Intelligente automatisering inzetten voor het bouwen van morgige digitale finance workforce

Intelligente automatisering kan een digitale finance workforce van morgen bouwen waar de samenwerking tussen digitale en fysieke werknemers resulteert in grotere organisatorische capaciteit en werknemersempowerment.

Multichannel capture en workflow-technologieën zijn een lange weg gegaan in het helpen van accountancyfirms en financiële afdelingen over veel industrieën om data voor hun bedrijven te laten werken en niet tegen hen. Maar ze gaan maar tot op zekere hoogte, en dit is waarom er behoefte is aan intelligente automatisering.

Met financiële procesautomatisering kunnen organisaties nu de purchase-to-pay, order-to-cash en record-to-report cycli stroomlijnen en versnellen door informatie van elke bron vast te leggen en te extraheren, het automatisch te routen in een goedkeuringsworkflow, en informatie over te dragen in het systeem van registratie. Echter, hoewel het ERP-systeem de krachtige kern is van de financiële operaties van je klanten, heeft het zijn beperkingen.

Meeste organisaties zijn nog gedwonden werknemers toe te wijzen om de tijdrovende, handmatige werk te verwerken om informatie van derde-partij bronnen te verwerken of taken aan te pakken die uniek zijn voor hun bedrijf. Daarom, zelfs als financiële procesautomatisering al geïmplementeerd is, zijn er waarschijnlijke significante workflow-gaten en blinde vlekken die besluitvorming kunnen debilitieren en uiteindelijk klant- en leveranciersrelaties kunnen spannen.

Financiële procesautomatisering is slechts een deel van de vergelijking

Laten we aannemen dat een organisatie financiële procesautomatiseringstechnologie heeft geadopteerd en misschien service-georiënteerde architecturen heeft gebouwd om applicaties te laten samenwerken. Hoewel deze systemen data van meerdere bronnen kunnen verwerven, vereist het verbeteren en correct leveren van de informatie waarschijnlijk significante IT-skills. De uitdaging wordt verder gecompliceerd bij het automatiseren van processen die zich uitstrekkken over interne enterprise-applicaties en externe partner- en klantsystemen, websites, online diensten, enzovoort.

De bottom line: financiële procesautomatisering-oplossingen zijn simpelweg niet ontworpen om te koppelen aan meerdere, uiteenlopende interne en externe bronnen om data te benaderen of te integreren, of de menigte van andere handmatige taken die uniek zijn voor een bedrijf. Het groeiende van een bedrijf verergeren de zaak nog meer; met meer data komt meer complexiteit; het is makkelijk om terug te vallen op meer mensen bij de problemen gooien. Maar er is een betere manier dan mensen op het probleem te gooien of te investeren in dure custom development om te proberen om de ERP om te werken.

Overbrug de procesautomatiseringsgaten met RPA en intelligente automatisering

Kom robotische procesautomatisering (RPA), een krachtige capaciteit die schijnt doelbewust ontworpen om de automatiseringsgaten in financiële en accounting-processen te overbruggen.

RPA is ontworpen om te dienen als een complement – niet een vervanging – aan een bestaande financiële en accounting-automatiseringsworkflow en kan schalen om de behoeften van elke accountancyfirm of organisatorische financiële afdeling te voldoen. Omdat RPA bovenop de bestaande technologie van een organisatie zit, werkt het goed met geïnstalleerde kernsystemen en kan snel geïmplementeerd worden om operationele storing van dagelijkse zaken te minimaliseren. RPA gebruikt software-robots om specifieke regel-gebaseerde acties na te bootsen die een persoon onderneemt tijdens het werken op een computer (maar met 100% nauwkeurigheid) en is ideaal voor het afdekken van die overgebleven taken binnen workflows die historisch moeilijk te automatiseren zijn.

Use Case: Factuurverwerking

Een globale telecommunicatieprovider ontving 1.000 stukken post per dag in AP, voornamelijk factuur-gerelateerd, en vertrouwde op inefficiënte, handmatige processen.

Voor procesautomatisering:

• 14 dagen om een factuur te verwerken (gemiddeld)
• 2-3% vertragingsboetes na frequente onmogelijkheid om leveranciersbetaaltermijnen te halen

Nu halen tientallen software-robots 9.000 facturen/maand op van 30 leverancierswebsites en leveren de data aan financiële systemen, klaar voor verwerking en betaling.

