Zal automatisering het administratief assistent-roel beëindigen? Inzichten & toekomsttrends

De rol van administratief assistent is al vele decennia een vaste waarde in bedrijven. Zelfs de kleinste bedrijven vinden het passend om een of andere vorm van administratief assistent of receptionist in te stellen om dagelijkse taken te verzorgen. Het is hun taak om e-mails te beantwoorden, vergaderingen in te plannen, oproepen aan te nemen, enzovoort.

Het voordeel van het inhuren van iemand als dit is dat zij veel dingen achter de schermen regelen, wat uw tijd vrijmaakt om u te richten op belangrijkere taken.

Deze functie is ook voordelig voor werknemers geweest omdat het meestal een entry-level carrière vertegenwoordigt. In essentie heb je geen kwalificaties nodig om administratief assistent te worden, maar het zet je voet op de trap in een groot bedrijf.

Echter, in recentere tijden is een nieuwe speler het administratieve spel binnengekomen. Het concept van automatisering is in kantoren en bedrijven over de hele wereld uitgebarst, wat een alternatief biedt voor de traditionele benadering. In plaats van een administratief assistent die veel taken uitvoert, doet een stuk software het allemaal voor je.

Dit brengt ons tot het hoofdbespreekpunt van dit stuk: zal automatisering het einde betekenen van de administratief assistent-rol? Om deze vraag te beantwoorden, moeten we bespreken wat administratieve automatisering is, de mogelijkheden die het heeft, samen met de voor- en nadelen.

Wat is administratieve automatisering?

In eenvoudige termen verwijst het naar elke vorm van technologie die gebruikt wordt om een administratieve taak te automatiseren. Natuurlijk is automatisering het automatisch uitvoeren van dingen, met weinig tot geen invoer aan uw kant.

Typisch hoeft u alleen software te installeren en parameters in te stellen, en de software doet de rest. Het idee is dat u niet constant dingen hoeft te controleren en taken te voltooien zodra ze binnenkomen. Het wordt allemaal voor u gedaan door verschillende stukken automatiseringssoftware.

Bovendien roept automatisering meestal andere technologie aan – zoals kunstmatige intelligentie en machine learning. Al deze dingen smelten samen om de beste functionaliteit te bieden. Zoals u zult zien in de volgende sectie, worden AI en machine learning gebruikt om verschillende taken in de zakelijke wereld te automatiseren.

Wat zijn de mogelijkheden van admin-automatisering?

Dit is een cruciaal punt omdat u moet weten wat met automatisering in het administratieve domein mogelijk is. Welke taken kunt u al voltooien met behulp van verschillende software? Dit gaat een lange weg in het vertellen of u realistisch een administratief assistent kunt vervangen door software!

E-mailautomatisering

Een van de meest voorkomende vormen van admin-automatisering betreft e-mails. In essentie kunt u software of plug-ins downloaden die e-mails voor u beantwoorden. Wanneer iemand u een bericht stuurt, krijgt hij een direct antwoord met dank voor het bericht, vertellend dat u op een later moment adequaat zult reageren.

In sommige gevallen is de technologie slim genoeg om een echt antwoord te typen – met name als iemand een vraag stelt. De software kan geprogrammeerd worden om bepaalde vragen te herkennen en de juiste antwoorden door te geven. Het is nog niet verfijnd, maar er is veel potentieel voor de toekomst.

Op dezelfde manier kunt u automatisch e-mails versturen wanneer iemand iets bij u heeft gekocht of zich heeft aangemeld voor een mailinglijst. Opnieuw, deze worden gegenereerd zonder dat u iets hoeft te typen. In voorbije jaren zou een administratief assistent misschien meldingen van verkopen krijgen en de e-mail handmatig versturen.

Factuurcreatie

Facturen maken is nooit leuk, maar het moet gedaan worden als u betaald wilt worden. Opnieuw komt automatisering te hulp om het leven makkelijker te maken.

U kunt software gebruiken die direct facturen voor u maakt om naar anderen te sturen. U kunt een voorbeeldfactuur kiezen, en dan de genereren die u het beste vindt. Het bespaart u het handmatig schrijven en opstellen van een factuur voor elke transactie.

Evenzo kunt u software gebruiken die facturen genereert en verstuurt met één klik. Het hanteert een van de meest tijdrovende taken in uw bedrijf, wat meer tijd vrijmaakt om u te richten op wat het meest belangrijk is.

Automatische betalingen

Als u werknemers hebt, moeten ze elke maand betaald worden. Opnieuw kunt u misschien een administratief assistent gebruiken om met uw betaalsoftware om te gaan en alles uit te sturen. Maar automatisering laat u een systeem instellen waarbij iedereen hun loon op een specifieke datum elke maand ontvangt.

U hoeft niets te doen – tenzij u wijzigingen in betalingen moet aanbrengen. Het gebeurt allemaal achter de schermen, dus u hoeft niet te gaan zitten met alle financiële moeilijkheden.

Bovendien kunt u een vergelijkbaar systeem instellen om rekeningen te betalen. In plaats van u zorgen te maken over het op tijd betalen van dingen, hebt u een systeem waarbij het geld automatisch op een specifieke datum wordt afgeschreven. Het maakt uw leven tien keer makkelijker!

