Automatisering: de sleutel tot een stressvrije financiële afsluiting

De 'cult van overwerken' is volop aan de gang. Iedereen in accounting of finance – of het nu in de hub van centraal Londen is, de woelingen van Wall Street, of een back-office ergens anders – weet dat hun werk nooit echt klaar is en er zijn studies om het te bewijzen.

De UK CIMA (Chartered Institute of Management Accountants) enquête rapporteert een gemiddelde van 43 werkuren per week. De resultaten zijn dramatischer voor hooggerangde finance-professionals. De 2013 leden- VS salarisenquête van CIMA rapporteerde dat de gemiddelde werkweek voor CIMA-leden in de VS 49 uur was.

Zie ook: Slechte financiële afsluitingsprocedures kosten grote ondernemingen tot £4m

Net een paar weken geleden onthulde een enquête van FD Recruit dat financiële directeurs in het VK nu gemiddeld 50 uur per week werken, en zelden al hun jaarlijks vakantietijd gebruiken. CFO's en financiële directeurs met een globale bereik rapporteren de langste gemiddelde werkweken – 61 uur. Dezelfde statistiek weerspiegelt zich in de 2013 CIMA-resultaten voor de VS met 41% van hun leden – de meeste van hen hooggerangde finance-officieren – die zo veel als 60 of meer uren per week werken.

Meer werk, meer risico

Maar al die extra werk helpt bedrijven niet vooruit. Lange uren werken betekent niet noodzakelijk dat kwaliteit en productiviteit gegarandeerd zijn. Feitelijk kan overwerken de foutensignificantly verhogen en het vermogen van personeel om op hun hoogste niveau te presteren verminderen.

Zie ook: De CIO-gids om de CFO tevreden te houden

Het is niet makkelijk voor een CFO of financiële directeur om een pauze te nemen. Er zijn bonussen, competitieve positionering en bedrijfsintegriteit op de spel. De druk lijkt nooit te stoppen, zelfs als financiële werknemers officieel vrij zijn. Volgens de FD Recruit enquête: '...veelen zijn onstaat om volledig van werk af te schakelen, met 81% die zegt dat ze bijna altijd bereikbaar zijn per telefoon en 64% die zegt dat ze een werk-laptop meenemen.' Niettemin, al dit werk kan de organisatie in gevaar brengen voor fouten en gemiste kansen.

Om hoge standaarden van efficiëntie en nauwkeurigheid te bevorderen en een scherp oog te houden op verbetering in elke organisatie vereist constant alert zijn. Dit is met name zichtbaar in de complexe activiteiten rond de financiële afsluiting. Je moet elk detail in de gaten houden. Maar al die monitoring kost tijd. Het bindt personeel in het reviewen van rapporten en het verzamelen van data, wat weinig tijd overlaat voor echte kritische analyse.

Efficiëntie en nauwkeurigheid

Hoe kunnen finance-professionals hun doelen bereiken zonder om de klok te werken? De truc is om herhaalbare processen te vinden en ze te automatiseren. Op die manier zal elke taak voltooild worden met absolute consistentie, snelheid en zichtbaarheid – en je hoeft geen uren te besteden aan het onderzoeken van resultaten en het stellen van vragen.

Financiële afsluitingsprocessen end-to-end automatiseren maakt het beheren van honderden – of honderdduizenden – herhaalbare taken beheersbaar. Door handmatige activiteiten uit de financiële afsluiting te halen, verminder je de kans op menselijke fouten en verbeter je je zichtbaarheid. Bovendien documenteer je stappen automatisch, wat cruciaal is voor compliance en audit-controles. Wanneer je technologie gebruikt om massive projecten op te breken, transformeer je je team van detail-wakers in echte analisten. Met personeel bevrijd van brandblussen kunnen ze managen op uitzondering en herfocussen op analyse.

Zie ook: De nieuwe CFO: een vriend van IT

Echte procesautomatisering is niet gewoon een planningsgrafiek. Met procesautomatisering kunnen organisaties de logische stappen bouwen die processen in de afsluiting uitvoeren met betrouwbare precisie. Eenmaal de juiste processen correct geautomatiseerd, voeren ze precies dezelfde manier uit elke keer. Het automatiseren van bedrijfskritische processen stelt organisaties in staat om de waarde van bestaande informatietechnologiesystemen te verhogen om kostbare en onnodige tijd, inspanning en energie te elimineren.

Vandaag de dag kan financiële proces-technologie CFO's en financiële directeurs vrijmaken van veeleisend, repetitief werk. Met financiële afsluitingsautomatisering hoef je niet in te boeten op snelheid of kwaliteit voor efficiëntie. Je kunt het allemaal hebben en je kunt zelfs ab en toe een vrije dag nemen.

Bron: Dennis Walsh, president van Redwood Software Americas and Asia-Pacific