Anti-omkopings- en corruptiewetten meesteren: Essentiële leidraad voor supply chain compliance

Als het gaat om het elimineren van omkoping en corruptie uit uw supply chain, wie is die 'vreemde publieke ambtenaar' waar u zich zorgen om moet maken?

De Foreign Corrupt Practices Act, uitgevaardigd in 1977, verbiedt bedrijven betalingen te doen aan buitenlandse ambtenaren 'om te helpen bij het behouden of verkrijgen van zaken' — met andere woorden, omkopingen. De wet stelt geen minimumbedrag voor dergelijke betalingen, en sancties kunnen aanzienlijk zijn.

Naleving van de wet begint met de definitie van 'vreemde publieke ambtenaar.' Helaas zijn de richtlijnen van het Department of Justice zo breed dat ze 'open' zijn, zegt Charles Thomas, directeur anti-omkoping en corruptie bij LexisNexis Risk Solutions. Ze specificeren elke ambtenaar van een buitenlandse politieke partij, of kandidaat voor een publiek ambt in dat land. In theorie zou dat 'grap'-kandidaten omvatten die af en toe opduiken in Britse politieke campagnes. Moet een bedrijf voorzichtig zijn om verdachte betalingen aan Lord Buckethead te vermijden?

Hoewel regulators waarschijnlijk niet de meest absurde zaken zullen najagen, moeten bedrijven nog steeds extreem voorzichtig zijn in omgang met individuen in buitenlandse landen. De wet kan worden geïnterpreteerd als inclusief familieleden of naaste medewerkers van een buitenlandse ambtenaar — zeg, de broer van een vervoerminister. De mogelijkheden om op iemand te botsen die zelfs maar marginale invloed uitoefent op de zakelijke zaken van een land, lijken grenzenloos.

Iedereen die werkt voor of namens een regering kan worden gezien als een vreemde publieke ambtenaar. De definitie 'druipelt door' naar vertegenwoordigers van bedrijven en organisaties die niet direct door de overheid worden gecontroleerd, aldus Thomas.

De vraag wat een omkoping vormt, lijkt een makkelijkere te beantwoorden. Het is essentieel iets van waarde — maar die term kan ook tot absurde uitersten gerekt worden. Thomas herinnert zich de keer dat hij een klant van een privaatbedrijf in Australië ontmoette. Uit vrees voor de lange arm van de FCPA en de Australische wet, weigerde de persoon Thomas een kopje koffie te laten betalen. Dat, rekende hij, was 'een item van waarde.'

De echte zorg bij het opsporen van omkopingen betreft voordelen als businessclass vluchten, luxe hotelovernachtingen en uitbundige maaltijden. 'Er moet veel common sense zijn,' zegt Thomas. Er is een duidelijk verschil tussen een pizza betalen in een vergaderruimte en een hele groep behandelen op een show en diner in een chique restaurant.

Dat gezegd hebbend, wat moet een bedrijf maken van de FCPA-beperking tegen 'faciliteringsbetalingen'? Wat te denken van betalingen aan een douaneambtenaar om de verwerking van een formulier te versnellen? Soms is dat een legitieme uitgave, en soms niet. Het is een van de veel grijze gebieden die bedrijven lastigvallen die streven naar naleving van de wet tijdens zakendoen in buitenlandse landen.

De sleutel om de wet op een zinvolle manier toe te passen ligt in goede training en communicatie, zegt Thomas. Het kan nuttig zijn, bijvoorbeeld, luchtvaartpassagiersmanifesten te onderzoeken om te bepalen of een dure upgrade een cadeau was aan een buitenlandse ambtenaar (of een familieleden van die persoon).

Bepaalde landen en regio's van de wereld vormen een hoger risico op betrokkenheid bij omkoping. Die met een groter contingent aan vreemde publieke ambtenaren verhogen het aantal interacties dat binnen de werkingssfeer van de FCPA kan vallen. In China, bijvoorbeeld, zijn er miljoenen burgers die een officiële rol vervullen in publieke zaken, niet te noemen de honderdduizenden staatsbedrijven of gecontroleerde bedrijven. Hetzelfde geldt voor Rusland.

Een tweede risicogebied ligt bij industrieën die van nature een hogere kans hebben op het tegenkomen van vreemde publieke ambtenaren. Vaak zijn dat bedrijven met zware betrokkenheid in grensoverschrijdende logistiek. Daarna zijn er de producenten van hooggewarde goederen bij lage lonen, zoals olie, goud en andere edele metalen, en zeldzame aarden. Elk stadium van de supply chain, van winning van grondstoffen tot verwerking, verpakking en verkoop, biedt een nieuwe kans om te interacteren met een ambtenaar.

De inspanningen van een bedrijf om omkoping te controleren, moeten evenredig zijn aan het gevarieerde risico, zegt Thomas. Tegelijkertijd is het vitaal om vreemde publieke ambtenaren of agenten zo goed mogelijk te identificeren, beginnend met staatshoofden en voortgaand naar individuen verantwoordelijk voor lokale zaken.

'Als u gaat interacteren met een nieuwe leverancier in China, een distributie-agent in Nigeria, of een verkoopagent in Frankrijk, moet u due diligence uitvoeren op al die relaties om het niveau van overheidsbetrokkenheid te ontdekken dat ze kunnen vormen,' zegt Thomas.

De taak wordt complexer waar grotere bedrijven betrokken zijn, waarupon het belangrijk is om het proces zo veel mogelijk te automatiseren, en individuen aan te wijzen om de inspanning te begeleiden. Het vermogen om instanties van omkoping vooraf te voorkomen wordt dan vooral cruciaal. 'Het Department of Justice en de Securities and Exchange Commission kijken gunstiger naar bedrijven met mensen die een naar behoren toegewezen taak uitvoeren,' zegt Thomas. 'Een ad hoc-benadering is niet de beste verdediging.'

Bedrijven met wereldwijde omvang kunnen niet verwacht worden om elk enkel individu dat ze wereldwijd vertegenwoordigt, nauwlettend in de gaten te houden. Maar verspreiding van een duidelijk uitgewerkt beleid tegen omkoping en corruptie kan helpen senior management te beschermen tegen straf als het onwetend was van een schending. Dat was het geval in 2012, toen een managing director van Morgan Stanley in China individueel schuldig werd bevonden aan het omzeilen van de interne boekhoudcontroles van het bedrijf.

'Er is maar zoveel wat een bedrijf kan doen,' zegt Thomas. 'Maar mits het compliance-procedures heeft, samen met due diligence, training en communicatie, komt het er uiteindelijk op neer tot de daad van een oncontroleerbaar individu.'