Hoe robotische procesautomatisering de vastgoedsector revolutioneert

RPA speelt een belangrijke rol in de transformatie van traditionele sectoren, zoals vastgoed.

Robotische procesautomatisering, of RPA, heeft een significante rol te spelen in de transformatie van de vastgoedindustrie. De technologie stelt vastgoedbedrijven in staat om zware, handmatige taken te automatiseren en vastgoedprofessionals meer tijd te geven voor opdrachten die waarde toevoegen aan het bedrijf.

Dit artikel onderzoekt waarom de vastgoedindustrie RPA moet adopteren, de voordelen, de uitdagingen, de impact voor bedrijven die robotica niet adopteren, en twee casestudies om het punt te onderstrepen.

De vastgoedindustrie: inefficiëntie in back-office processen

Momenteel kampen vastgoedorganisaties – zoals veel in traditionele industrieën – met een uitdaging bij het drijven van efficiëntie in back-office processen. Sommige activiteiten, zoals documentbeheer, factuurverwerking en data-extractie uit deze documenten, vragen veel tijd en focus.

Deze taken zijn uiteraard extreem belangrijk, maar ze consumeren een aanzienlijke hoeveelheid tijd en arbeid om te voltooien.

Recente onderzoek, volgens Ranjit PV, Vice President Technology bij Retransform, toont aan dat vastgoedbedrijven nu "consistent op zoek zijn naar manieren om deze inefficiënties te verbeteren, tegelijkertijd de kosten verlagend en de doorlooptijd voor deze activiteiten verbeterend."

Eén van de beste manieren om dit te bereiken is door de adoptie van RPA of robotica.

"RPA stelt organisaties in staat om dergelijke saaie en repetitieve taken die een aanzienlijke hoeveelheid tijd en humaan kapitaal consumeren, gemakkelijk te automatiseren," voegt PV toe.

In-house, uitbesteden of de 24/7 digitale werknemer

Historisch moesten traditionele industrieën een keuze maken tussen het uitbesteden van een technologie-oplossing zoals RPA aan een dienstverlener of in-house deployment.

Nu is er volgens PV een derde optie.

"Vastgoedbedrijven die RPA willen adopteren, hebben een alternatieve optie – de virtuele assistent of een virtuele werknemer die deze activiteiten van onboarding van een nieuwe tech-oplossing uitvoert," aldus hij.

De voordelen van RPA

Er zijn veel voordelen aan het adopteren van RPA in de vastgoedindustrie.

De adoptie van de technologie zal de efficiëntie van veel taken verhogen, omdat ze veel sneller in een digitale omgeving worden uitgevoerd.

Deze automatisering van repetitieve taken en de verbeterde doorlooptijd, doordat bots 24/7 werken, leidt tot kostenbesparing.

Nauwkeurigheid bij taken zoals data-invoer zal ook aanzienlijk verbeteren, omdat eenmaal de bot geprogrammeerd is, er geen afleiding of fouten zijn.

Het laatste voordeel en misschien het belangrijkste, is de tijdsbesparing voor werknemers door handmatige taken te automatiseren. Werknemers kunnen verplaatst worden naar gebieden waar een menselijke hand nodig is, meer innovatieve gebieden of opbrengstgenererende activiteiten.

"De adoptie van RPA vrijmaakt humane resource assessment. En van een compliance-perspectief, zodra je de grenzen definieert, zullen de bots binnen deze werken en zorgen dat je bedrijf compliant is," voegt PV toe.

Casestudies

Om de voordelen van RPA in de vastgoedsector te demonstreren, leverde PV twee casestudies.

1. Logistiek vastgoed

De klant is een wereldwijde leider in logistiek vastgoed met focus op hoge-barrière, hoge-groeimarkten. Een genoteerde Real Estate Investment Trust (REIT), biedt de klant klanten en investeerders het meest moderne en geografisch diverse platform van distributieruimte ter wereld. De klant is bekend om zijn ongekende klantenservice en toewijding aan duurzame ontwikkeling.

Use case

De klant gebruikt Salesforce om zakelijke kansen te managen en Yardi Voyager voor huurcontractbeheer. De kansen (nieuwe huurcontracten en verlengingen) werden eerst in Salesforce ingevoerd, en zodra ze gesloten waren, werden de huurcontracten handmatig in Yardi Voyager ingevoerd. Dit proces was tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten. Bovendien nam het invoeren van één huurcontract in Yardi Voyager 50 minuten in beslag.

Om deze uitdagingen te overwinnen, zocht de klant een oplossing die aan de volgende criteria volded:

• Automatiseer het aanmaken van huurcontracten in Yardi Voyager door gesloten zakelijke kansen uit Salesforce op te vangen.
• Volg fouten tijdens het proces met screenshots en notificaties.
• Notificaties bij succesvolle aanmaak van huurcontract in Yardi Voyager.
• Onderhoud audit trail voor het end-to-end proces.

Aangeboden oplossing

Met Retransform's uitgebreide ervaring in het vastgoeddomein en expertise in RPA, hielp het team een haalbare oplossing ontwikkelen om het handmatige proces van het invoeren van huurcontracten in Yardi Voyager te automatiseren met de informatie die al in Salesforce beschikbaar was.

