Hoe live velddata bouwprojectmanagement stroomlijnt: 4 cruciale manieren

De rol van bouwprojectmanager is niet voor de onmoedige. Ze zijn de ogen en oren van alles wat er op een bouwplaats gebeurt en verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van kantoorpersoneel en andere cruciale stakeholders. Naast dat, besteden ze hun tijd aan plannen, benchmarken en het managen van tijd en risico, alsook het distribueren van bronnen en het managen van het projectbudget.

Van handmatig naar real-time data

Tot onlangs, vereiste het zijn van een projectmanager een uitgebreid aantal handmatige documentatieprocessen die papier, spreadsheets en meerdere typen technologieoplossingen omvatten, wat hun effectiviteit sterk beperkte. Gelukkig verandert de mogelijkheid om live velddata te hebben en te delen dit alles. Live velddata geeft projectmanagers de mogelijkheid om hun datamanagement workload te verlichten en meer te focussen op de menselijke elementen van hun projecten, hun geografische voetafdruk uit te breiden en hen de mogelijkheid te geven hun algehele projectproductiviteit te verhogen.

1. Real-time kennis

Projectmanagers die vertrouwen op het delen van informatie op papier of in persoon, worstelen. Voor COVID-19, kregen projectmanagers vaak vertraagde velddata naar het kantoor overgedragen. Nu, met zoveel kantoorwerknemers die op afstand werken, is de vertragingstijd toegenomen aangezien bedrijven geen enkele centrale kantoorlocatie meer hebben om de data te leveren. Deze vertraging is één reden waarom het zo imperatief is voor bedrijven om stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat data verzameld en gedistribueerd kan worden met een klik op een knop.

Live velddata oplossingen bieden ondersteuning zoals cloud-gebaseerde tijdregistratie, apparatuurtracking, mobiele formulieren met foto- of videobijlagen, voortgangstracking en integratie met enterprise en salarisadministratie systemen. Gewapend met deze tools, kunnen projectmanagers hun vinger op de pols houden van wat er in het veld gebeurt en corrigerende actie ondernemen indien nodig zonder fysiek op de bouwplaats te zijn. Door vertragingen uit uren en voortgangsrapportage te verwijderen, kunnen projectmanagers snel aanpassingen maken aan werknemers en apparatuurlocaties om gaten te vullen, of ze nu op de bouwplaats zijn of niet. Alle werknemers kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot cloud-gebaseerde oplossingen via smartphones, tablets en andere apparaten. Zelfs wanneer veldwerknemers in afgelegen locaties zonder dienst werken, blijft live velddata offline verzameld terwijl werk gebeurt, zodat de data later gedeeld en gesynchroniseerd kan worden met het cloud platform zodra het apparaat weer in dienst is.

Live velddata platforms verhogen de nauwkeurigheid van de verzamelde velddata aanzienlijk omdat het in real-time verzameld wordt en dan geïntegreerd wordt terug in de andere softwaresystemen van het bedrijf. Dit elimineert handmatige data-invoer, sleutelfouten en hertoewijzing van projectkosten, en het verbindt de projectmanager met werknemersvoortgang. Met de dataverzameling gestroomlijnd en volledig gedigitaliseerd, is het eindresultaat rapportage in het ERP nauwkeurig. Met live velddata, kunnen projectmanagers vertrouwen hebben in hun projectstatus rapportage en meer tijd besteden aan analyseren hoe het project winstgevend te managen in plaats van al hun tijd te besteden aan handmatige, na-afloop data verzameling en invoer.

2. Arbeidsmanagement

Arbeidskosten zijn typisch de grootste variabele kosten categorie voor een bouwproject, wat het vaak een van de meest significante risico's maakt voor kostenoverloop. Aangezien het gebrek aan gespecialiseerde arbeid een van de top issues blijft in 2020 voor de bouwindustrie, zijn deze bronnen kostbaar en moeten volledig benut worden.

Wanneer niet fysiek op de bouwplaats, heeft een projectmanager geen betrouwbare manier om te garanderen dat werknemers daadwerkelijk op de bouwplaats waren om werk te verrichten of ze straatje af ontbijt aten. Ze zouden ook niet zeker weten of werknemers een volledige dag arbeid op hun urenkaarten indienen of zelfs voor hun maatjes op de ploeg op gelegenheden dat ze de bouwplaats vroeg verlaten voor de dag. Dit kan een substantieel risicofactor zijn wanneer er gerapporteerde arbeidsuren zijn zonder enige echte output zoals de voorbeelden hierboven. Dit kan ook leiden tot kunstmatige overuren op een project en de totale arbeidskosten drastisch laten oplopen.

Projectmanagers worstelen vaak om arbeidsuren en taken te tracken, met name naarmate het aantal bouwplaatsen toeneemt. Verlies van productiviteit, als niet getrackt en gemitigeerd, kan gemakkelijk uit de hand lopen op elk project, winsten vernietigend en klanttevredenheid eroderend.

Technologie in de handen van elke werknemer, werkvoorman en supervisor plaatsen is niet ingewikkeld. In feite, het is zo simpel als hen een app op hun smartphone laten gebruiken. Faciale herkenning en GPS tracking met geofencing laat projectmanagers weten waar de werknemer is en dat de juiste werknemer in- en uitklokt. Projectmanagers en supervisors in het veld kunnen gealert worden wanneer werknemers in- of uitklokken wanneer de punch foto's niet overeenkomen met hun profielfoto of wanneer ze buiten de bouwplaats geofence zijn terwijl het gebeurt. Met live velddata, kan een projectmanager regelmatige man-uur rapportages ontvangen op elke kostencode, wat hen in staat stelt om werknemerstijd en productiviteit gemakkelijk te tracken, hen in staat stellend om vertragingen die voortvloeien uit onnauwkeurige of opgeslagen data te voorkomen.

