Lean Six Sigma-professionals moeten RPA beheersen voor continue procesuitmuntendheid

Mens zijn vatbaar voor uitputting en fouten wanneer ze aan monotoon werk worden blootgesteld.

Automatisering van dergelijke taken bevrijdt werknemers van de drift van repetitieve taken en ze kunnen meer creatieve en strategische verantwoordelijkheden aan in hun teruggewonnen tijd.

RPA maakt dit mogelijk. Organisaties proberen agressief RPA in hun middel- en back-offices te implementeren.

Wat is RPA?

AssistEdge RPA is een software die Kunstmatige Intelligentie (AI) gebruikt om taken die door mensen worden uitgevoerd, deels of volledig te automatiseren. De meeste van deze taken zijn regelgebaseerd en repetitief. RPA is een gebruiksvriendelijke technologie.

Bijvoorbeeld, het kan informatie verzamelen uit e-mails en Excel-spreadsheets daaruit maken. Het kan berekeningen maken en dergelijke rapporten elke dag naar u sturen.

RPA is in staat menselijke handelingen na te bootsen om complexe processen uit te voeren. Het kan 24/7 functioneren en geeft een hoge nauwkeurigheidsgraad. Sommige instanties waar RPA gebruikt kan worden zijn leveranciers- of werknemers-onboarding, salarisverwerking, enz.

Echter, RPA-tools kunnen geen goed proces of werkstroom ontwerpen. RPA-oplossingen zijn in deze gevallen onzin.

Er zijn risico's als RPA-technologie zonder correcte planning geïmplementeerd wordt. We hebben LSS nodig voor optimalisatie van het proces om dergelijke vallen te vermijden.

Wat is Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma is een methode om de prestaties van het proces te verbeteren door onnodige stappen of activiteiten in dit proces te elimineren.

Het vermindert ook de tijd tussen taken wat zorgt voor verhoogde cycli van het proces binnen hetzelfde tijdsinterval. De LSS-methode streeft ernaar een betere klantervaring te bieden door kwaliteit te verbeteren.

Combinatie van RPA en LSS

Een van de meest voorkomende oorzaken van RPA-projectfalen is de automatisering van gefaalde processen. Het automatiseren van een gebroken proces zal niet het gewenste resultaat geven omdat het ook bestaande procesproblemen automatiseert.

Het automatiseren van mislukte processen is verspilling van tijd en middelen. Het kan onnodige stappen of activiteiten bevatten. Het kan helemaal niet werken. Terugkoppelen en aanpassingen veroorzaken verdere vertragingen.

Daarom is procesherontwerp een verplichte stap vóór RPA-implementatie. LSS kan het proces optimaliseren om procesuitmuntendheid te bereiken en RPA-oplossingen efficiënt te maken.

LSS verwijdert verspilling en vermindert variatie om een proces lean en agile te maken.

Hieronder volgen de acht soorten verspilling die geëlimineerd moeten worden voor het efficiënte functioneren van de RPA-technologie:

1. Defecten

Wanneer het proces niet werkt, is het rectificeren van fouten en opnieuw doen tijdrovend. Automatisering met een defect proces heeft geen waarde.

2. Overproductie

Processen worden gedaan volgens noodzaak. Wanneer ze in overmaat gedaan worden, is het verspilling van tijd en middelen. Bijvoorbeeld, een rapport genereren dat een klant niet heeft aangevraagd is verspilling van tijd en middelen.

3. Wachten

Een proces kan vastlopen door een onvoltooid vorig proces, gebrek aan bepaalde informatie, of autorisatieproblemen. Zulks wachten veroorzaakt lange wachttijden en zorgt voor verdere vertragingen. Processen moeten herontworpen worden vóór de implementatie van RPA.

4. Niet-gebruik van talent

Verspilling van menselijk potentieel is een enorme verlies voor de organisatie. Wanneer werknemers niet toegestaan zijn feedback en aanbevelingen te geven aan het management over verbetering van processen, worden vertragingen niet gestopt. Onderkennen van werknemers is ook verspilling.

5. Transport

Een duidelijk begrip hebben en een efficiënt werkstroomontwerp implementeren kan redundante heen-en-weer-beweging in een proces elimineren. Optimalisatie van middelen en werkstromen is belangrijk.

6. Voorraad

Een gecentraliseerde database is nodig om onnodige voorraadophoping in inventaris, ongebruikte middelen in opslag, etc. te voorkomen.

7. Beweging

Ondoelmatige winkelindelingen die fysieke interventie vereisen, de extra beweging die nodig is om middelen, producten of gereedschappen te bereiken, is verspilling van tijd wanneer ze op een manier gerangschikt kunnen worden om tijd te besparen.

8. Extra verwerking

Onnodige verwerking voegt geen verdere waarde toe aan een proces maar verbruikt tijd en middelen.

Deze verspillingsnamen vormen een acrostichon DOWNTIME.

Alle processen zijn geen kandidaat voor RPA-automatisering. Nadat verspillingen zijn verwijderd, worden processen gestabiliseerd door LSS.

LSS zal meer geschikte kandidaten voor RPA-oplossingen verwerken. LSS vrijmaakt ook licentiemiddelen en hardware, verhoogt robuustheid, en vermindert fouten.

• Eenvoudige en complexe processen worden geïdentificeerd.
• Processen met meer herhaling worden geïdentificeerd.
• Automatisering wordt geïmplementeerd na LSS via RPA-softwaretools voor processen.
• Het verhoogt efficiëntie en levert maximale ROI (Return on Investment) voor de RPA-automatiseringsinitiatief.
• Regelmatig gebruikte processen moeten van tijd tot tijd geanalyseerd worden om te controleren of er ruimte is voor verbetering.

Uitgebreide kennis van technologie is vereist om een RPA-project op toetsaanslag-niveau te lanceren. RPA-technologie en LSS begrijpen kan helpen bij het re-engineeren van processen zoals vereist.

Alle processen moeten gestandaardiseerd, geoptimaliseerd, en goed gedocumenteerd zijn. Adequate en correcte documentatie helpt het ontwikkelteam om een optimaal resultaat te produceren.

Conclusie

RPA is niet de complete oplossing voor alle typen menselijke ontoereikendheid. Maar goed procesengineering en menselijke inspanning zijn nodig in de back-end samen met de RPA-tools.

LSS-praktijkers die kennis verwerven in RPA brengen hun vaardigheidenset naar het volgende niveau. Organisaties adopteren RPA-technologie om voorop te lopen in de concurrentie en een naadloze klantervaring te bieden.