Vijf manieren om uw onderhoudsbudget verder op te rekken

Een van de ergste dingen over het verlagen van uw onderhoudsbudget zijn alle vragen.

Moet ik personeel ontslaan? Hoe kunnen we onze doelen bereiken met minder middelen? Welke projecten zijn essentieel en wat kan wachten? Is mijn baan veilig?

Het is genoeg om je 's nachts een tijdje wakker te houden.

We spraken met een paar experts die er eerder zijn geweest. Ze vertelden ons hoe ze een kleiner onderhoudsbudget wisten te realiseren terwijl ze hun doelen haalden, preventief onderhoud bijhielden en burn-out van het personeel voorkwamen.

Hoe u extra ruimte in uw budget kunt vinden

#1 – Vind het in je opslagruimte

Let goed op uw voorraadminima bij het aanvullen van onderdelen en benodigdheden, zegt Joe McVay, een implementatieadviseur bij Fiix met ervaring in facilitair onderhoud.

"Veel organisaties realiseren zich niet hoeveel cashflow vastzit in de voorraad in het magazijn die just-in-time van meerdere leveranciers kan worden gekocht zonder de bedrijfsvoering te onderbreken", zegt Joe.

Zoek naar onderdelen in uw magazijn die niet direct kritiek zijn of die gemakkelijk kunnen worden ingekocht bij leveranciers met korte doorlooptijden. Pas uw inkoopschema dienovereenkomstig aan, zodat u geen geld uitgeeft aan onnodige voorraad.

Veel leveranciers bieden ook 'voorraad houden'-programma's aan, zegt Joe. Deze programma's garanderen de beschikbaarheid van onderdelen zonder ze aan uw boeken toe te voegen totdat u ze nodig heeft. Dit geeft u op korte termijn flexibiliteit in uw budget zonder het risico.

Lees hier alles over het bouwen en organiseren van een opslagruimte van wereldklasse

#2:vind het in je agenda

Preventief onderhoud is geweldig, maar te veel kost u. U kunt de arbeidskosten en onderdelen verlagen zonder de gezondheid van uw bedrijfsmiddelen op te offeren door onnodige PM's te besparen, zegt Charles Rogers, Fiix' Senior Implementation Consultant met meer dan 33 jaar ervaring in onderhoud.

"Als bij uw reguliere inspecties niets mis is met een activum, kunt u ze waarschijnlijk minder vaak doen", zegt Charles.

Lees hier alles over het optimaliseren van uw PM's en onderhoudsschema

Hij raadt aan om eerst te kijken naar gepland onderhoud op basis van OEM-richtlijnen. Deze PM's hebben waarschijnlijk meer ruimte voor verbetering, omdat ze niet zijn gemaakt met uw specifieke gebruiksscenario in gedachten. Controleer alle PM's die u wijzigt om ervoor te zorgen dat het aantal fouten niet toeneemt.

#3:Vind het in je werkorders

Door de sleuteltijd te verlengen, kunt u uw onderhoudsbudget verder oprekken, zegt Rob Kalwarowsky, Reliability Engineer en Asset Manager.

Rob stelt voor om de sleuteltijd te berekenen voor al het werk, te beginnen met banen met hogere arbeidskosten. Markeer gebieden waar de momentsleutel laag is. De gemiddelde sleuteltijd is 20% en 40% is van wereldklasse, zegt Rob.

"Als je deze basislijn eenmaal hebt, kun je de oorzaak van een lage sleuteltijd herleiden tot een hoofdoorzaak en je schema's en processen aanpassen om die kloof te overbruggen", zegt Rob.

Door de sleuteltijd met een paar procentpunten te verlengen voor honderden reparaties en PM's, kunt u duizenden dollars aan arbeid besparen en een deel van uw verloren budget goedmaken. En als het onderhoud sneller gaat, krijgt de productie meer uptime. Het is een win-win voor iedereen.

Bekijk alle manieren waarop u werkordergegevens in uw voordeel kunt gebruiken

#4:Vind het in je processen

Uw budget wordt een beetje krapper elke keer dat een zeer bekwame technicus stopt met wat ze aan het doen zijn om een ​​routinetaak te voltooien. Daarom stelt Jason Afara, Solutions Engineer bij Fiix en voormalig onderhoudsmanager, voor om operators op te leiden voor routineonderhoud.

