Vier bewezen strategieën om een federale weginspectie te halen

Hier is wat chauffeurs, owner-operators en vlootmanagers moeten weten over het halen van intensieve weginspecties door federale regulators.

Als vrachtwagenchauffeur, owner-operator, of veiligheidsmanager van een vloot, bent u misschien bekend met het woord "audit." Er zijn drie gevallen waarin een Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) of U.S. Department of Transportation (DOT) weginspectie of audit uitgevoerd kan worden: New Entrant Audit, Compliance Audit, en Targeted Audit.

Volgens FMCSA, "Weginspecties zijn onderzoeken van commerciële motorvoertuigen en/of chauffeurs door Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP) Inspecteurs. MCSAP Inspecteurs voeren weginspecties uit op commerciële motorvoertuigen en chauffeurs om te controleren of ze in compliance zijn met de Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSRs) en/of Hazardous Materials Regulations (HMRs)."

Niet voldoen aan FMCSA of DOT regels en regelgeving tijdens een audit kan resulteren in ernstige schendingen, zoals een chauffeur buiten-dienst gesteld wordt of geboot. In 2018 waren er 4.534 gesloten enforcement cases met $34,3 miljoen in boetes, maximum boete van $129.400 en een gemiddelde boete van $7.556. In FY 2018 waren er in totaal 3.532.555 weginspecties, met een Chauffeur Buiten Dienst (OOS) percentage van 4,78 procent en een Vrachtwagen OOS percentage van 20,82 procent. Vaak wordt de chauffeur geconfronteerd met een inspectie vanwege niet voorbereid zijn of niet begrijpen hoe de tools en technologie voor compliance te gebruiken.

De volgende gids is bedoeld om u te helpen halen, en uw chauffeurs te laten slagen.

Leer hoe uw ELD te gebruiken

De auditambtenaar zal waarschijnlijk om acht dagen records of duty status (RODS) vragen. In staat zijn om deze informatie snel en efficiënt te leveren is de sleutel om een weginspectie te halen. Weten hoe uw electronic logging device (ELD) te gebruiken komt met tijd en oefening. Meeste ELD-providers zullen online tutorials hebben en een ELD-handleiding voor trainingsdoeleinden leveren. De handleiding is vereist om te allen tijde in uw vrachtwagen aan boord te houden. Eenmaal u de trainingsessies voltooid heeft en de handleiding gereviewd, begin met de ELD te gebruiken om vertrouwd te raken met hoe het werkt, wat voor informatie beschikbaar is, en de "bells and whistles" van het systeem.

Naast de basis weten van hoe de ELD werkt, zorg ervoor dat u en uw chauffeurs weten hoe de RODS-activiteit te uploaden. Per FMCSA-richtlijnen moet een chauffeur zijn RODS elektronisch overdragen via een "telematics" of "local" transfer. Een telematics transfer vindt plaats via gecodeerde e-mail of webservices. Een lokale transfer wordt voltooid via USB 2.0 of Bluetooth. Om te waarborgen dat wetshandhaving altijd in staat is uren van dienst (HOS) data te ontvangen tijdens een weginspectie, moet een chauffeur in staat zijn om of het display of een printout te leveren wanneer een geautoriseerde veiligheidsambtenaar een fysieke weergave van de informatie vraagt.

Investeer in de juiste tools

Vaak een van de eerste verzoeken die een ambtenaar tijdens een wegaudit zal maken is om de laatste acht dagen van uw RODS te zien. Investeren in de juiste tools is de eerste stap naar het instellen van u en uw chauffeurs voor een succesvolle wegaudit. Met de recente ELD-mandate, moeten carriers in staat zijn de meest recente RODS elektronisch met een druk op de knop te leveren. Een van de voordelen van het gebruik van een ELD is de mogelijkheid om dagelijkse logs gemakkelijk te benaderen, organiseren en opslaan. Compliant ELDs registreren en slaan data van de vrachtwagen op op het apparaat zelf, wat dan geüpload wordt naar een cloudserver. Bij investeren in een ELD-provider is het imperatief om te weten hoe en waar uw data opgeslagen wordt, alsook hoe het gemakkelijk op te halen is wanneer nodig.

Investeren in een ELD-provider ondersteund door een toegankelijke en kennisrijke supportteam is essentieel bij het doorlopen van een auditproces. Als u of uw chauffeur in een auditsituatie zit, moet uw ELD-provider in staat zijn de benodigde stappen door te lopen voor het leveren van de auditambtenaar de gevraagde informatie. De best practice bij investeren in tools voor uw vloot is om passende educatieve materialen en trainingsessies te leveren om uw chauffeurs uit te rusten met de kennis van hoe het ELD-systeem te gebruiken.

