Hoe succesvol te zijn op de reis naar de volledig geautomatiseerde onderneming

Het tijdperk van automatisering is aangebroken. Bedrijven over de hele wereld geven ondankbare, op regels gebaseerde taken over aan softwarerobots die zijn gebouwd met behulp van een technologie die Robotic Process Automation (RPA) wordt genoemd. Dit verbetert de efficiëntie en stelt medewerkers in staat zich te concentreren op het werk met toegevoegde waarde dat er echt toe doet. Veel organisaties staan ​​echter aan het begin van hun reis en moeten het potentieel van volledige automatisering nog ontsluiten, wat kan worden gekarakteriseerd als de logische conclusie van RPA. Wanneer ze op deze bestemming aankomen, hebben bedrijven een optimale balans bereikt tussen wat RPA-softwarerobots namens werknemers kunnen bereiken en waar werknemers het beste in zijn. Al het werk dat kan worden geautomatiseerd, zal worden geautomatiseerd en als zodanig zullen werknemers volledig vrij zijn van procesgestuurde taken.

Volledige automatisering is het einddoel - en het pad dat er zal komen, varieert van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van hun behoeften. Er is geen ideaal scenario en er is geen 'one side fits all'-benadering om succesvol te zijn met het implementeren van bedrijfsbrede automatisering.

Een paar belangrijke kenmerken zullen de rit bepalen:de betrokken werknemers, de bedrijfsdoelstellingen en de integratie van automatiseringen. Uiteindelijk is het doel een robot voor elke persoon en een ecosysteem van automatiseringen die samenwerken om alle medewerkers te ontlasten van data-intensieve taken.

Begin met automatisering

Wanneer ze voor het eerst met automatisering beginnen, hebben veel bedrijven het gevoel dat ze hun opties open willen houden en de beschikbare tijd willen gebruiken om te onderzoeken wat automatisering kan doen voor hun teams en hun bedrijf. De eerste stap op weg naar volledige automatisering is vaak een testfase die afhankelijk is van het aantonen van het rendement op de investering en het vervolgens overtuigen van de C-suite, afdelingshoofden en IT van de voordelen ervan.

Zodra automatisering aan de agenda is toegevoegd, moeten organisaties vervolgens een RPA Center of Excellence creëren om het gebruik van de technologie te promoten en te stimuleren om een ​​gecentraliseerde weergave en governance te bieden. In dit stadium worden geselecteerde processen gekozen, vaak geïsoleerd, op basis van het feit dat ze veel potentieel hebben, maar taken van lage waarde zijn die snel kunnen worden geautomatiseerd en onmiddellijk resultaat opleveren in de vorm van verhoogde productiviteit of klanttevredenheid. Deze top-down, proces-voor-proces-aanpak, geïmplementeerd door RPA-experts, helpt automatiseringsprogramma's van de grond te komen.

NHS Shared Business Service (SBS) koos bijvoorbeeld als eerste grootschalige automatisering voor de zeer arbeidsintensieve taak om cashflowbestanden bij te houden. Het kostte oorspronkelijk 20 medewerkers en twee uur per persoon om de dagelijkse taak te voltooien. Een softwarerobot doet dit nu in minder dan vijf uur. De resultaten trokken de aandacht van belanghebbenden en sindsdien heeft NHS SBS een heel ecosysteem gecreëerd van robots die meer dan 250 processen afhandelen.

Uw automatiseringsproject bedrijfsbreed opschalen

De initiële proces-voor-procesbenadering onder leiding van RPA-experts moet worden ondersteund door materiedeskundigen, die de expertise die gedurende vele jaren is opgedaan bij het uitvoeren van een taak of een proces ter tafel kunnen brengen en het best geplaatst zijn om te weten hoe dat kan worden verbeterd . Bedrijven die uitsluitend vertrouwen op een Center of Excellence voor het identificeren, creëren en implementeren van automatisering, kunnen mogelijk slechts 3 tot 7% ​​van alle mogelijke automatiseringen bereiken.

RPA-ontwikkelaars missen de fundamentele kennis die nodig is om individuele behoeften te begrijpen, en dus het volledige automatiseringspotentieel. Daarom moet een democratisering van de automatisering beginnen. Dit omvat het opleiden van werknemers over hoe de technologie werkt en het aanmoedigen van experts in het hele bedrijf om bij te dragen aan de inspanningen.