"Bedieners kennen hun machines het beste", zegt Jason, "Geef ze de macht om machines te inspecteren... en licht onderhoud uit te voeren dat anders uw tijd zou vergen."

Er zijn een paar belangrijke ingrediënten die het inschakelen van de operator tot een succes maken. De eerste is communicatie. Werk samen met de operations- of productiemanager en zorg ervoor dat operators begrijpen waarom dit project plaatsvindt (en nog belangrijker, wat het hen oplevert). Duidelijkheid is ook belangrijk. Trainings- en ondersteuningsmateriaal (zoals takenlijsten en handleidingen) moeten gemakkelijk te volgen zijn. Het laatste stuk is vertrouwen. Operators moeten zich uitgerust en veilig voelen om hun werk te doen.

Jason stelt ook voor om samen te werken met operators en technici om normen te creëren voor het aanvragen van werk. Werk kan sneller worden gedaan als verzoeken duidelijk en gemakkelijk in te vullen zijn. Dat vermindert de arbeidsuren (en kosten) die gepaard gaan met onderhoud.

Niet alleen bespaart een paar uur training u op de lange termijn geld, maar het helpt u ook om apparatuurstoringen eerder op te sporen en noodonderhoud te voorkomen, wat ten koste gaat van uw budget.

Bekijk deze spoedcursus van 12 stappen om operators te betrekken bij onderhoud

#5:Vind het in je mensen

Dit is weer een juweeltje van Rob en het draait allemaal om communicatie, het betrekken van medewerkers en het goede voorbeeld geven.

"U bezuinigt op onderhoud waarvan [uw personeel] denkt dat ze het zouden moeten doen", zegt Rob. "Dat zal een negatieve impact hebben."

Een laag moreel is meer dan wat extra gemopper in de kantine. Het creëert angst, wantrouwen en informatielacunes, zegt Rob. Als u het hele plaatje mist, kunt u geen problemen zien en geen prioriteiten stellen voor werkzaamheden, wat essentieel is na bezuinigingen op het onderhoudsbudget.

"Je moet een omgeving met weinig angst en veel vertrouwen koesteren, zodat mensen je precies kunnen vertellen wat er op de werkvloer gebeurt", zegt Rob.

Hier zijn enkele manieren om dat te doen:

Boek regelmatig een vergadering met het personeel om te praten over zorgen, wegversperringen, oplossingen en successen. Het kan even duren voordat iedereen zich op zijn gemak voelt om te delen. Dat betekent dat je een tijdje de enige bent die praat.

Stop met het spel van de schuld te spelen. Als een kritieke werkorder niet op tijd werd uitgevoerd, praat dan met uw technici, zoek uit wat hen tegenhield en bedenk een manier om te voorkomen dat dit opnieuw gebeurt.

Maak statistieken die niets met efficiëntie te maken hebben. Uw technici moeten weten hoe goed ze samenwerken, problemen identificeren en werken aan het vinden van oplossingen. Het vertelt uw team dat u net zoveel om hen geeft als in het algemeen.

Hoe u uw baas kunt overtuigen om het onderhoudsbudget te verhogen

Een groter onderhoudsbudget krijgen is moeilijk, maar niet onmogelijk. We hebben een aantal beproefde strategieën samengesteld die andere onderhoudsteams hebben gebruikt om extra middelen te scoren. Ze helpen je van gedachten te veranderen, je zaak te verdedigen en het budget te krijgen dat je nodig hebt.

Nadat je de onderstaande strategieën hebt gelezen, kun je je pitch bepalen met deze presentatiesjabloon

Het gebruik van achterstandsstatistieken om meer mensen aan te nemen

Als je krap bij kas zit, zit je waarschijnlijk ook vast in tijd. Dat betekent achterstand. Veel achterstand. Het goede nieuws is dat het gemakkelijk is om mensen aan boord te krijgen om dit probleem op te lossen als u over de juiste gegevens beschikt.

