Vier manieren om te slagen voor een weginspectie

Dit is wat chauffeurs, eigenaar-operators en wagenparkbeheerders moeten weten over het doorstaan ​​van intensieve controles langs de weg door federale toezichthouders.

Als vrachtwagenchauffeur, eigenaar-operator of veiligheidsmanager van een wagenpark bent u wellicht bekend met het woord 'audit'. Er zijn drie gevallen waarin een verkeersveiligheidsaudit of -inspectie van de Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) of het U.S. Department of Transportation (DOT) kan worden uitgevoerd:audit of inspectie voor nieuwkomers:audit voor nieuwkomers, compliance-audit en gerichte audit.

Volgens FMCSA zijn “weginspecties onderzoeken van commerciële motorvoertuigen en/of chauffeurs door inspecteurs van het Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP). MCSAP-inspecteurs voeren weginspecties uit op commerciële motorvoertuigen en chauffeurs om te controleren of ze voldoen aan de Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSR's) en/of Hazardous Materials Regulations (HMR's).”

Het niet naleven van de FMCSA- of DOT-regels en -voorschriften tijdens een audit kan leiden tot ernstige overtredingen, zoals het buiten dienst stellen van een chauffeur of een boete. In 2018 waren er 4.534 gesloten handhavingszaken met $ 34,3 miljoen aan boetes, een maximale boete van $ 129.400 en een gemiddelde boete van $ 7.556. In FY 2018 waren er in totaal 3.532.555 controles langs de weg, met een Driver Out Of Service (OOS)-percentage van 4,78 procent en een Truck OOS-percentage van 20,82 procent. Vaak wordt de bestuurder uitgedaagd met een inspectie omdat hij niet is voorbereid of niet begrijpt hoe de tools en technologie voor naleving moeten worden gebruikt.

De volgende gids is bedoeld om u te helpen slagen en om uw chauffeurs te laten slagen.

Meer informatie over het gebruik van uw ELD

De auditfunctionaris zal waarschijnlijk acht dagen aan registraties van dienststatus (RODS) vragen. Het snel en efficiënt kunnen verstrekken van deze informatie is de sleutel tot het slagen voor een controle langs de weg. Weten hoe u uw elektronische registratieapparaat (ELD) moet gebruiken, komt met tijd en oefening. De meeste ELD-aanbieders hebben online tutorials en zullen een ELD-handleiding verstrekken voor trainingsdoeleinden. De handleiding dient te allen tijde aan boord in uw vrachtwagen aanwezig te zijn. Nadat u de trainingssessies hebt voltooid en de handleiding hebt doorgenomen, kunt u de ELD gebruiken om vertrouwd te raken met hoe het werkt, welke informatie beschikbaar is en de "toeters en bellen" van het systeem.

Zorg er niet alleen voor dat u de basis kent van hoe de ELD werkt, maar zorg er ook voor dat u en uw chauffeurs weten hoe ze de RODS-activiteit moeten uploaden. Volgens de FMCSA-richtlijnen moeten de RODS van een bestuurder elektronisch worden overgedragen via een "telematica" of "lokale" overdracht. Een telematica-overdracht vindt plaats via versleutelde e-mail of webservices. Een lokale overdracht gebeurt via USB 2.0 of Bluetooth. Om ervoor te zorgen dat wetshandhavers altijd gegevens over de diensturen (HOS) kunnen ontvangen tijdens een controle langs de weg, moet een bestuurder de weergave of een afdruk kunnen verstrekken wanneer een bevoegde veiligheidsfunctionaris om een ​​fysieke weergave van de informatie verzoekt.

Investeer in de juiste tools

Vaak is een van de eerste verzoeken die een officier zal doen tijdens een controle langs de weg, om de laatste acht dagen van uw RODS te zien. Investeren in de juiste tools is de eerste stap om u en uw chauffeurs klaar te stomen voor een succesvolle controle langs de weg. Met het recente ELD-mandaat moeten vervoerders met een druk op de knop de meest recente RODS elektronisch kunnen verstrekken. Een van de voordelen van het gebruik van een ELD is de mogelijkheid om gemakkelijk dagelijkse logboeken te openen, te ordenen en op te slaan. Compliant ELD's registreren en bewaren gegevens van de vrachtwagen op het apparaat zelf, die vervolgens worden geüpload naar een cloudserver. Wanneer u investeert in een ELD-aanbieder, is het absoluut noodzakelijk om te weten hoe en waar uw gegevens worden opgeslagen en hoe u deze indien nodig gemakkelijk kunt ophalen.

