Contractautomatisering Drijft Digitale Transformatie In Supply Chains

De productie- en logistiekindustrieën hebben tijdens de COVID-19-pandemie te maken gehad met complexe en snel veranderende omstandigheden. Bedrijven in de VS vonden zich in onbekend gebied toen de uitbraak begin 2020 sloeg. Supply lines raakten gespannen, toen bedrijven en zorgverleners scharrelden om kritische voorzieningen zoals persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) te leveren.

Negen maanden later worstelen productie- en logistiekbedrijven nog steeds met COVID-19 logistieke obstakels, terwijl ze ook werknemers veilig houden.zelfs nu bereidt de vrachtindustrie zich voor om 9 miljoen Pfizer- en Moderna-vaccins per dag te leveren in gekoelde voertuigen. Om veiligheidsuitdagingen aan te pakken, en persoonlijk contact zoveel mogelijk te beperken, moeten productie- en logistiekleiders digitale transformatie in de supply chain prioritair maken. De topprioriteit voor dirigenten is de bescherming van de gezondheid en veiligheid van werknemers, terwijl ze doorgaan met opereren en goederen op schema leveren. Technologie speelt een significante rol in het bereiken van dit doel, en het overwinnen van storingen veroorzaakt door het virus.

Gemandateerde sluitingen en nieuwe werkplekveiligheidseisen causeerden enorme verzendvertragingen en grote tekorten. Volgens data van World CC (voorheen IACCM), werden 59% van de bedrijven gestort door supply-chain problemen. Bovendien steeg het percentage bedrijven dat matige tot ernstige impact op contractprestaties ervoer van 37% naar 60% in de twee weken aan het begin van de pandemie.

Een van de hoofduitdagingen waarmee logistieke aanbieders te maken krijgen tijdens de overgang naar remote werk, is het beheren van honderdduizenden digitale contracten. Grote supply-chain bedrijven gebruiken verschillende oplossingen om meer dan 100.000 documenten en contracten te beheren, die decennialang werk bestrijken. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat alle contracten worden nagekomen, terwijl ze zich beschermen tegen juridische en regulatorische kwesties.

Om de overgang naar remote werk te ondersteunen, zijn contract lifecycle management (CLM) platforms een kritisch hulpmiddel geworden voor het digitaliseren van contracten in supply-chain organisaties. CLM zorgt ervoor dat alle leveranciersinformatie in één gecentraliseerde bron van waarheid resideert. Verder automatiseren CLM-systemen workflows en volgen contractverloop en -vernieuwingen, zodat organisaties het contractgoedkeuringsproces kunnen versnellen en omzet maximaliseren.

Volgens een enquête van Oxford Economics is het automatiseren van routinematige taken zoals papierwerk en contractbeheer een topdoel voor dirigenten in de supply chain. Op een moment dat zakelijke leiders zoeken naar manieren om operaties te stroomlijnen en kosten te verlagen, kan een CLM-platform de hoogste return on investment bieden voor automatisering in de supply chain. Bijvoorbeeld, CLM heeft een van de grootste Amerikaanse vrachtwagentbedrijven in staat gesteld om een enorme volume aan wijzigingen in leveranciersvoorwaarden te beheren gerelateerd aan de impact van COVID-19. Door een geautomatiseerd CLM-systeem te adopteren, kunnen supply-chain oplossingsaanbieders kwesties zoals vernieuwingsdatums, genoemde tegenpartijen, schadeloosstelling, en vrachtvoorwaarden efficiënter managen.

Naast efficiëntie en gemakkelijkere toegang tot belangrijke documenten, helpt geautomatiseerde CLM organisaties met contractzichtbaarheid en verantwoordelijkheid. Het slaat contracten en registraties op in de cloud zodat ze veilig van overal toegankelijk zijn wanneer nodig. CLM verhoogt transparantie in de organisatie, en stelt werknemers in staat om digitaal documenten veilig te delen en te onderhandelen in real-time. Dit stroomlijnt verkoopcycli terwijl compliance-risico drastisch wordt gereduceerd. Bijvoorbeeld, geautomatiseerde CLM kan vlaggen als een zending vertraging oploopt, wanneer contractvoorwaarden stellen dat het tegen een bepaalde datum geleverd moet worden, of wanneer de leverancier financieel aansprakelijk is. Op die manier kan de leverancier de levering versnellen om de deadline te halen, of ten minste de andere partij melden dat de goederen laat geleverd zullen worden.

Als reactie op de pandemie, eisten fabrikanten meer zichtbaarheid in de supply chains van hun leveranciers. Innovatie heeft zich versneld door elke stap in de supply chain vanwege de uitdagingen die COVID-19 met zich meebracht. Meer dan ooit wordt automatisering toegepast op veel aspecten van de supply chain om meer autonoom te draaien. CLM blijft een sleutelonderdeel van de digitale evolutie van de supply chain door contractuele processen te stroomlijnen.

Nu de distributie van COVID-19 vaccins begint, wordt de supply chain opnieuw getest. Met de juiste technologie en CLM-tools om zendingen te traceren, vrachttemperaturen te monitoren, en miljoenen leveringen te managen, zullen vrachtbedrijven in staat zijn om vaccins effectief door het hele land te leveren.

Met CLM hebben supply-chain leiders meer flexibiliteit om contracten van elke locatie te beoordelen en goed te keuren, wat de verwerkingstijd versnelt en de supply chain in beweging houdt tijdens deze turbulente tijden. Maar de zoektocht naar bekwame oplossingen kan een massale onderneming zijn. Supply-chain aanbieders geïnteresseerd in geautomatiseerde CLM zouden hun zoektocht moeten beginnen bij een derdepartij software-onderzoeksfirma, bij voorkeur gebaseerd op echte klantervaringen. Deze bronnen bieden echte informatie, geen marketingtaal, over zowel mogelijkheden als klantervaring, die supply-chain leiders kunnen gebruiken om in te zoomen op de juiste CLM-aanbieder.

Colin Earl is chief technology officer van Agiloft.