Afspraken plannen

Dit is waar dingen heel interessant worden. Vroeger was een administratief assistent vereist om u te helpen een schema te maken. Als u een vergadering moest boeken, zou u uw assistent vertellen om het in uw agenda te zetten. Ze zouden u bellen of met u spreken wanneer u dingen had. Nu kan al dit met een virtuele assistent op uw smartphone gedaan worden.

AI zoals Siri kan luisteren naar uw eisen en automatisch aanpassingen aan uw kalender maken. Bijvoorbeeld, u kunt tegen uw telefoon praten en het vertellen om een vergadering in te plannen voor vrijdag om 12 uur. In een oogwenk wordt deze vergadering aan uw kalender toegevoegd.

Dit is een perfect voorbeeld van AI en automatisering die samenwerken. De kunstmatige intelligentie verwerkt wat u zegt en volgt automatisch het commando.

Eerlijk gezegd, er zijn nog veel andere manieren om automatisering in de admin-wereld te gebruiken. Helaas kunnen we ze niet allemaal doorlopen of u zou de hele dag hier zijn! Gebruik in plaats daarvan deze voorbeelden om uw appetiet te prikkelen.

Wat zijn de voordelen van admin-automatisering?

Het duidelijke voordeel van admin-automatisering is dat het tijd en geld bespaart. Wanneer dingen automatisch gedaan worden, hoeft u u geen zorgen te maken over een assistent die er lang over doet om een taak te vervullen. Als u iets moet gebeuren, gebeurt het wanneer u het beveelt. Vanuit financieel perspectief is automatisering veel betaalbaarder.

Het kost veel geld om een werknemer in te huren en hun loon te betalen. Niet te spreken over de voordelen die ze ook ontvangen. Met admin-automatisering betaalt u in essentie alleen voor de software die u nodig hebt. Zeker, het kan een maandelijkse betaling zijn, maar u bent onwaarschijnlijk $20.000 per jaar aan het uitgeven!

Er is ook het argument dat automatisering menselijke fouten verwijdert. Immers, iedereen maakt fouten van tijd tot tijd.

Dit kan een spelfout in een e-mail zijn, een misberekening bij het versturen van een factuur, enzovoort. Ze lijken kleine problemen, maar ze kunnen grote gevolgen hebben. Wanneer iets geautomatiseerd is, zal het niet afwijken van een vastgelegde weg.

U hebt het geprogrammeerd om dezelfde taak steeds opnieuw te doen, dus het zal dit zonder enige fouten doen. Over het algemeen kan automatisering kleine bedrijven helpen op een grotere schaal te opereren. U heeft dezelfde mogelijkheden als een bedrijf met een vloot van administratieve assistenten maar zonder veel geld uit te geven.

Wat zijn de nadelen van admin-automatisering?

U zult niet veel nadelen vinden, maar er is er een die ab en toe opduikt. Wat gebeurt er als de software crasht? Sommige mensen achten het noodzakelijk om een administratief assistent te behouden als toezichthouder van alle gebruikte software.

Ze zorgen ervoor dat alles draait zoals het hoort, terwijl ze ook een paar dingen aanpakken die automatisering niet kan hanteren.

Bijvoorbeeld, kunt u telefoongesprekken automatiseren? Het is mogelijk, maar mensen reageren niet goed op een robotstem. Of, wat als iemand uw locatie bezoekt om u persoonlijk te ontmoeten? Als u geen administratief assistent heeft, wie laat ze dan binnen en toont ze waar ze heen moeten?

Opnieuw, u kunt argumenteren dat er een gemakkelijke manier om dit probleem op te lossen is met een virtueel kantoor. Een virtueel kantoor geeft u een zakelijk adres, maar u werkt voornamelijk vanaf huis.

Dan kunt u het kantoor gebruiken als u vergaderingen heeft, wat u toegang geeft tot het personeel dat in het gebouw werkt. Het is geen vorm van automatisering, maar het is een manier om het persoonlijke probleem van het niet hebben van administratieve assistenten op te lossen. Eerlijk gezegd, dat zijn de twee hoofproblemen met betrekking tot administratieve automatisering op dit moment. Er zijn nog dingen die het niet kan doen, en er is altijd de zorgen dat dingen crashen en problemen veroorzaken.

Zal admin-automatisering de administratief assistent-rol vernietigen?

Ter afsluiting, laten we kijken naar de oorspronkelijke vraag. Denkt u dat de administratief assistent-rol in de komende jaren verouderd zal raken?

Het voelt zeker alsof dit het geval zou kunnen zijn. Eerlijk gezegd, hangt het af van de mogelijkheden die admin-automatisering kan bieden. Op dit moment kunt u software vinden die veel dingen doet die een assistent kan doen.

Echter, er zijn nog een paar dingen die ontbreken. Als de technologie deze gaten kan dichten, zal er in de toekomst geen behoefte meer zijn aan administratieve assistenten.

Bovendien kunnen veel kleine bedrijfseigenaren nu al dingen zonder assistent hanteren. Hoe? Nou, ze automatiseren zoveel taken als mogelijk, en nemen de rest zelf op zich.

U ziet dit misschien steeds vaker in de zakelijke wereld ook – niet alleen bedrijfseigenaren die administratieve taken overnemen, maar ook andere mensen in het bedrijf. Gecombineerd met automatisering, ontneemt dit de noodzaak voor een administratief assistent op de werkplek.

Foto door Christina Morillo van Pexels