Investeren in een ELD-provider die wordt ondersteund door een toegankelijk en deskundig ondersteuningsteam is essentieel bij het doorlopen van een auditproces. Als u of uw chauffeur zich in een auditsituatie bevindt, moet uw ELD-aanbieder de nodige stappen kunnen doorlopen om de auditfunctionaris de gevraagde informatie te verstrekken. De beste manier om te investeren in gereedschap voor uw wagenpark is om goed educatief materiaal en trainingssessies te bieden om uw chauffeurs uit te rusten met kennis van het gebruik van het ELD-systeem.

Organiseer uw logboeken en papierwerk

Algemene organisatorische vaardigheden kunnen op verschillende manieren in uw voordeel werken. Door een schone en georganiseerde vrachtwagencabine te behouden, kunt u accountants en "buitenstaanders" laten zien dat u uw bedrijf serieus neemt. Als chauffeur is uw vrachtwagencabine uw kantoor. U wilt geen vergadering houden met losse papieren en afval op uw bureau. Goed georganiseerd zijn kan een positieve indruk geven dat je het meent.

De organisatie aan de achterkant is net zo belangrijk. Implementeer een dagelijkse logboekcontrole om ervoor te zorgen dat uw RODS nauwkeurig is. Als er fouten in uw RODS zitten, zorg er dan voor dat u eventuele discrepanties noteert en uw logboeken certificeert voordat u uw werkdag beëindigt. Door goede organisatorische gewoonten te implementeren, vergroot u uw kansen om te slagen voor een controle langs de weg.

Tijdens een controle langs de weg kan u worden gevraagd om verschillende verificatiedocumenten te verstrekken, zoals acht dagen RODS, papierwerk voor routineonderhoud, papierwerk voor gepland onderhoud met vervaldatum, ID van uw voertuig samen met voertuigleasepapieren (als uw vrachtwagen geleasd is), bedrijfsverificatie en papierwerk waaruit blijkt dat noodhulpmiddelen (zoals brandblussers, een goed gevulde EHBO-doos, reflecterende DOT-driehoeken en fakkels voor noodgevallen) up-to-date en aan boord zijn.

Een goede manier om deze documenten te ordenen is door een accordeonmap of drieringband te bewaren. Om te zorgen voor georganiseerde en goed bijgehouden onderhoudsgegevens, stelt u een dagelijkse onderhoudsroutine in:inspecteer uw voertuig, noteer eventuele wijzigingen of problemen en certificeer de daglogboeken om er zeker van te zijn dat de voorgaande zeven dagen op elk moment gereed zijn voor inspectie. Met de beste ELD-systemen kunnen chauffeurs hun ELD-applicatie gebruiken om het Daily Vehicle Inspection Report (DVIR) te documenteren. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw voorgaande zeven dagen correct zijn voordat u aan een nieuwe rijdag begint. Als er problemen zijn met uw laatste zeven dagen RODS, wees dan voorbereid om de omstandigheden van de problemen uit te leggen, indien gevraagd. Een voorbeeld van een annotatie is als de chauffeur wil uitleggen waarom hij met persoonlijk vervoer (PC) een veilige parkeerplaats zoekt om te overnachten.

Ga aardig om met anderen

Deze laatste stap is wat wij beschouwen als de "Gouden Regel" voor het slagen voor een controle langs de weg. Verplaats u even in de plaats van de auditor/inspecteur. Controles langs de weg maken deel uit van de transportsector om ervoor te zorgen dat alleen chauffeurs die voldoen aan het mandaat, professioneel en veilig zijn, het voorrecht krijgen om een ​​commercieel motorvoertuig te besturen op de snelwegen van ons land. De officier heeft het "plezier" om de hele dag chauffeurs te controleren.

Welke chauffeurs zullen volgens u beter presteren op hun inspectieresultaten? Degenen die ongeduldig, onbeleefd en abrupt zijn tegen een inspecteur omdat hij gewoon zijn werk doet? Onwaarschijnlijk. Een zelfverzekerde, positieve en professionele houding effent vaak de weg voor een veel gunstiger resultaat in de omgang met de inspecteur dan een negatief resultaat. We hebben vaak gezien dat een hoffelijke, geduldige en respectvolle chauffeur meer kans van slagen heeft bij een controle langs de weg. Deze aanpak neemt de emotie weg en concentreert de uitwisseling op de taak die voorhanden is, waardoor de bestuurder goed geïnformeerd en zelfverzekerd is over de tools en systemen die worden gebruikt om veilige en effectieve dagelijkse activiteiten te handhaven.

Vertrouw op uw logboeken, uzelf als bestuurder en uw bedrijf; wees geduldig met het proces en wees respectvol naar de functionaris die de audit uitvoert. Je houding is één ding dat je kunt controleren en zal ongetwijfeld de uitkomst van de stop langs de weg beïnvloeden.

Ken Evans is CEO en oprichter van Konexial , een leverancier van technologie voor elektronische registratieapparatuur (ELD).