent naar 4,5 procent, een stijging van 80 procent op jaarbasis.

• Grote pakkettoeslag verhoogd voor commerciële afleveradressen, van $ 80 naar $ 95, een stijging van 19 procent. De toeslag voor grote pakketten voor thuiszendingen steeg van $ 90 naar $ 115, een stijging van 28 procent.

In een wereld waar gratis verzending bepaalt met wie consumenten winkelen, kunnen deze nieuwe tarieven leiden tot hoge verzendkosten en uiteindelijk het verlaten van de winkelwagen. Om uw klanten te behouden en concurrerend te blijven, moet u dus opnieuw onderhandelen over uw UPS-contract. Aangezien UPS-contracten complex en gecompliceerd zijn, volgen hier vijf tips voor contractonderhandeling om ervoor te zorgen dat u de beste tarieven van UPS krijgt.

Bekijk toeslagen

Hoewel toeslagen een aanzienlijk deel van de inkomsten van UPS uitmaken, is het een goede zaak dat ze bespreekbaar zijn. De eerste stap om te voorkomen dat toeslagen uw winst aantasten, is om u bewust te zijn van de verschillende soorten toeslagen die UPS heeft en te begrijpen hoe deze toeslagen van invloed zijn op uw verzendkosten.

Voer een audit uit om te begrijpen hoeveel u betaalt voor toeslagen, wat die toeslagen zijn en wanneer ze worden toegepast. Let op toeslagen die de grootste impact hebben op uw kosten en richt u op vrijstellingen of kortingen. Als eventuele toeslagen onduidelijk zijn, vraag dan uw vervoerder om opheldering.

UPS-toeslagen worden vaak aan uw factuur toegevoegd nadat de zending is verzonden, dus ze kunnen moeilijk te controleren zijn. Om uw toeslagen in de gaten te houden, bekijkt u uw verzendfactuur om te zien hoeveel extra componenten uw verzendrekeningen bevatten, identificeert u toeslagen die niet van toepassing zijn en filtert u deze bij het onderhandelen over uw contract. Omdat het zelf bijhouden van uw toeslagen tijdrovend kan zijn, kunt u overwegen deze taak uit te besteden aan een externe logistieke dienstverlener.

Heb een benchmark

Hoewel u niet kunt voorkomen dat vertegenwoordigers van vervoerders praten over de hoge UPS-tarieven, kunt u door benchmarking meten hoe goed de voorwaarden en structuur van uw contract zijn. Met benchmarking kunt u uw contractcomponenten vergelijken met die van uw branchegenoten en krijgt u een idee van wat een redelijk tarief is. Dit voorkomt dat u geld op tafel laat liggen en vergroot de kans dat u het laagst mogelijke tarief onderhandelt.

Hoewel UPS-benchmarkinformatie niet direct beschikbaar is voor verzenders, kunt u erachter komen wat voor soort prijzen of kortingen anderen hebben onderhandeld door gesprekken te voeren met collega's in uw branche, feedback van vervoerders of contact op te nemen met externe logistieke bedrijven die benchmarkinginformatie en advies aanbieden .

De kortingen die UPS geeft, zijn grotendeels gebaseerd op de analyse van de vervoerders van het profiel van een verzender en andere factoren die rechtstreeks verband houden met de kostenfactoren van de vervoerder. Gebruik dus data-analyse om verladers in uw branche te identificeren met wie u vergelijkbare verzendprofielen deelt, en gebruik deze om de juiste benchmark te bepalen. Selecteer ook specifieke prestatie-indicatoren om te benchmarken om ervoor te zorgen dat de juiste vragen worden gesteld en dat de relevante metingen worden gebruikt.

Ken uw verzendprofiel

Om winstgevend te blijven, vertrouwt UPS op geavanceerde analyses en kunstmatige intelligentie om uw verzendprofiel te analyseren en te bepalen welke kortingen u moeten aanbieden. U kunt de vervoerder echter te slim af zijn door meer kennis te hebben over uw verzendprofiel dan UPS heeft, en door uw inzichten te gebruiken om onderhandelingsmogelijkheden te vinden die overeenkomen met uw verzendprofiel.

Gebruik bij het samenstellen van uw verzendprofiel geavanceerde analytische tools om gegevens te verzamelen, zoals gewichtsverdeling, leveringsdichtheid en uitgaven voor toeslagen. Zorg er ook voor dat uw gegevens nauwkeurig en volledig zijn en volg uw gegevensbronnen in realtime om een ​​gedetailleerd beeld te krijgen van de verzendgewoonten van uw bedrijf. Gebruik geavanceerde analytische tools om datapunten binnen de facturen van uw vervoerders en prijsafspraken op een gedetailleerd niveau te vertalen. Dit stelt u in staat uw gegevens te visualiseren, een 360-gradenoverzicht van uw verzending te krijgen en te identificeren welke aspecten van uw contract niet werken voor uw bedrijf.