Na procesautomatisering:

• 1-2 dagen om een factuur te verwerken
• 400% toename in productiviteit

RPA werkt binnen enterprise-systemen, in desktop-applicaties zoals Microsoft Excel, en over externe bronnen zoals websites en webportals – bijvoorbeeld inloggen op een leveranciersportaal om informatie te verzamelen of data kopiëren en invoeren tussen applicaties. Wanneer je het gehele financiële en accounting-spectrum overweegt, kunnen er van honderden tot honderdduizenden interafhankelijke regel-gebaseerde taken zijn die in dezelfde volgorde, steeds weer, uitgevoerd moeten worden.

Dit is waar RPA schittert.

Kortom, RPA stelt organisaties in staat om de tijdrovende, foutgevoelige handmatige taken te delegeren aan de robots, en werknemers op te heffen om zich te richten op meer strategische, hogere-waarde taken. Precies waar RPA het beste toegepast wordt binnen een specifieke organisatie of afdeling hangt af van de meest urgente huidige prioriteiten en langetermijndoelen.

Use Case: Procure-to-pay

Een toonaangevende transportprovider stelde klanten in staat om ophalingen aan te vragen via e-mail; echter, CSR's waren belast met handmatig het opnieuw invoeren van verzenddetails uit de e-mails in een interne scheduling-applicatie, alsook de verzendersportaal.

Voor Procesautomatisering:

• Handmatig toegang tot 70+ partnerportalen – met verschillende inloggen, navigatie, transacties en rapporten
• Kostverbod: Elke CSR kon nauwelijks 1 premiumklant bedienen

RPA leest e-mails automatisch, extraheert details, voert ze in de scheduling-applicatie in en post naar de verzendersportaal binnen seconden na de initiële e-mail.

Na Procesautomatisering:

• 100% van handmatige, routinematige werk geëlimineerd
• 90% tot 95% van werknemerstijd teruggewonnen voor hogere-waarde werk.
• Geen dure transcriptiefouten

Intelligente Automatisering – De belofte van echte end-to-end digitale transformatie realiseren

Vaak, wanneer je klanten gevraagd worden hun automatiseringsprioriteiten te evalueren, ontstaat een vraag: Wat als ik wil uitstijgen boven het overbruggen van de handmatige taakgaten in mijn workflow met RPA en mijn processen naar het volgende niveau van optimalisatie en productiviteit tillen?

Het is duidelijk dat het 'onboarden' van software-robots als de digitale workforce om de repetitieve, regel-gebaseerde taken af te handelen die kritieke werknemerstijd en breinkracht opzuigen, zijn waarde blijft bewijzen. Echter veel organisaties ontdekken dat hun bedrijfsoperaties steeds complexer worden door de enorme hoeveelheden ongestructureerde data in documenten en e-mails, mobiele transacties, elektronische handtekeningen, uitzonderingsafhandeling, biometrische authenticatie/validatie, case management en klantcommunicatie.

Het aanpakken van deze proces- en datacomplexiteiten vereist een next-generation, unified intelligente automatiseringsplatform dat analytics en cognitieve technologieën bundelt met RPA om meer end-to-end processen te automatiseren, terwijl meer waarde wordt gegenereerd:

Overweeg het volgende voorbeeld van het intelligente automatiseringsframework dat een typisch financieel en accounting-proces optimaliseert:

• Voor intelligente automatisering, voert een werknemer facturen of verkooporders handmatig in; dit is inherent traag en introduceert het risico op menselijke fouten en significante vertragingen.
• Een Intelligente Automatisering framework ingest de data (elk formaat); classificeert en extraheert de data automatisch; integreert de informatie met de ERP (SAP, Oracle, etc.); analyseert de prestaties van niet alleen de platformcapaciteiten en of ze zoals bedoeld uitgevoerd zijn, maar biedt inzichten in het factuur- of verkooporderproces; en levert die real-time inzichten aan executives in het exacte formaat dat ze willen ontvangen voor het optimaliseren van financiële en operationele prestaties.

Eén financiële dienstverleningsinstelling verlaagde factuurverwerkingskosten met 75%, wat $1,3 miljoen in jaarlijkse operationele kostenbesparing opleverde met Intelligente Automatisering.

Het eindresultaat is een werkelijk geautomatiseerd procesworkflow dat de back-office met de front-office verbindt. Klanten worden geempowerd om niet alleen te schalen, maar ook de voordelen en ROI van hun procesautomatisering-implementatie te meten.

Daarin ligt de echte kracht van een intelligente automatiseringsplatform: het bouwen van een digitale finance workforce van morgen waar de samenwerking tussen digitale en fysieke werknemers resulteert in grotere organisatorische capaciteit en werknemersempowerment.

Chris Huff is CSO van Kofax. Hij ontwikkelt en drijft de globale strategische initiatieven van het bedrijf, intelligente automatisering thought leadership en cross-functionele horizontale integratie.