Om aan de eis van de klant te voldoen, ontwierp en ontwikkelde Retransform een uitgebreide RPA-oplossing die de BOT de gesloten kansen uit Salesforce laat ophalen en deze huurcontracten in Yardi Voyager aanmaakt/wijzigt.

Voordelen

De handmatige verwerkingstijd voor het aanmaken van een huurcontract in Yardi Voyager was meer dan 50 minuten per huurcontract. De BOT kon hetzelfde in minder dan 10 minuten voltooien. Dit resulteerde in aanzienlijke tijdsbesparing, nauwkeurigheid van ingevoerde data en resourcebesparing voor de klant.

2. Commercieel vastgoed

De klant is een industry-leider en een van de grootste commerciële vastgoed- en financieringsorganisaties. Met meer dan vijf decennia ervaring, gespecialiseerd in het creëren, ontwikkelen en ondersteunen van member companies die commercieel vastgoed-gerelateerde diensten en alternatieve investeringsfondsen aanbieden, waaronder limited partnerships, institutionele fondsen, en niet-genoteerde en genoteerde REITs.

Use case

De klant migreerde hun ERP-systeem van JD Edwards naar Yardi. Er was een massaal datavolume (~500 GB) dat gemigreerd moest worden. Na de migratie was er een behoefte de nauwkeurigheid van de gemigreerde data te valideren. Dit omvatte het vergelijken van de bronsysteemdata (JDE) met het doelsysteem (Yardi). Deze validatie-oefening, handmatig uitgevoerd, zou een team een paar maanden hebben gekost.

De klant had een geautomatiseerde oplossing nodig om de nauwkeurigheid van data te valideren voor de volgende entiteiten:

• Properties
• Leases
• Units
• GL Balances: Subsidiary & Sub ledger segmenten
• GL Balances: Combine Budget
• GL: Segment-gewijs
• GL Book Wise
• GL: Bedrijfsniveau
• Sales Record

Aangeboden oplossing

Om aan de eis van de klant te voldoen, ontwierp en ontwikkelde Retransform een RPA-oplossing die ontwikkeling van meerdere BOT's omvatte die 24/7 draaien. Deze BOT's vergelijken de JDE-data met Yardi op nauwkeurigheid. De JDE-rapportsjablonen waren gemapt en vooraf gedefinieerd met Yardi's unieke identificaties.

De BOT extraheerde data uit JDE-rapporten, zocht naar de bijbehorende records in Yardi, en vergelijk elk datapunt. Aan het einde van het proces genereerde de BOT een reconciliatierapport met alle afwijkingen die tijdens het validatieproces werden gevonden.

Voordelen

De handmatige verwerkingstijd voor het valideren van de data zou meer dan 2 maanden hebben gekost. De BOT kon hetzelfde in twee weken voltooien, wat aanzienlijke tijd- en resourcebesparing opleverde. Bovendien benadrukte de BOT snel alle afwijkingen, die handmatig gecorrigeerd werden voordat de applicatie LIVE ging.

De uitdagingen

Ondanks de duidelijke voordelen, zoals hierboven gedemonstreerd, zijn er een aantal uitdagingen bij het adopteren van een relatief nieuwe technologie zoals RPA in een traditionele industrie.

Er zijn late adopters bij opkomende technologie, omdat in een sector als vastgoed de focus ligt op kopen, verkopen en verhuuren van ruimte – er is weinig focus op de technische kant van zaken vanaf bordniveau en door de hele organisatie, tenzij je in het IT-team zit.

De term "robotische procesautomatisering" schrikt mensen in de vastgoedsector, en er zijn nog enkele grote afschrikkingen bij het adopteren van deze nieuwe technologieën.

"Eén is change management," aldus PV. "Organisaties moeten een kampioen hebben die de verandering van het adopteren van iets als RPA door de hele organisatie kan drijven.

"Een andere uitdaging richt zich op het identificeren van het juiste proces om te activeren, want er zijn bepaalde regels die je moet volgen bij het implementeren van RPA."

Om deze uitdaging te overwinnen, stelt PV voor RPA modulair te implementeren.

"Begin klein en automatiseer low-hanging fruits. Zodra de rest van het bedrijf de voordelen in deze quick wins begrijpt en de incrementele verbeteringen ziet, zal bredere adoptie van de technologie meer naadloos verlopen en minder weerstand ervaren," aldus hij.

Er is geen twijfel dat ondanks de uitdagingen, RPA momentum wint en een significante voetvastheid krijgt in de vastgoedsector, voornamelijk omdat het idee is om processen te verbeteren, en zakelijke gebruikers zich hierin kunnen herkennen.

RPA – concurrentievoordeel in de vastgoedindustrie

Vastgoedbedrijven die RPA en vergelijkbare technologieën niet adopteren, zullen worstelen om te concurreren met bedrijven die de wel adopteren. Door RPA te implementeren, zullen de vooruitstrevenden efficiënter zijn dan hun concurrenten.

"RPA is in de eerste plaats een zeer laag risico, non-invasieve technologie. Organisaties hoeven geen grote veranderingen aan hun systemen te maken, en dit verbetert de efficiëntie van een bedrijf, de kwaliteit van werk, de doorlooptijd, de klanttevredenheid en nog veel meer. Er is heel veel te winnen door RPA te deployen, maar minimaal risico."