Als u eenmaal een duidelijk beeld heeft van uw verzendprofiel, kunt u nagaan met welke factoren UPS rekening houdt bij het bepalen van hoe ver het kan gaan met de prijs, en uw onderhandeling afstemmen op een manier die UPS laat zien dat uw zendingen waardevol zijn. Grootte maakt bijvoorbeeld niet altijd uit voor UPS. De vervoerder is meer geïnteresseerd in hoe uw pakketten door zijn netwerk reizen en hoe kosteneffectief hij ze van punt A naar punt B kan krijgen. Dus als uw verzendprofiel laat zien dat uw locatie overeenkomt met bezorgroutes en kritieke distributiehubs, kunt u onderhandelen over prijs.

Gebruik andere providers als hefboom

Vervoerders classificeren prijsaanvragen in een van de drie klantcategorieën:

• Retentie: De huidige provider behoudt de overgrote meerderheid van de beschikbare business.
• Penetratie: De vervoerder heeft al het grootste deel van het bedrijf, maar heeft de kans om meer volume te krijgen.
• Conversie: Een nieuwe klant, waar de vervoerder niet of nauwelijks aanwezig is.

Aangezien loyaliteit vaak niet wordt beloond in relaties tussen vervoerder en verzender, moet u UPS laten werken om uw bedrijf te behouden. Dit betekent dat u zich als een conversieklant gedraagt. Omdat conversieklanten bereid zijn hun volume van de ene vervoerder naar de andere te verplaatsen, geven vervoerders hen grote kortingen om hen te verleiden hun bedrijf te verhuizen. Gebruik, gezien het bovenstaande, alternatieve bezorgdiensten, zoals de U.S. Postal Service, en regionale vervoerders bij het heronderhandelen van uw contract met UPS. Als u meerdere vervoerders op uw bod heeft, heeft u meer macht bij het onderhandelen en kunt u de nodige druk uitoefenen om UPS over te schakelen naar de modus voor bedrijfsacquisitie en u het beste tarief voor uw zendingen te bezorgen.

U kunt offertes aanvragen bij vervoerders of verzendvergelijkingssites gebruiken om te zien welke alternatieve bezorgers kosten in rekening brengen voor zendingen, en het verschil benutten om een ​​sterkere deal met UPS te bedingen. U kunt UPS bijvoorbeeld vragen om FedEx-brandstoftoeslagen aan te passen of uw externe facturering te weigeren. Hoewel UPS misschien niet onmiddellijk in staat is om een ​​aantal van de diensten of netwerkalternatieven van vervoerders te evenaren, kunt u UPS vragen om speciale prijzen aan te bieden om elk waargenomen servicenadeel te compenseren. Houd er bij het gebruik van deze onderhandelingsstrategie rekening mee dat u mogelijk geen appels met appels kunt vergelijken. Bekijk dus het volledige plaatje van elk contract en beoordeel welke het meest voordelig is voor uw bedrijf.

Externe hulp krijgen

Hoewel een doe-het-zelf-aanpak een goed idee is voor ambachten, is het niet de beste strategie om te volgen bij het heronderhandelen van uw contract. Vervoerders zijn getraind om verzendovereenkomsten te verkopen die de winst maximaliseren en de focus te verleggen naar diensten met toegevoegde waarde die niet van toepassing zijn op uw verzendprofiel. Het zal dus niet veel helpen om een ​​verlaging van uw verzendkosten te realiseren als een werknemer zonder gedegen achtergrond in contractonderhandelingen uw contract afhandelt.

In plaats van het heronderhandelen van uw contract aan uw werknemers over te laten, kunt u overwegen een externe adviseur in te schakelen om u te helpen bij uw onderhandelingen. Gewapend met branche-ervaring onderhandelen consultants jaarlijks over tientallen contracten en kunnen ze u helpen de beste onderdelen van uw overeenkomst te identificeren om specifieke toeslagen of prijsvloeren aan te pakken. Elf procent van de beste pakketvervoerders in de VS heeft supply chain-consultants ingehuurd om te onderhandelen over hun FedEx-, UPS- en DHL-contracten. Deze verladers melden dat pakketconsulenten de verzendkosten met maar liefst 49 procent hebben verlaagd ten opzichte van wat het bedrijf alleen had kunnen onderhandelen.

Zoek bij het selecteren van een consultant naar iemand die een op gegevens gebaseerde benadering gebruikt bij het analyseren van pakketovereenkomsten en vrachtuitgaven. Overweeg ook een consultant die u kan helpen bij het selecteren van een nieuwe vervoerder, het uitvoeren van een nieuw contract en het valideren van de juistheid van uw nieuwe contract als u besluit van vervoerder te veranderen.

Laat geen geld op tafel liggen

Lees naast de bovenstaande tips de kleine lettertjes, bekijk uw maximale uitgaven en onderhoud een sterke relatie met uw vervoerder. Houd er rekening mee dat onderhandelen over een winstgevend contract nog maar het begin is. Zorg ervoor dat UPS uw nieuwe contractvoorwaarden bijhoudt door elke factuur te bekijken om te bevestigen dat de tarieven en vergoedingen correct zijn en dat elk pakket op tijd wordt afgeleverd.

Hariesh Manaadiar is een bijdragende schrijver en verzend- en vrachtconsulent bij Shipware .