4 bewezen strategieën om zakelijke processen te vereenvoudigen en risico te minimaliseren

Elke dag interacteren we met nieuwe technologieën die ver meer geavanceerd en complex zijn dan we ons een paar korte jaren geleden konden voorstellen. Met de meeste van deze veranderingen zijn onze ervaringen efficiënter, sneller en veiliger geworden.

Hetzelfde kan niet gezegd worden van zakelijke betalingen. Naarmate toeleveringsketens en betalingstechnologie geëvolueerd zijn, niet alle bedrijven in staat geweest om hun processen te vereenvoudigen en de meeste efficiënties te halen. Bedrijven hebben vaak honderden of zelfs duizenden leveranciers als deel van hun toeleveringsketen, die allemaal waarschijnlijk verschillende voorkeursbetaalmethoden en betalingstermen hebben. Laat onbeheerd over tijd, leidt dat tot aanzienlijke verspilling en inefficiëntie in betalingsprocessen, en kan uw bedrijf in de riskante positie brengen om een grote hoeveelheid bankrekeninginformatie voor die leveranciers te houden.

Het is niet meer mogelijk om gewoon te leven met die complexiteit. De noodzaak om een reeks business-to-business en business-to-consumer betalingen te maken heeft de gemiddelde toeleveringsketen meer laten lijken op een toeleveringsweb. Die leveranciers en consumenten snel en veilig betalen, met name in het midden van de lopende zakelijke continuïteitsuitdagingen geponen door COVID-19, maakt cheques en handmatige processen een nachtmerrie.

Er zijn verschillende manieren waarop het huidige moment het duidelijk heeft gemaakt dat de manier waarop we toeleveringsketenbetalingen benaderen moet veranderen. Laten we eens kijken naar die, alsook de voor de hand liggende (hoewel niet altijd makkelijke) veranderingen die uw bedrijf kan maken om terug te keren naar eenvoudigere, efficiëntere dagen.

Fraude stijgt, efficiëntie niet

We moeten beginnen met chequebetalingen, omdat de Association of Finance Professionals dit vorige jaar rapporteerde dat bijna 50% van betalingen nog steeds per cheque gedaan worden. Deze betalingen zijn altijd vatbaar voor fraude en relatief langzaam geweest, en het jongleren met cheque-invullen betekent veel uren voor uw financiële team die beter besteed kunnen worden aan projecten die ertoe doen. Hoewel cheques veiliger geworden zijn over tijd met nieuwere technologie, blijven ze langzaam en vatbaar voor fraude.

Voor bedrijven met mondiale betalingsbehoeftes, is vertrouwen op cheques volledig uit de vraag. Traditionele methoden van internationale betalingen zijn langzaam, duur en missen de tijdigheid die nodig is bij het sturen van geld over de wereld, met name in het huidige klimaat.

Als dat het enige probleem was met chequebetalingen, zou u misschien uw tanden op elkaar kunnen bijten en er even doorheen komen. Helaas heeft de pandemie zelfs gesofisticeerde AP-afdelingen gedwonden rekening te houden met zakelijke continuïteitsuitdagingen erger gemaakt door handmatige processen en papier. Bijvoorbeeld, hogere onderwijsinstellingen hebben al worsteld met een zomer waar werknemers remote waren en misschien weer in de herfst of winter moeten zijn door COVID-uitbraken, wat de noodzaak voor automatisering en remote toegang duidelijk maakt.

Toevoegend aan de problemen, is VS post gemarkeerd door vertragingen, en zelfs kleine vertragingen in de verwachte aankomst van een cheque kan een significante impact hebben op uw leverancierspartners. Over tijd en met meerdere betalingen, kan dat wrijving creëren tussen uw organisatie en de hunne, en bewijzen frustrerend te zijn voor zowel uw AP-functie als hun AR-afdeling.

Volgens Ardent Partners, zeggen 60% van AP-afdelingen dat de lengte van de tijd die het duurt om goedkeuringen voor facturen en betalingen te beveiligen, de top-uitdaging is waar ze in 2020 en verder mee worstelen, wat nog een laag complexiteit en frustratie toevoegt aan het proces van leveranciers betalen. Dat is met name relevant voor kleinere bedrijven met grote, complexe toeleveringsketens, als familiegezinnen fabrikanten of vastgoedbedrijven, die misschien niet de staf of de infrastructuur hebben vandaag om vrij te breken van trage, handmatige processen.

Wanneer u beveiliging, handmatige processen, en de shift naar remote werk toevoegt aan bestaande inefficiëntie, worden de uitdagingen om uw toeleveringsketen effectief te betalen en leveranciers tevreden te houden, duidelijk. Leveranciers

Hoe complexiteit en fraudrisico te reduceren

Dat is de omvang van het probleem. Nu is de vraag simpelweg hoe u het oplost.

