Hyperautomatisering onder de knie krijgen: sleutelstrategieën voor projectsucces

Hyperautomatiseringssucces vereist volledig begrip, sterk leiderschap en inzet van medewerkers.

De opkomende technologie hyperautomatisering brengt kunstmatige intelligentie (AI), robotische procesautomatisering (RPA) en datawetenschap samen om operaties te stroomlijnen en personeel te ontlasten. Dit heeft de infrastructuur van bedrijven in meerdere sectoren ontwricht, maar succes van hyperautomatiseringsprojecten vereist volledig begrip van de werking en hoe het bijdraagt aan zakelijke doelen.

"Hyperautomatisering en de implementatie ervan is niet alleen een reeks technische projecten, maar een project dat het hele bedrijf zal transformeren," aldus Volodymyr Marchuk, cloud- en oplossingenarchitect bij Eleks.

"De complexiteit hiervan betekent dat voor succesvolle implementatie uitgebreide planning en een volledig begrip van huidige processen noodzakelijk is."

In dit artikel bekijken we hoe organisaties langdurig succes uit hyperautomatiseringsprojecten kunnen halen, terwijl de gehele workforce mee op weg wordt genomen.

Zakelijke doelen beoordelen

Net als bij elke digitale transformatie-initiatief zijn hyperautomatiseringsprojecten niet licht aan te gaan, en zijn ze geen 'eenmalige actie'. Zakelijke doelen die top-down worden vastgelegd, moeten allereerst worden aangesproken om echte waarde te creëren.

"Om succes te leveren uit hyperautomatiseringsinitiatieven, moeten leiders eerst hun zakelijke doelen beoordelen," aldus Luis Huerta, vice-president en intelligent automation practice head Europa bij Firstsource.

"In plaats van technologie te deployen 'om de technologie wil', moeten leiders kijken naar de gewenste uitkomsten en dan evalueren of en hoe hyperautomatisering hierbij kan helpen.

Zodra hyperautomatisering als de juiste aanpak is aangewezen, moeten leiders ervoor zorgen dat het passende framework aanwezig is om succes te garanderen.

"Eén manier om dit te doen is een Centre of Excellence (CoE) opzetten – een interne entiteit die best practices voor implementatie biedt en zakelijke uitkomsten volgt. Het CoE-team kan werknemers trainen en upskillen om samen met de technologie te werken. Het zal ook tech-bewustzijn door de organisatie heen drijen, waardoor zakelijke eenheden processen kunnen automatiseren in lijn met best practices. Kortom: met een CoE kan hyperautomatisering holistisch en consistent door het hele bedrijf worden gerold."

Compatibiliteit onderzoeken

Naast zakelijke doelen moeten tech-teams de bestaande infrastructuur grondig doorlopen om te verzekeren dat hyperautomatisering werkelijk compatibel is.

"Veel bedrijven waar we mee spreken hebben legacy-systemen die problemen veroorzaken bij de implementatie van hyperautomatisering," legt Marchuk uit.

"De meeste banken waar we mee te maken hebben, bezitten een uitgebreid aantal verschillende applicaties en systemen, zoals een core banking systeem, boekhouding, CRM, scoring en fraudedetectie, rapportage. Sommige zijn custom-developed, andere zijn legacy-systemen.

"Voor dergelijke technologische landschappen kunnen integratieprojecten een echte uitdaging zijn die significante investering, planning, communicatie en interactie tussen meerdere departments vereist."

Uw data begrijpen

Een ander crucial aspect bij het behalen van succes uit hyperautomatiseringsprojecten is de data ter beschikking van het bedrijf, waarvan het volume exponentieel zal groeien. Naarmate deze data gegenereerd blijft, moeten organisaties een volledig begrip krijgen van alle relevante assets, in lijn met de vastgestelde doelen.

"De pandemie zette bedrijven onder grote druk en voor sommigen ontstond hyperautomatisering, nog steeds een relatief nieuw concept, als gouden sleutel om zowel workflow- als zakelijke problemen op te lossen," aldus Paul Maguire, senior vice-president EMEA en APAC bij Appian.

"Als correct begrepen en gebruikt – en onderbouwd met de meest relevante datapool – kan hyperautomatisering significante voordelen bieden, zoals het overwinnen van de schaarste aan gespecialiseerde IT-professionals, het mogelijk maken van snelle applicatiedeployment, en het bouwen van veerkracht in uw bedrijfssystemen om toekomstige crises te hanteren."

