Wat is onderhoudsplanning?

Als u over het juiste onderhoudsschema beschikt, kunt u de efficiëntie en nauwkeurigheid verbeteren en kosten besparen.

Maar hoe stel je het beste schema op?

Alle organisaties streven naar maximale kwaliteit maar met minimale kosten, uitvaltijd en mogelijke problemen. Onderhoudsplanning, gecombineerd met onderhoudsplanning, helpt u de beste manieren in kaart te brengen om dat te realiseren.

Maar laten we er eerst voor zorgen dat we vanaf de juiste plek beginnen.

Wat zijn onderhoudsplanning en onderhoudsplanning?

Onderhoudsplanning en onderhoudsplanning zijn twee verschillende dingen.

Onderhoudsplanning is gepland werk dat het wie, wat, wanneer en waar van taken omvat.

Onderhoudsplanning is een proces dat u helpt potentiële problemen te identificeren en op te lossen voordat ze uit de hand lopen.

Gepland onderhoud helpt u het maximale aantal beschikbare uren in te plannen op basis van uw resources. Ze zijn normaal gesproken gerangschikt op prioriteit, met de werkorders met de hoogste prioriteit voorop. U kunt gepland onderhoud gebruiken om het aantal externe resources te minimaliseren en de interne arbeid te maximaliseren, wat de kosten verlaagt en alle taken drastisch versnelt. Gepland onderhoud stelt u in staat om preventieve onderhoudstaken uit te voeren wanneer dat nodig is om potentiële uitvaltijd verder te minimaliseren en de efficiëntie te verhogen.

Wat is het doel van onderhoudsplanning?

Onderhoudsplanning is een manier om alle taken te organiseren om de efficiëntie te verbeteren, de workflow te versnellen, kosten te besparen en problemen te voorkomen. Overweeg voordat u begint deze basisprincipes van onderhoudsplanning.

Geef prioriteit aan de planner

Als uw planner het te druk heeft met het uitvoeren van onderhoudswerkopdrachten die door andere technici zouden kunnen worden gedaan, loopt uw ​​planning achter. U moet ze uit algemene taken verwijderen en ervoor zorgen dat ze zich op het schema concentreren, zodat ze genoeg tijd hebben om het te voltooien. Laat algemene taken toewijzen aan andere leden van het team.

Focus op de toekomst

Uw planner moet zich richten op toekomstig werk. Doe dit door uw onderhoudsafdeling een reeds geplande week met achterstallig werk te geven die uw planner kan gebruiken om planningen te maken.

Deze week van gepland achterstallig werk is gunstig voor het maken van een goed afgeronde planning, omdat de technici die de taak voltooien, de planner feedback kunnen geven om wijzigingen aan te brengen, ideeën te geven over hoe de planning kan worden verbeterd en eventuele problemen die zich hebben voorgedaan, naar voren kunnen brengen.

Gebruik bestanden op componentniveau

De bestanden van uw planner mogen geen bestanden op systeemniveau zijn, maar individuele bestanden op componentniveau. Deze kunnen worden onderhouden in een beveiligd systeem op basis van tagnummers van apparatuur. Als er nieuwe machines zijn, moet uw planner een nieuw minibestand (bestand op componentniveau) maken en dit hetzelfde label geven als de andere apparatuur, zodat ze het kunnen gebruiken om toekomstige processen te verbeteren.

Uw planner maakt deze bestanden voor alle apparatuur aan nadat het onderhoudsteam de eerste werkorder heeft afgesloten. Door bestanden en tagnummers toe te voegen, kunnen ze dat beter organiseren, als ze het in de loop van de tijd vergelijken, waardoor ze efficiënter kunnen plannen.

Vertrouw op je planner

Je hebt je planner niet voor niets gekozen.

Planners brengen hun eigen vaardigheden en ervaring mee naar het werk, wat hen helpt bij het maken van werkorders en planning omdat ze weten wat het beste is voor de apparatuur. Ze weten waardoor dingen het meest efficiënt verlopen en kunnen bepalen hoe lang specifieke taken moeten duren.

Om deze keuzes te maken, gebruiken planners hun gezond verstand op basis van technische, communicatieve en organisatorische gegevens. Ze kunnen senior medewerkers met de meeste vaardigheden toewijzen aan werkorders met hoge prioriteit om potentiële problemen te minimaliseren. Het hebben van een ervaren technicus minimaliseert het aantal fouten.

Bovendien geeft dit planners een voordeel. Omdat ze weten hoe lang een taak zou moeten duren en historisch gezien weten hoe lang een werknemer erover doet om een ​​klus te klaren, kunnen ze zien wanneer er een probleem is of wanneer er tijd wordt verspild.

Als een taak bijvoorbeeld over het algemeen twee uur in beslag neemt en uit de binnenkomende gegevens blijkt dat een werknemer er 8 uur over doet, kunnen supervisors ingrijpen en uitzoeken waarom dat gebeurt. Van daaruit kunnen ze een oplossing implementeren om de uitvaltijd te minimaliseren en het probleem efficiënt op te lossen.