Gelukkig is dat minder intimiderend dan het lijkt. Voor de meeste bedrijven kan het stroomlijnen van toeleveringsketenbetalingen terwijl ze efficiënter en veiliger maken, bereikt worden op vier manieren, die allemaal op elkaar voortbouwen. Laten we die nu uiteenzetten.

• Stroomlijn kernfuncties met digitale processen. Dit is het perfecte moment om ruthloos te zijn als het gaat om het vinden van efficiënties in uw betalingsprocessen. Als u overschakelt naar digitale betalingen en aan uw betalingbeveiliging werkt, gaat u tijd vrijmaken voor uw personeel om te concentreren op big picture items. Een van die big picture items kan verder stroomlijnen van uw betalingen zijn, aangezien het simpelweg cheques uit uw betalingsmix halen een game changer is, met name voor fabrikanten, gezondheidszorgaanbieders, en andere verticals met massive toeleveringsketens.

Een van de beste manieren om dit te doen is door uw leveranciersuniversum te auditeren en ervoor te zorgen dat u weet wie u het meest frequente betaalt, hoe groot die betalingen typisch zijn, en hoe ze betaald worden. Dat kan u helpen prioriteren wie u moet onboarden voor virtuele kaart en ACH, waar uw personeel moet interveniëren om leveranciersrelaties te behouden, en zelfs waar u misschien overweegt veranderingen te maken in welke leveranciers u gebruikt. Het duurt tijd om een grote toeleveringsketen om te zetten naar digitale betalingen, maar het is de moeite waard voor zowel uw bedrijf als uw leveranciers.

• Prioriteer leveranciersrelaties. Zet uzelf in de schoenen van een leverancier die u een factuur e-mailt, geen zichtbaarheid heeft in wanneer die factuur goedgekeurd wordt, en dan zich vindt te wachten lang om een cheque te ontvangen. In dat scenario is uw AP-afdeling meer een last die ze moeten aan dan een strategische partner, en uw relatie met die leverancier kan lijden.

Een manier bieden om de status van hun factuur te volgen, ideaal via een veilige digitale portal, kan wonderen doen. Veilige, digitale betalingen voorzien van verbeterde remittance info en betalingsgeschiedendetails maakt kastoepassing makkelijker en verbetert uw positie met uw partner verder. Betere betalingervaringen gelijksoortig betere leveranciersrelaties, met name voor kleinere bedrijven die waarschijnlijk extreem afhankelijk zijn van op tijd betaald worden.

• Verbeter beveiligingsprocessen en technologie. Als u leveranciers bankrekeningdetails houdt, is uw potentiële blootstelling aan fraude significant. Als u vasthoudt aan processen die u decennialang goed hebben gediend maar slecht gepast zijn voor het moment, omarmt u risico op een manier die geen bedrijf zou moeten. Als uw personeel niet goed getraind is op wat te doen als ze een verdachte betalingsverzoek ontvangen terwijl remote, dat is een potentieel massaal probleem.

Een betalingsnetwerk met robuuste beveiliging vinden is een uitstekende eerste stap, aangezien het zowel het risico van het houden van die bankrekeningdetails als een deel van het risico geassocieerd met personeel die fouten maken, kan wegnemen. De switch naar digitale betalingen die hopelijk daarmee komt, zal een deel van de traditionele frauderisico's geassocieerd met chequebetalingen wegnemen, maar u wilt nog beschermende maatregelen instellen zoals Multi-Factor Authentication op uw rekeningen en personeel trainen op best practices, inclusief Googlen om te verzekeren dat het telefoonnummer dat een bankrekeningwijziging vraagt het telefoonnummer is voor uw leverancier.

• Vind de juiste oplossing. Uiteindelijk, tenzij u de middelen heeft om uw eigen AP-oplossing vanaf nul te bouwen, zult u een partner moeten vinden die dit soort veranderingen voor u kan mogelijk maken. Zoek naar een die focus heeft op automatisering door digitale betalingen, robuuste betalingbeveiligingsprotocollen en tech, en u duidelijk en beknopt kan uitleggen hoe samenwerken met hen u in staat stelt uw toeleveringsketenbetalingen te stroomlijnen en te vereenvoudigen. U wilt ervoor zorgen dat de oplossing naadloos integreert met uw ERP en bestaande bankrelaties om extra werk en hoofdpijn te vermijden.

We gaan nooit terug naar betalingen heen en weer handelen aan leveranciers, maar de complexiteit die toeleveringsketenbetalingen decennialang gedefinieerd heeft, kan nog steeds geëlimineerd worden. Betere automatisering, betere beveiliging, en betere zichtbaarheid kunnen u erbrengen, en er is geen tijd zoals het nu om een verandering te maken.

Bill Wardwell is senior vicepresident van strategie, product en zakelijke operaties bij Bottomline Technologies.