Vijf manieren om winst te maken door papierloos te gaan

De beslissing om papierloos te gaan werken kan overweldigend lijken. Als u echter weigert dit te doen, zal uw bedrijf uiteindelijk achterop raken.

Overstappen naar een papierloos kantoor biedt een aantal voordelen die het resultaat ten goede komen. Van cloudopslag tot digitale handtekeningen, er zijn een aantal oplossingen om na te streven.

Klaar om de stapels papier uit uw kantoor te verwijderen? Hier zijn vijf redenen om vandaag nog aan de slag te gaan.

Verbeter uw kantoororganisatie. Het digitaliseren van bestanden en andere informatie verbetert de organisatie van uw bedrijf. Je team hoeft niet langer het hele kantoor af te speuren om de ontbrekende schakel van een papieren spoor te vinden. Dit zal niet alleen de organisatie verbeteren, het zal ook een positief effect hebben op de productiviteit van de werknemers. Alle informatie die u nodig heeft om een ​​efficiënt bedrijf te runnen, zit in digitale documenten die veilig zijn opgeslagen in een cloudopslagruimte, die direct toegankelijk zijn voor degenen die toestemming hebben om er toegang toe te hebben.

Verbeter de efficiëntie van de communicatie met klanten. Door klanten elektronische facturen te sturen en digitale handtekeningen te gebruiken, wordt de efficiëntie verbeterd. U hoeft niet langer met het excuus om te gaan dat "het in de post verloren moet zijn gegaan", of te wachten op vertragingen van snail mail.

Binnen een cloudopslagsysteem kunt u een schijnbaar oneindige hoeveelheid klantinformatie opslaan met behulp van databasesoftware, vaak aangeduid als een CRM-systeem (Customer Relationship Management). Als resultaat verbetert u de klantbetrokkenheid en verbetert u uiteindelijk het resultaat.

Bescherm gevoelige gegevens. Ondanks uw zorgen over inbreuken op databasesoftware, is het eigenlijk veel veiliger om gedigitaliseerde bestanden op te slaan en te verzenden naar leveranciers en klanten. Veel softwareprogramma's besparen bedrijven niet alleen tijd en geld, maar verbeteren ook de beveiliging van digitale bestanden met encryptie.

Door gevoelige informatie achter een muur van versleutelde beveiliging te plaatsen, kunt u gemoedsrust hebben. Fysieke bestanden kunnen niet hetzelfde beloven, en als er iets met ze gebeurt, merkt u het misschien niet eens.

Doe uw deel om duurzaam te zijn voor het milieu. Eén papierloos kantoor alleen heeft geen significante impact op het milieu, maar duizenden kleine, middelgrote en grote organisaties wel. Door te ontdekken hoe u papierloos kunt werken, zal de hoeveelheid vervuiling die de planeet blijft aantasten drastisch verminderen. En hoewel u geen geld kunt besteden aan het converteren naar een milieuvriendelijk papierloos kantoor, kunt u de boekhoudkolom op uw balans met de naam 'Goodwill' een boost geven.

Bespaar geld door de verborgen papierkosten te verlagen. Er zijn veel verborgen kosten aan het uitstellen van uw bedrijf papierloos te maken. Verloren documenten kunnen ongelooflijk veel tijd verspillen en uw bedrijf een slechte reputatie bezorgen.

Door papierloos te werken, hoeft u zich geen zorgen meer te maken over papierwerk, waardoor uw werknemers meer tijd hebben om waardevollere taken uit te voeren. Bovendien maken papierloze kantoren eenvoudiger werken op afstand mogelijk en maken ze kostbare vierkante meters vrij die worden gebruikt voor opslag. En mocht je nog niet overtuigd zijn, er zijn belastingkortingen beschikbaar voor kantoren die laten zien dat ze duurzaamheidsmaatregelen nemen.

Papierloos gaan brengt bepaalde obstakels met zich mee. De kosten vooraf kunnen u er bijvoorbeeld van weerhouden om de conversie uit te voeren. U moet geïntegreerde digitale oplossingen echter als een investering beschouwen, wat resulteert in kostenbesparingen door verbeterde efficiëntie en productiviteit.

Bij het maken van de overstap naar een papierloos kantoor, volgen hier enkele snelle actiestappen die u kunt volgen:

• Gebruik scan-apps waartoe uw smartphone toegang heeft voor rekeningen en facturen,
• Verzoek dat uw bank papierloze elektronische afschriften verzendt,
• Vraag leveranciers om informatie via e-mail te sturen,
• Download een scan-app voor visitekaartjes,
• Interne documenten elektronisch verzenden,
• Gebruik een deelbaar, elektronisch agendasysteem, en
• Gebruik een systeem voor digitale handtekeningen.

Scott Burday is voorzitter van Trinity geïntegreerde oplossingen .