Organiseer uw logs en papieren

Algemene organisatorische vaardigheden kunnen in uw voordeel werken op talloze manieren. Een schone en georganiseerde vrachtwagencabine tonen aan auditambtenaren en "buitenstaanders" dat u serieus bent over uw zaken. Als chauffeur is uw vrachtwagencabine uw kantoor. U zou geen vergadering willen voeren met losse papieren en prullen over uw bureau. Goed georganiseerd zijn kan een positieve indruk geven dat u zakelijk bent.

Organisatie op de back-end is even belangrijk. Implementeer een dagelijkse logcheck om ervoor te zorgen dat uw RODS accuraat zijn. Als er fouten in uw RODS zitten, zorg ervoor dat eventuele discrepanties geannoteerd worden en certificeer uw logs voor het einde van uw werkdag. Goede organisatorische gewoontes implementeren zal uw kansen vergroten om een wegaudit te halen.

Tijdens een wegaudit kunt u gevraagd worden om verschillende verificatie-documenten te leveren, zoals acht dagen RODS, routinematig onderhoudspapieren, gepland onderhoudspapieren met vervaldatum, ID van uw voertuig samen met voertuiglease-papieren (als uw vrachtwagen geleast is), bedrijfsverificatie, en papieren die tonen dat noodvoorzieningen (zoals brandblussers, een goed gevulde eerste-hulpkoffer, DOT-reflecterende driehoeken, en noodwegvakkers) up-to-date en aan boord zijn.

Een goede manier om deze documenten georganiseerd te houden is door een accordeonmap of driedringbinder te houden. Om georganiseerde en goed beheerde onderhoudsrecords te waarborgen, vestig een dagelijkse onderhoudsroutine: inspecteer uw voertuig, noteer eventuele veranderingen of issues, en certificeer de daglogs om ervoor te zorgen dat de vorige zeven dagen klaar zijn voor inspectie op elk moment. De beste ELD-systemen stellen chauffeurs in staat hun ELD-applicatie te gebruiken om het Daily Vehicle Inspection Report (DVIR) te documenteren. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw vorige zeven dagen accuraat zijn voordat u een nieuwe rijdag start. Als er issues zijn met uw laatste zeven dagen RODS, wees voorbereid om de omstandigheden van de issues te verklaren, indien gevraagd. Een voorbeeld van een annotatie zou zijn als de chauffeur de reden wilde uitleggen voor het gebruik van personal conveyance (PC) om een veilige parkeerplek te vinden voor de nacht.

Omgaan netjes met anderen

Deze laatste stap is wat we de "Gouden Regel" noemen voor het halen van een wegaudit. Voor een moment, plaats uzelf in de plaats van de auditor/inspecteur. Wegaudits zijn onderdeel van het transportbusiness om ervoor te zorgen dat alleen die chauffeurs die mandate-compliant, professioneel en veilig zijn, het voorrecht krijgen om een commercieel motorvoertuig op onze natie's highways te bedienen. De ambtenaar heeft het "plezier" om chauffeurs de hele dag te auditen.

Welke chauffeurs denken u zullen beter afkomen op hun inspectieresultaten? Diegenen die ongeduldig, onbeleefd, en abrupt zijn met een inspecteur voor simpelweg zijn werk te doen? Niet waarschijnlijk. Een zelfverzekerde, positieve en professionele houding baant vaak de weg voor een veel meer gunstig resultaat in omgang met de inspecteur dan een negatieve. We hebben vaak gezien dat een beleefde, geduldige en respectvolle chauffeur meer kans heeft om succesvol te zijn wanneer geconfronteerd met een wegaudit. Deze aanpak haalt de emotie eruit en focust de uitwisseling op de taak aan de hand, waardoor de chauffeur kennisrijk en zelfverzekerd kan zijn over de tools en systemen gebruikt om veilige en effectieve dagelijkse operaties te handhaven.

Wees zelfverzekerd in uw logs, uzelf als chauffeur, en uw bedrijf; wees geduldig met het proces en wees respectvol tegenover de ambtenaar die de audit uitvoert. Uw houding is één ding dat u kunt controleren, en zal ongetwijfeld de uitkomst van de wegstop beïnvloeden.

Ken Evans is CEO en oprichter van Konexial, een aanbieder van electronic logging device (ELD) technologie.