Live velddata automatiseert ook de integratie van verzamelde data in en vanuit het ERP, wat garandeert dat eventuele nieuwe kostencodes, projecten, of nieuwe werknemers automatisch gesynchroniseerd worden met de dataverzamelapp. Dit stelt veldwerknemers in staat hun tijd nauwkeurig in te voeren en toe te wijzen aan de juiste kostencode of project in real-time voor de projectmanager zonder extra werk voor de projectmanager.

3. Apparatuurttoewijzing

Bouwprojecten vertrouwen op het optimaliseren van bedrijfsapparatuur. Zonder live velddata om te weten wie welk stuk apparatuur heeft en aan welk project het toegewezen is, kan het moeilijk zijn om werknemers de juiste apparatuur te krijgen om hun werk veilig en efficiënt uit te voeren. Werknemers in het veld en supervisors verspillen tijd met onnodige telefoontjes, sms'en en extra e-mails om de juiste apparatuur te lokaliseren, of soms huren projectmanagers onnodige items wanneer ze de juiste eigen apparatuur niet kunnen vinden.

Deze inefficiënties lijken misschien klein, maar systematische resource issues tellen op tot grote kosten over de levensduur van een project. Live velddata geeft projectmanagers nauwkeurige real-time zichtbaarheid in apparatuurinventaris, toewijzing en gebruik. Projectmanagers kunnen proactief nieuwe apparatuuraankopen of verhuringen plannen op basis van daadwerkelijk asset gebruik, of reparaties plannen op basis van onderhoudsverzoeken via de mobiele app. Ze zullen ook zien welke apparatuur onderbenut of overbenut is.

Productievoortgang gemaakt door werknemers kan in real-time bekeken worden, wat flexibiliteit geeft om personeel her toe te wijzen aan de locaties die het beste kunnen profiteren van hun sterktes. Deze typen inzichten stellen hen in staat om actie te ondernemen, zoals het balanceren van het gebruik van de apparatuur om de levensduur van het asset te verlengen en asset vervangingskosten te reduceren. Of het goed managen van de werkkracht om onnodige overuren te vermijden. Goede distributie zorgt ervoor dat het juiste gereedschap op de juiste plek op het juiste moment is zodat werknemers kunnen doorgaan met vooruitgang zonder vertragingen.

4. Stakeholder communicatie

Communicatie van het veld naar het kantoor kan net zo moeilijk zijn, zo niet moeilijker, dan over de bouwplaats heen. Op hoog niveau willen interne en externe stakeholders weten of het project op schema zit, binnen budget, en of er potentiële toekomstige risico's zijn. Voor een projectmanager om dit soort zichtbaarheid te hebben, hebben ze toegang nodig tot live velddata die dagelijkse log rapportages, arbeidsuren, voltooide hoeveelheden per kostencode en voltooide veiligheidsrapportages toont. Het is een uitdaging voor projectmanagers met handmatige dataverzameling en verwerking om dit niveau van zichtbaarheid te hebben.

Vanuit een projectmanagement perspectief, heeft live velddata het spel volledig veranderd. Veldsupervisors communiceren duidelijk de dagelijkse status van het project met mobiele formulieren met bijgevoegde foto's met markeringen en sturen ze automatisch naar de projectmanagers. Projectmanagers hoeven niet langer de dagelijkse log rapportages samen te stellen uit meerdere papieren formulieren terwijl ze ook door diverse e-mails met foto-bijlagen moeten graven om ervoor te zorgen dat ze de juiste foto's gebruiken om de huidige status van het project in projectstatusvergaderingen nauwkeurig te communiceren. Interne en externe stakeholders zullen op hun beurt dagelijkse log rapportages in real-time ontvangen zonder toe te voegen aan de workload van de projectmanager. De projectmanager kan dan de dagelijkse log rapportage bespreken in projectstatusvergaderingen met eigenaren en ontwikkelaars of cruciale interne project stakeholders op basis van accurate live velddata.

Op kleinere projecten, kunnen mobiele formulieren met live velddata en ingesloten foto's met markeringen en annotaties de noodzaak voor extra projectmanagers wegnemen omdat de geautomatiseerde dagelijkse log rapportages de projectstatus completer en nauwkeuriger communiceren. Voor een real-world voorbeeld, een Noord-Carolina elektrisch contractant die live digitale formulieren met foto's en video integraties gebruikte, vond dat real-time media-rijke mobiele formulieren projectstatusinformatie nauwkeuriger, effectiever en efficiënter overbrachten dan extra projectmanagers aannemen. Live velddata verlengde de effectiviteit van elke projectmanager en handhaafde de bottom line van het bedrijf.

Bouwprojecten vereisen uitgebreide planning en management om goed uitgevoerd te worden van bod tot voltooiing. Te zeggen dat projectmanagers hun handen vol hebben zou een understatement zijn. Live velddata heeft de focus van projectmanagers verschoven van het verzamelen en registreren van data naar het herzien en analyseren ervan. De dagen van blind vliegen of op data die weken of maanden oud is, is iets van het verleden. Het hebben van de data direct beschikbaar zoals taken voltooid zijn, kan een project van volledig onhandelbaar naar effectief gemanaged brengen. Live velddata oplossingen geven projectmanagers de tools die ze nodig hebben om kritieke data tracking, rapportage en productiviteit te verhogen.

Mike Merrill is mede-oprichter en chief operating officer van WorkMax.