Bexley Health Neighbourhood Care GP Federation: een voorbeeld in de gezondheidszorg

Een voorbeeld dat Maguire in gedachten komt is het gebruik van hyperautomatiseringstechnologie door Bexley Health Neighbourhood Care GP Federation: "De zorgaanbieder creëerde een command-and-control workforce tracker om zowel personeel als patiënten veilig te houden tijdens Covid-19-behandelingen.

"De applicatie werd in slechts één week ontworpen en gedeployed met het Appian Low-Code Automation platform, wat betekent dat het snel in gebruik was om meer patiënten te bedienen en frontline-werkers te beschermen dan met een langzamere, minder agile methode."

Continu integratie

Volgens Paul Gampe, CTO van Console Connect by PCCW Global, is een sleutelfactor in de toenemende adoptie van hyperautomatisering het gebruik van een continuous integration/continuous development (CI/CD) pipeline, een reeks stappen die uitgevoerd moeten worden om een nieuwe softwareversie te leveren. Door de constante verandering waar de data die hyperautomatisering drijft vatbaar voor is, loont het om processen frequent in de gaten te houden en het model dienovereenkomstig aan te passen.

"Een van de grote trends in hyperautomatisering nu is het kijken naar continue integratie van automatisering over de operaties van een organisatie, wat dingen kan omvatten als een continue ontwikkelcyclus, en het opzetten van een CI/CD pipeline," legt Gampe uit.

"Een van mijn belangrijkste leerervaringen met automatisering is dat je continu moet testen van deze geautomatiseerde processen, omdat ze oneindig complex zijn en dingen constant veranderen.

"Als je je geautomatiseerde processen niet continu test, heb je geen verzekering dat ze altijd gaan werken. Bijvoorbeeld, we hebben een framework dat willekeurig en automatisch een breed scala aan capabilities over het Console Connect platform test elke 24 uur."

Bedrijfscultuur in overweging nemen

Ten slotte zal geen hyperautomatiseringsproject echt succesvol zijn als de gehele workforce niet achter het initiatief staat. Dit vereist duidelijke uitleg van bedrijfsleiders over wat zo'n initiatief inhoudt, de doelen, en wat van medewerkers nodig is om de organisatie te helpen de doelen te bereiken.

"Bedrijfscultuur is cruciaal om een organisatie efficiënt hyperautomatisering te laten omarmen," aldus Huerta. "Het introduceren van nieuwe technologieën kan weerstand in een organisatie creëren; zorgen over baanveiligheid zijn onvermijdelijk.

"Het is belangrijk om dergelijke vreesen aan te pakken en de misvattingen die eronder liggen te adresseren. Bij het omarmen van hyperautomatisering moet het bedrijf werknemers educeren over automatiseringsvoordelen, en een organisatiebrede automatiseringsmindset vestigen.

"Uiteindelijk is een betrokken workforce, naast executive buy-in, cruciaal om hyperautomatiseringsprogramma's succesvol te maken en te schalen. Het is dus kritiek dat besluitvormers de voordelen van deze technologieën communiceren naar zowel werknemers als senior leadership."

Mogelijke personeelsbezorgdheden

Gegeven dat een oktober 2020-studie van het World Economic Forum voorspelde dat machines 2025 de helft van alle werkzaamheden wereldwijd zullen uitvoeren, is het geen verrassing dat bezorgdheden bij personeel over hun waarde en vaardigheden kunnen rijzen wanneer hyperautomatiseringsprojecten worden besproken. Maar het is vitaal voor leiders om duidelijk te maken aan werknemers dat hun bijdrage essentieel zal zijn om het beste uit de nieuwe capaciteiten te halen. Immers, hyperautomatiseringsmodellen kunnen niet perfect werken zonder input en monitoring van menselijke collega's.

"De potentiële dreiging voor personeel en hun werkgelegenheid kan weerstand of zelfs oppositie veroorzaken. De oplossing is educatie en beschikbaarheid van informatie," voegt Marchuk toe.

"Ondanks de wijdverspreide bias, is het doel van hyperautomatisering niet om mensen als werknemers te vervangen. Het is om de last van meer saaie, eenvoudige taken te verlichten, zodat menselijk personeel voor meer creatieve, strategische taken ingezet kan worden."