Met een vollediger beeld van afdelingsprocessen kunnen medewerkers die een RPA-training of 'burgerontwikkelaars' hebben gevolgd, de bredere mogelijkheden van automatisering ontsluiten en het effect ervan op de bedrijfsresultaten vergroten. Orange Spain, een mobiele netwerkoperator, begon dit proces in 2017 door 13 mensen uit verschillende business units op te leiden. Het heeft nu RPA-ambassadeurs op elke afdeling, waardoor ze nieuwe mogelijkheden voor automatisering kunnen ontdekken. Tot op heden heeft het bedrijf 400 robots in het hele bedrijf ingezet.

Om de schaal te bereiken die nodig is om door deze fase te groeien, moeten werknemers op zijn minst enig begrip van de technologie hebben. Een luchtvaartmaatschappij koos ervoor om een ​​bedrijfsbreed opleidingsprogramma uit te rollen dat openstaat voor iedereen, van technologieprofessionals tot ticketagenten en bagageassistenten. Dit omvatte het geven van toegang aan medewerkers tot gratis software, experts en zelfs Build-a-Bot-sessies.

Naarmate meer werknemers betrokken raken en het automatiseringstraject van het bedrijf gaan ondersteunen, of dat nu is door middel van een algemeen begrip of door de bots zelf te bouwen, kan RPA een geïntegreerd onderdeel worden van de algehele cultuur van de organisatie. Automatisering kan transformeren van het op zich nemen van zelfstandige taken naar afdelings- of zelfs afdelingsoverschrijdende processen.

Door meer medewerkers bij het automatiseringstraject te betrekken, kan een bedrijf zijn inspanningen opschalen en uiteindelijk volledige automatisering bereiken.

Het eindspel:volledige automatisering

In een volledig geautomatiseerde onderneming zullen robots de backoffice regeren, terwijl menselijke werknemers waarde toevoegen aan de voorkant. Elke baan heeft een element van repetitief of op regels gebaseerd werk. Dit wordt zowel op grote schaal gezien, zoals een financieel team dat duizenden facturen verwerkt, als op minder intensieve maar nog steeds repetitieve taken zoals het verzenden van één specifieke e-mail per week.

In het Mater Hospital in Dublin heeft de organisatie aan het begin van de pandemie een ‘robot voor elke verpleegster’-aanpak aangenomen. Door elke verpleegkundige op de afdeling toegang te geven tot softwarerobots, bespaart de afdeling Infectiepreventie en -bestrijding 3 uur administratieve tijd per dag, 18 uur per week en 936 uur per jaar. Dit maakt essentiële tijd vrij in de tijd van verpleegkundigen om te reageren op de druk van COVID-19 en meer tijd te besteden aan patiëntenzorg.

Van IT-teams kan echter niet worden verwacht dat ze al deze automatiseringen bouwen. Dit zou simpelweg te lang duren om effectief te zijn. Met low-code of no-code platforms kunnen medewerkers co-producent worden met IT, en zo snel en reactief robots bouwen en inzetten.

Om elk proces te automatiseren, moeten automatiseringen ook intelligent zijn. De introductie van AI zorgt voor cognitieve automatiseringen die oordeel vereisen. Een softwarerobot kan bijvoorbeeld gegevens uit gestructureerde bronnen scannen, extraheren en verwerken, maar een door AI aangedreven softwarerobot kan gegevens uit zowel gestructureerde als ongestructureerde bronnen lezen en begrijpen, zoals handgeschreven notities, en deze naar behoefte verwerken.
Met meer geautomatiseerde processen geautomatiseerd, kunnen systemen worden geïntegreerd. Niet langer gebaseerd op afdelingsprojecten, kan de inspanning zich concentreren op volledige workflows die alle automatiseringsprojecten samenvoegen tot een bedrijfsbreed initiatief dat alle functies en disciplines omvat.

Voor die bedrijven die bijna aan het begin van hun automatiseringstraject staan, lijkt volledige automatisering misschien een ver verwijderd doel. Het is natuurlijk niet mogelijk om het van de ene op de andere dag te realiseren. Door echter één automatisering tegelijk aan te pakken en steeds meer werknemers en extra workflows te betrekken, kunnen bedrijven de basis leggen om op een dag een volledig geautomatiseerde onderneming te realiseren.