Herken de vaardigheden van uw technici

Uw technici hebben de vaardigheden om de klus correct en op tijd te klaren. Uw planner moet deze vaardigheden benutten en samenwerken met de technici om de beste, meest gedetailleerde procedures en checklists te maken om de efficiëntie te verhogen.

Wanneer de planner het onderhoudsschema maakt, zorg er dan voor dat ze de juiste taken inplannen bij de juiste technici. Plan geen minder geschoolde werknemer in voor een taak met hoge prioriteit en probeer geen hoogopgeleide werknemer te gebruiken voor een meer basale taak.

Gebruik werksteekproeven om prestaties te meten

"Moersleuteltijd" is de hoeveelheid tijd die technici aan taken kunnen werken. Vaak worden technici onderbroken en worden ze gedwongen te werken aan noodonderhoud, of lopen ze vertragingen op in hun werk, bijvoorbeeld als ze moeten wachten op goedkeuring, een hulpmiddel dat arriveert of naar locaties moet reizen. Moersleuteltijd meet de tijd dat technici daadwerkelijk aan de slag gaan met hun toegewezen taken.

Dit helpt planners te begrijpen hoeveel tijd verloren gaat door vertragingen of ongepland onderhoud en hoeveel tijd wordt besteed aan toegewezen werk. Wanneer u uw werk plant en plant, vermindert u de vertragingen drastisch. Inzicht in het wanneer en waarom van de vertragingen helpt de planner bij het plannen van die vertragingen en er rekening mee te houden in de planning.

Gebruik schema om taakplannen te maken

U moet de details van een taak kennen om het juiste schema voor de voltooiing ervan te maken. Om werk te plannen, moeten de werkplannen het volgende omvatten:

• Aantal beschikbare technici
• Minimaal vaardigheidsniveau van technici
• Beschikbare werkuren per vaardigheidsniveau
• Inschatting van de benodigde tijd

De planner moet zichzelf vragen stellen over wat er allemaal in de baan komt kijken. Vereist het werk bedrading? Hoe lang duurt het voordat technici binnen kunnen komen en de klus kunnen klaren? Zorg ervoor dat alle benodigde mensen op schema zitten om de klus efficiënt af te ronden.

Geef prioriteit aan alle taken

Als uw team elke week weet wat prioriteit heeft en wat minder dringend is, is het essentieel om belangrijke taken snel uit te voeren en de productiviteit te verhogen. Wekelijkse schema's zijn handig om deze taken te coördineren, en u kunt zich concentreren op de prioriteiten van de week in plaats van achterstallig werk.

Door werkorders te prioriteren, kunt u zien of ze onderdeel moeten worden van een dagelijkse of wekelijkse planning. Wanneer u op prioriteit plant, verhoogt u de productiviteit en zorgt u ervoor dat het team het belangrijkste werk afrondt, wat minder uitvaltijd voor uw bedrijfsmiddelen en apparatuur betekent, zowel gepland als ongepland.

Schema op basis van de aanwezige bemanning

Uw planner moet een plan maken op basis van het geschatte aantal beschikbare technicusuren voor een week met behulp van achterstandsgegevens. Als je aan je schema begint, is een prognose van een week voldoende. Maar naarmate de tijd verstrijkt, krijgt uw planner een beter inzicht in het aantal beschikbare technici en de taakprioriteiten, zodat ze in de toekomst verder kunnen plannen.

Plan op basis van beschikbare uren

In het algemeen moet uit de planning blijken hoeveel werk kan en moet worden ingepland. Net als in de vorige secties, stelt de planner samen welke taken moeten worden toegewezen op basis van prioriteit, beschikbare werkuren, beschikbare technici en hun vaardigheidsniveau.

Honderd procent van alle beschikbare uren voor de komende week kunnen van tevoren worden gepland, dus er is geen downtime tussendoor waarbij technici niet weten wat ze moeten doen.

Laat de bemanningsleiders de dagelijkse gang van zaken afhandelen

Op basis van prioriteiten moet uw team verwijzen naar een dagelijks schema dat door de planner is opgesteld om belangrijke taken als eerste af te ronden en zich te concentreren op taken die al in uitvoering zijn, zodat ze snel kunnen worden voltooid.

De bemanningsleiders moeten ook verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van eventuele noodproblemen die zich tijdens de werkweek voordoen.

Gebruik schema-compliance om prestaties te meten

Wanneer uw planner het schema van één week maakt, nadat de week is voltooid, gebruikt u de gegevens die uit dat schema zijn verzameld om te zien hoe succesvol het was.

Als je ziet dat er problemen waren of dingen werden voltooid in minder tijd dan verwacht, pas dan aan.

Wat zijn de voordelen van gepland onderhoud?

Onderhoudsplanning en onderhoudsplanning gaan hand in hand. Wanneer u zowel het juiste als het volledige potentieel gebruikt, biedt onderhoudsplanning vele voordelen, waaronder:

• Hogere productiviteit
• Verhoogde efficiëntie
• Afname in reserveonderdelen
• Verbeterde algemene workflows
• Minder blessures en minder stress
• Verminderde uitvaltijd
• Minder verplaatsing van middelen
• Minder en lagere kosten

Daarom is het van cruciaal belang ervoor te zorgen dat uw planner alles correct plant en de meest nauwkeurige gegevens gebruikt om de beste beslissingen te nemen.

