Hoe elektronische vrachtbrieven toeleveringsketens transformeren: 4 cruciale voordelen

De vrachtbrief is een van de belangrijkste documenten in de logistieke industrie. Het beschermt de behoeften van drie grote partijen in een transactie — afzenders, carriers en detailhandelaren — door alle fasies van het proces heen. Fysieke BOL's verhogen echter rij- en wachttijd, en kunnen leiden tot onnauwkeurigheden in levering.

Terwijl fysieke paperwork lang de go-to communicatievorm is geweest binnen de toeleveringsketensindustrie, worden elektronische BOL's verwacht de standaard te worden gaandeweg. Ze creëren zichtbaarheid en efficiëntie onder afzenders, carriers en detailhandelaren, alsook het verminderen van chauffeurs gezondheids- en veiligheidsrisico's, het vrijmaken van ruimte, en het verminderen van milieu-impact.

Zichtbaarheid

Het kwijtraken van een pakket in het verzendproces kan frustrerend zijn voor consumenten. Leveranciers en detailhandelaren voelen hetzelfde wanneer ze niet in staat zijn een vrachtwagen te loceren die een verwachte lading draagt. Zolang de toeleveringskete blijft vertrouwen op fysieke BOL's om cruciale informatie door te geven, zoals chauffeur locatie en wachttijd, zal latentie van die informatie bestaan blijven. Elektronische BOL's waarborgen duidelijke en accurate informatie van ophalen tot afzet. Door real-time informatie te bieden, zijn afzenders, carriers en detailhandelaren in staat om real-time beslissingen te nemen over het routeren van materialen naar productiefaciliteiten, het betrekken van aanvullingsplanning, het afhandelen van klachten, en het waarborgen van tijdige betaling. Maar om zichtbaarheid te handhaven, moet de integratie van elektronische BOL's door elke partner in de toeleveringskete geadopteerd worden. Zonder industriestandaardisatie, zullen systeemcomplexiteit, databeheer en interoperabiliteit uitdagender worden.

Efficiëntie

Veel zoals een stoplicht of verkeersopstopping tijdens een roadtrip, beïnvloeden fysieke BOL's de hoeveelheid rijtijd van een carrier. Als verplicht om de cabin in en uit te stappen om fysieke BOL's te leveren, kunnen chauffeurs voelen alsof ze meer tijd besteden aan het najagen van papier dan op de weg naar hun volgende stop. Het gebruik van elektronische BOL's, in tegenstelling, stelt een chauffeur in staat om in de cabin te blijven terwijl benodigde informatie geleverd en ontvangen wordt, wat de hoeveelheid tijd die besteed wordt aan wachten op fysieke BOL's om goedgekeurd en getekend te worden, vermindert. Deze voordelen bewijzen nuttig niet alleen voor de chauffeur, maar ook voor de carrier, afzender en ontvanger.

Bovendien genereren elektronische BOL's belangrijke data door key performance indicators (KPI's), inclusief on-road uren, gemiddelde laadtijd, en voorraadvniveaus. Terwijl veel bedrijven KPI's tracken om de algehele klantervaring te monitoren, is de data ook belangrijk in het handhaven van soepel operaties. Vaak gebruiken verzendmanagers het om de kansen op een faciliteit shutdown door compliance schendingen te verminderen, of om teams te voorkomen van het op lopen van voorraden in het magazijn.

Duurzaamheid

De zin "verdrinken in paperwork" komt zeker uit de toeleveringsketensindustrie. Terwijl BOL's het belangrijkste stuk paperwork zijn, eindigen ze vaak in een doos gegooid, op een plank, of in het magazijn aan het einde van de dag. Als resultaat, zijn bedrijven gedwongen extra ruimte te kopen om de duizenden dozen op te slaan die zich gedurende het jaar accumuleren. In tegenstelling, kunnen elektronische BOL's opgeslagen worden op een computer, externe harde schijf of zelfs in de cloud, wat ruimte bespaart die een groter doel kan dienen voor het bedrijf of de gemeenschap. Wat meer is, de eliminatie van papier resulteert in een aanzienlijk verminderde impact op het milieu.

Gezondheid en Veiligheid

In de huidige pandemie, zijn gezichts-tot-gezichts interacties ongeraden. Echter, het gebruik van fysieke BOL's dwingt chauffeurs in riskante situaties, zichzelf en anderen in gevaar brengend. Elke stop vereist dat de chauffeur meerdere mensen ontmoet, inclusief die in de wachthuis, hoofdkantoor en laaddok. In de loop van de tijd, verhogen deze oplopende interacties het risicofactor voor de chauffeur aanzienlijk. Door elektronische BOL's te benutten, zijn chauffeurs in staat om in de cabin te blijven terwijl ze benodigde informatie blijven uitwisselen, zonder de noodzaak van een gezichts-tot-gezichts interactie.

In de afgelopen jaren is de elektronische BOL populairder geworden, en met goede reden. Met de impact van COVID-19 op de industrie, zoeken afzenders, carriers en detailhandelaren naar manieren om hun werknemers veilig te houden, en leveringen op schema. Elektronische BOL's bieden grotere zichtbaarheid, efficiëntie, gezondheid en veiligheid. Maar alleen tijd zal vertellen hoe lang het duurt voordat ze de industriestandaard worden.

Will Chu is cofounder en CEO van Vector, een contactloos ophaal- en leveringsplatform.