Robotic Process Automation: De Sleutel tot Operationele Efficiëntie en Kostenreductie

RPA kan extreem nuttig zijn voor het vergroten van controle, het verbeteren van efficiëntie en het verlagen van kosten als het op de juiste manier wordt toegepast. Echter, voordat het geïmplementeerd wordt, moeten bedrijven de juiste mate van vooraf analyse uitvoeren om ervoor te zorgen dat significante voordelen gerealiseerd worden voor de korte, medium en lange termijn.

Investeringsbanken bevinden zich momenteel in het oog van een perfecte storm, met de conflicterende drukken van dalende marges en het managen van ooit toenemende compliance-eisen.

Ondanks veel jaren aan investeringen in technologische oplossingen om efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen, is volledige automatisering nog steeds een pijp-droom. Veel uitdagingen zijn ontstaan, waaronder onvolledige upstream datafeeds, slechte kwaliteit referentiedata, meerdere gouden bronnen van data, evoluerende regelgeving en legacy IT-infrastructuur die vaak tactisch wordt bijgewerkt in plaats van strategisch beoordeeld.

Als gevolg van deze proces tekortkomingen, vereisen organisaties meerdere handmatige workarounds om controles en kwaliteit te behouden. Dit erkennend, verkennen bedrijven nieuwe manieren om te innoveren, met name door robotic process automation (RMA). Maar is RPA de hype waard?

>Zie ook: RPA and the role of the CIO

Investeringsbanken wijden significante hoeveelheden arbeid toe aan het uitvoeren van repetitieve, regel-gebaseerde inspanningen en operaties. Deze processen, zoals het managen van data-uitzonderingen en data-entry, zijn uniek voor elke organisatie omdat de front-to-back connectiviteitssophisticatie significant varieert van firma tot firma en functie tot functie. RPA kan waarde toevoegen door die repetitieve taken te automatiseren en de energie en aandacht van het personeel te richten op meer strategische en voldoende taken.

RPA voorziet bedrijven effectief van een digitale werkvoorkracht van software-robots die kosteneffectief, efficiënt, productief en schaalbaar is en vaak binnen weken in plaats van maanden toegepast kan worden. Robots werken 24/7, 365 dagen per jaar, zonder pauze, wat significante productiviteitswinsten oplevert. Robots zijn niet vatbaar voor vermoeiding of menselijke nalatigheid, wat minder foutcorrecties betekent. Ze zullen geen partijdige beslissingen nemen gebaseerd op persoonlijke neigingen of druk van managers en auditors.

Het doel van procesautomatisering RPA is om repetitieve en arbeidsintensieve inspanningen te automatiseren, om operationele efficiëntie te verhogen en operationele kosten te verlagen. Typisch wordt dit type RPA bovenop traditionele operatieve IT-systemen toegepast, zoals een content management systeem (CMS) en business process management (BPM) platform, wat hun automatiseringscapaciteiten uitbreidt. Procesautomatisering RPA zal bepaalde back-office werk in financiën en operaties zoals data-entry verder versnellen.

RPA toepassen in de echte wereld

Investeringsbanken wijden nog steeds significante hoeveelheden arbeid toe aan het uitvoeren van repetitieve, regel-gebaseerde inspanningen en operaties, zoals het managen van data-uitzonderingen en data-entry. Deze zijn uniek voor elke organisatie omdat de front-to-back connectiviteitssophisticatie significant varieert van firma tot firma en functie tot functie. RPA kan waarde toevoegen door die repetitieve taken te automatiseren en de energie en aandacht van het personeel te richten op meer strategische en voldoende taken.

RPA is ook ideaal in situaties waar een data-entry conduit verplicht is. Sommige legacy-platforms vereisen dat de data wordt ingevoerd of acties worden uitgevoerd via de user interface om te worden verwerkt. In deze scenario's kunnen RPA-tools de acties van de gebruiker synthetiseren en de noodzaak voor handmatige interventie mitigeren.

>Zie ook: Robotics process automation and the robotised enterprise

Net als bij de introductie van elk nieuw softwareproduct, komt RPA met uitdagingen. Tijd moet worden gereserveerd voor de aanpassing en stabilisatie van het nieuw geadopteerde platform. Organisaties moeten de introductie van RPA zorgvuldig plannen vanwege het lage niveau van standaardisatie in de enterprise en een aantal proprietair in-house processen.

Het is belangrijk om te noteren dat RPA waarschijnlijk ook beïnvloed zal worden door een snel veranderend technologielandschap en updates en bugfixes zal vereisen. Het is ook gevoelig voor veranderingen in de user interface (UI) waarop het werkt, dus elke verandering in de UI moet worden gecommuniceerd aan de eigenaren van RPA en alle veranderingen getest om ervoor te zorgen dat de RPA niet breekt bij de productierelease van een nieuwe UI.