Begin met het bijhouden van uw achterstand in preventief onderhoud in uren. Vergelijk dit aantal met de beschikbare uren voor uw personeel om het verschil tussen de twee te bepalen.

De volgende stap is om te laten zien hoe de achterstand het bedrijf beïnvloedt. Houd de gemiddelde tijd tussen storing en de kosten van storingen bij. Wanneer de MTBF omhoog gaat omdat u onderhoud mist, betekent dit meer uitvaltijd en minder productie.

Gebruik deze gegevens wanneer u om het budget vraagt ​​om een ​​extra persoon aan te nemen, meer overuren aan te bieden of meer uit te geven aan aannemers. Dit is wat werkte voor Tom Dufton, een onderhouds- en projectmanager bij voedselproducent Perth Country Ingredients:

Krijg een raamwerk in zes stappen om onderhoudsachterstanden aan te pakken

Schone start-ups gebruiken om hogere arbeidskosten te rechtvaardigen

Andere onderdelen van uw bedrijf hebben te lijden onder het bezuinigen op het onderhoudsbudget. Uw personeel is dun verspreid, het werk wordt gehaast (of gemist) en apparatuur faalt. Het volgen van schone start-ups is een manier om dit te bewijzen en het extra geld te krijgen dat u nodig heeft om dit te voorkomen.

Schone start-ups waren een belangrijke maatstaf voor Stuart Fergusson, Fiix's Director of Solutions Engineering, tijdens zijn tijd als productielijnmanager bij Proctor and Gamble. Deze KPI bracht niet alleen onderhoud en bedrijfsvoering samen, maar was ook direct gekoppeld aan financiële doelstellingen. Dat trekt altijd de aandacht van mensen.

Helaas zijn schone start-ups moeilijk te realiseren zonder de tijd, mensen en middelen om goed onderhoud uit te voeren, wat geld kost.

Je pleidooi houden voor dit geld begint met het berekenen van de kosten van verloren tijd en productie door slechte start-ups voor alle machines over een heel jaar. Vergelijk dit met de lagere kosten van extra mensen en middelen om schone start-ups te realiseren.

Vind meer manieren om de doelen van onderhoud en operaties op elkaar af te stemmen

Tijdregistratiestatistieken gebruiken om de ROI van technologie weer te geven

Administratieve taken kosten tijd en geld. Als uw technici een uur per dag bezig zijn met het schrijven van werkorders, is dat een uur aan verloren efficiëntie waar u voor betaalt. Dus hoewel het misschien goedkoper lijkt om alles met de hand te doen in plaats van met technologie, kost het je op de lange termijn meer.

Aan zaken als sensoren en CMMS-software hangt een prijskaartje. Het verhogen van uw onderhoudsbudget voor deze aankopen begint met het bijhouden van de hoeveelheid tijd die uw team besteedt aan administratieve taken. Kijk dan hoeveel tijd u bespaart met software.

De laatste stap is om te benadrukken hoe u deze extra tijd zou gebruiken en de impact die dit zou hebben op de bedrijfsdoelstellingen. Als u bijvoorbeeld nog één PM per dag zou kunnen doen, hoeveel meer uptime zou het bedrijf dan kunnen winnen.

Dit was de strategie die het onderhoudsteam van Rambler Metals &Mining hanteerde. Na de implementatie van een CMMS kon het bedrijf de tijd die aan administratieve taken werd besteed, met 15% verminderen. Ze waren in staat meer preventief onderhoud uit te voeren en uitval van apparatuur te verminderen.

Alles wat je zojuist hebt gelezen in drie zinnen

1. Het elimineren van verspilling, of het nu gaat om onderdelen die u niet nodig heeft of vertragingen in uw werk, is cruciaal bij het omgaan met bezuinigingen op het onderhoudsbudget.

2. Vergeet niet te communiceren met uw team, hen te betrekken bij de besluitvorming en open te staan ​​voor feedback, zodat u een giftige werkomgeving kunt vermijden.

3. Als u om een ​​verhoging van uw onderhoudsbudget vraagt, leun dan op cijfers om de waarde van onderhoud te bewijzen en om te benadrukken wat uw bedrijf verliest door niet in onderhoud te investeren.