Vijf supply-chain lessen die ziekenhuizen kunnen leren van COVID-19

De COVID-19-pandemie heeft de wereld laten zien dat de toeleveringsketen van de gezondheidszorg kapot is. Als gevolg daarvan bracht een gebrek aan kritieke voorraden patiënten en personeel in gevaar en veroorzaakte onnodige sterfgevallen; bedrijven werden geruïneerd en biljoenen dollars werden verspild omdat we ons land moesten sluiten zodat ziekenhuizen zich konden voorbereiden; en geannuleerde diensten kosten ziekenhuizen miljoenen en brengen de gezondheid van de patiënt in gevaar.

Tijdens het proces hebben we op de harde manier geleerd dat de huidige toeleveringsketens niet opgewassen zijn tegen het beheer van kritieke voorraden, inclusief persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), in dergelijke buitengewone omstandigheden. Als gevolg hiervan moesten ziekenhuizen hun toevlucht nemen tot geïmproviseerde oplossingen en ondersteuning van de gemeenschap, waardoor ziekenhuispersoneel en patiënten uiteindelijk een groter risico liepen.

Deze ervaring heeft duidelijk gemaakt dat supply chain management, ondanks dat het een van de belangrijkste uitgaven van een ziekenhuis is, niet altijd de aandacht krijgt die het verdient. Voor het grootste deel hebben ziekenhuizen vertrouwd op de mening en institutionele kennis van het personeel - in plaats van op harde gegevens - om beslissingen te nemen over de inventaris. Ze hadden geen inzicht in welke voorraden voorhanden zijn, wie ze gebruikt en hoe snel ze worden verbruikt. In de beste tijden leidt die aanpak tot massale verspilling, hamsteren en onhandige stockouts. In de slechtste tijden, zoals de recente wereldwijde pandemie, leidt dit tot verlies van mensenlevens en een gecompromitteerde veiligheid voor patiënten en clinici.

Ziekenhuizen leren dat ze zichtbaarheid in de toeleveringsketen nodig hebben, zodat ze gegevens buiten het magazijn kunnen volgen, kunnen identificeren wat ze hebben en wie deze gebruiken, en mogelijke diefstal of hamsteren kunnen lokaliseren. Zoals een supply chain-professional zei:De voorraden verdwenen net zo snel als ze het magazijn binnenkwamen zonder duidelijke indicatie van waar ze naartoe waren gegaan.

Hier zijn vijf lessen die ziekenhuizen en de gezondheidszorg moeten leren van deze wereldgebeurtenissen.

1. Streef naar zichtbaarheid . Het is niet langer goed genoeg voor ziekenhuizen om een ​​groot magazijn te kopen en het te vullen met voorraden. Een echte supply-chain managementstrategie zorgt voor zichtbaarheid buiten het magazijn en langs het supply-chain continuüm, terwijl het ook gegevens verschaft over hoe snel de voorraden worden verbruikt en wie ze gebruikt. Dit helpt ziekenhuizen om voorraadtekorten te voorkomen en geeft ze tools om hamsteren en diefstal tegen te gaan, wat een reële mogelijkheid is wanneer afdelingen een risico zien dat kritieke voorraden opdrogen. Hoe meer zichtbaarheid ziekenhuizen hebben in hun toeleveringsketens, hoe beter ze zijn voorbereid op het omgaan met buitengewone omstandigheden.

2. Vertrouw op gegevens, niet op meningen . Beslissingen over de toeleveringsketen zijn te vaak gebaseerd op de kennis en intuïtie van het personeel van de toeleveringsketen. Dat is niet alleen onnauwkeurig, maar wanneer die medewerkers ziek worden of vertrekken, gaat die kennis met hen mee. Zichtbaarheid van realtime gegevens - of het nu in één ziekenhuis is of in een gezondheidssysteem - stelt ziekenhuizen in staat om kritieke benodigdheden proactief te beheren door het verbruik aan te passen, over te schakelen naar secundaire leveranciers en samen te werken met fabrikanten om meer benodigdheden te vinden.

3. Vergeet fysieke tellingen . PAR-aanvulling met fysieke telling moet stoppen. Vertrouwen op fysieke tellingen laat te veel ruimte voor interpretatie en mening. Ziekenhuizen dienen de PAR-niveaus regelmatig te monitoren en bij te sturen op basis van gegevens over snelheid. Deze gegevens maken vraagdetectie mogelijk en ondersteunen prognoses die essentieel zijn in een pandemie. Veel ziekenhuizen misten de snelheidsgegevens om die aanpassingen te maken voorafgaand aan COVID-19, en velen hebben die gegevens vandaag nog steeds niet.

4. Samenwerken . Deze pandemie heeft duidelijk gemaakt dat het reageren op een wereldwijde noodsituatie op gezondheidsgebied een gezamenlijke aanpak vereist. Ziekenhuizen moeten gegevens over het gebruik en de beschikbaarheid van voorraden kunnen delen in hun systeem, in hun stad en staat, en met overheidsinstanties. Ze hebben ook inzicht nodig in de toeleveringsketen met fabrikanten en distributeurs, om nog maar te zwijgen van een manier om gedoneerde benodigdheden van gemeenschapsbronnen te volgen.

5. Betrek clinici . De beste supply chain-strategie ter wereld zal niet werken als clinici niet meespelen. Zoek een supply chain-oplossing die naadloos integreert met uw EPD of ERP en die een gebruiksvriendelijke interface biedt die eenvoudig, veilig en kosteneffectief te implementeren is in meer dan één afdeling of locatie.

In een post-COVID-wereld zullen ziekenhuizen goed moeten nadenken over welke processen ze behouden en wat ze veranderen. En nu is het tijd om voor de volgende potentiële golf te staan ​​die naar verwachting zal plaatsvinden als beperkingen op electieve chirurgische procedures worden opgeheven.

John Freund is oprichter en CEO van Jump Technologies, een software-as-a-service-bedrijf dat de toeleveringsketens van ziekenhuizen opnieuw vormgeeft.