Andere potentiële uitdagingen omvatten beperkingen met bestaande infrastructuur, automatisering en data-ingestie. RPA zal een proces dat door mensen wordt uitgevoerd met succes automatiseren, maar het zal niet magisch data-kwaliteitsproblemen of bestaande platformbeperkingen oplossen. Als een proces fundamenteel foutief of gebroken is en dit wordt geconverteerd van mens-geëigend naar robot-geëigend, zullen de onderliggende data-kwaliteits- of connectiviteitsproblemen die in de oude wereld bestonden, ook in de nieuwe bestaan.

Verder kunnen veel RPA-tools niet 100 procent van dataformaten verwerken. Bedrijven kunnen verplicht worden om adapters te bouwen met technologieën zoals C# of Java om dergelijke data om te zetten in een leesbare vorm voor de RPA-tool. Als dit het geval is, moeten bedrijven de benodigde kosten-batenanalyse uitvoeren om ervoor te zorgen dat de vereiste inspanning en eventuele essentiële adapters niet beter besteed zouden zijn aan de implementatie van volledige straight through processing (STP).

RPA evalueren

Net zoals het industrie-landschap voor operaties significant is geëvolueerd de afgelopen 30 jaar, zo heeft de behoefte aan een veel efficiëntere en gecontroleerde benadering om tekortkomingen in de front-to-back trade lifecycle te dekken. RPA biedt een oplossing voor het managen van repetitieve processen die kosteneffectief, efficiënt, productief en schaalbaar is en vaak binnen weken in plaats van maanden toegepast kan worden.

Echter, RPA op zich zou niet als het antwoord gezien moeten worden. Het is, in essentie, de volgende evolutie van een tussentijdse oplossing voor investeringsbanken, en bedrijven zouden altijd moeten zoeken om ervoor te zorgen dat ze het zicht niet verliezen op het implementeren van strategische verandering. Optimalisatie en synthetisering van front-to-back infrastructuur zal helpen controle-gaten te dichten en veel repetitieve processen te elimineren. Dit moet het ultieme doel blijven.

>Zie ook: The robots keep rising as AI-driven business transformation evolves

Waar de toepassing van RPA zeer interessant wordt, is wanneer het gecombineerd wordt met meer geavanceerde, cognitieve kunstmatige intelligentie-tools om intelligente procesautomatisering te leveren (d.w.z. robotautomatisering die niet alleen voorgeprogrammeerde functies verwerkt, maar ook autonoom beslissingen neemt met behulp van een gesofisticeerde regelsengine gebaseerd op leeralgoritmen).

Terwijl veel traditionele technologieën nog niet geavanceerd genoeg zijn om processen met complexe besluitvorming volledig te automatiseren, opent de toepassing van tools die leren en denken, alsook doen, een myriade van nieuwe automatiseringsmogelijkheden.

Om RPA en zijn haalbaarheid binnen het bedrijf te evalueren, moeten bedrijven kijken om de volgende drie vragen te beantwoorden:

1. Is RPA het enige antwoord? Terwijl het waar is dat veel legacy operationele processen niet gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden via bestaande software, zijn er gevallen geweest waar operatieafdelingen hebben gezocht om RPA toe te passen op processen die volledig geautomatiseerd kunnen worden met beschikbare industry-platforms of zelfs bestaande tools binnen hun in-house technologie-suite. Het is cruciaal dat bedrijven de benodigde due diligence uitvoeren voordat ze zich op de RPA-route begeven.

2. Kan RPA alle in-scope use cases dekken? Sommige RPA-tools worstelen om te voorzien in alle dataformaten. Het is vitaal dat het juiste niveau van analyse wordt uitgevoerd om het risico van technologie op technologie bouwen te mitigeren.

>Zie ook: Pilot fatigue: 3 reasons RPA programmes crash when the pilot drops off

3. Is het proces dat via RPA beheerd wordt verplicht? Als het antwoord "nee" is en RPA wordt gebruikt om een controle-gat tekortkoming in de front-to-back infrastructuur te dekken, moeten bedrijven, parallel met de definitie van de zakelijke en functionele eisen voor de RPA-implementatie, een roadmap produceren voor hoe het proces volledig geëlimineerd kan worden.

Samengevat: RPA kan extreem nuttig zijn voor het vergroten van controle, het verbeteren van efficiëntie en het verlagen van kosten als het op de juiste manier wordt toegepast. Echter, voordat het geïmplementeerd wordt, moeten bedrijven de juiste mate van vooraf analyse uitvoeren om ervoor te zorgen dat significante voordelen gerealiseerd worden voor de korte, medium en lange termijn.

Bron: Nick Fry, director van Sapient Global Markets en de lead post-trade subject matter expert gebaseerd in Londen en Lukasz Hassa, manager van Sapient Global Markets gebaseerd in Londen, met ervaring in middle-office operaties, trade lifecycle management en enterprise data in kapitaal- en commoditymarkten

De grootste conferentie voor tech-leadership in het VK, TechLeaders Summit, keert terug op 14 september met 40+ top-execs die zich hebben ingeschreven om te spreken over de uitdagingen en kansen rond de meest disruptieve innovaties die de enterprise vandaag de dag confronteert. Reserveer je plek op deze prestigieuze summit door hier te registreren