Hoe maak ik een onderhoudsschema?

Begin met het ontwikkelen van een algemene strategie voor 100% van de mogelijke werkuren. Als je die hebt, neem dan eerdere aantekeningen op van eerdere technici die aan apparatuur hebben gewerkt in je werkplannen. Bovendien, als er bestaande procedure-aantekeningen zijn, kunt u deze ook opnemen.

hier zijn zes stappen die u moet nemen om een ​​onderhoudsschema te maken.

1. Zorg ervoor dat u klaar bent om te gaan

Zorg dat uw organisatie aan boord is. Promoot uw ideeën door uit te leggen hoe het kosten bespaart, een grotere ROI voor uw organisatie oplevert, de efficiëntie en productiviteit verhoogt en zwakke plekken helpt opsporen en verhelpen.

2. Analyseer de situatie

Verzamel alle vertegenwoordigers van alle afdelingen - technici, bemanningsleiders, supervisors, belanghebbenden, iedereen die kan helpen om een ​​duidelijk beeld te geven van waar de organisatie momenteel staat. Maak met iedereen samen een overzicht van de huidige situatie en de problemen waarmee u momenteel wordt geconfronteerd, en maak een schema dat u kan helpen deze op te lossen.

3. Begin met de voorbereidingen

Uw planner moet rechtstreeks samenwerken met het onderhoudsteam om documentatie, proceskaarten, rollen en verantwoordelijkheden te maken. Het is essentieel om uw CMMS bij te werken en de nodige wijzigingen aan te brengen met deze nieuwe informatie. Met een moderne CMMS-oplossing hoeft u deze wijzigingen maar één keer aan te brengen, omdat de informatie over de hele linie wordt bijgewerkt voor iedereen die toegang heeft, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over eventuele miscommunicatie.

Van hieruit kunt u trainingssessies voor nieuw opgerichte rollen implementeren.

4. Start de implementatie

Het doel hier is om die wekelijkse schema's onderdeel te maken van het nieuwe normaal. Het kan een paar maanden coaching vergen, maar het team kan zich in de loop van de tijd in het schema nestelen. Een CMMS-systeem helpt dit te bereiken door al uw gegevens direct op één plek te hebben.

Onthoud dat de planner geen ander werk zou moeten doen, behalve het maken van planningen, en dat al het andere werk aan de rest van het team zou moeten vallen.

5. Stel een beoordelingsproces in

Eindelijk ben je bezig met het afronden van je nieuwe schema. Als je eindelijk klaar bent met de coachingfase, wil je ervoor zorgen dat al je harde werk niet ongedaan wordt gemaakt.

Laat uw werknemers niet het gevoel hebben dat hun harde werk niet wordt gezien. Ze hebben hard gewerkt om in het ritme van het nieuwe schema te komen, dus vier je overwinningen. Stuur een review, kijk wat er beter kan, wat ze wel en niet denken dat werkt, enzovoort. Neem af en toe contact op met uw bemanning om ervoor te zorgen dat de zaken ook aan hun kant soepel verlopen.

6. Streef naar "groenblijvend"

Je hebt nu je schema's op hun plaats. De procedures moeten echter voortdurend worden verbeterd en u moet uw statistieken tijdens vergaderingen altijd herzien om er zeker van te zijn dat u uw doelen nog steeds haalt.

Extra tips

Hier zijn nog een paar tips om ervoor te zorgen dat uw planner de best mogelijke planning maakt voor uw organisatie:

• Zorg ervoor dat al uw werkplannen beknopt en gemakkelijk te begrijpen zijn. Technici zouden geen raadspelletjes moeten spelen om erachter te komen hoe ze een taak moeten voltooien, en ze zouden geen tijd moeten verspillen aan het vragen om hulp of aanvullende informatie.
• Als je feedback krijgt, gebruik die dan. De informatie is afkomstig van iemand die momenteel aan de taak werkt en het is een gemakkelijke manier om te leren waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Het is ook goed als uw technici en medewerkers weten dat er naar hen geluisterd wordt.
• Houd altijd rekening met de geschiedenis van de apparatuur. Als er bestaande informatie voor een apparaat is, inclusief aantekeningen van degenen die er eerder aan hebben gewerkt, zorg er dan voor dat u die opneemt. Alle informatie die wordt weggelaten, kan in de toekomst vertragingen of storingen veroorzaken.

Zolang alle werkuren worden ingevuld, taken zijn georganiseerd op basis van prioriteiten en uw CMMS aanwezig is, moet een planning uw workflow soepel en efficiënt maken.

Wat zijn enkele voorbeelden van gepland onderhoud?

Er zijn eindeloze mogelijkheden voor wat u in uw specifieke onderhoudsschema kunt opnemen, maar hier zijn slechts enkele voorbeelden om u een idee te geven van de soorten taken die gewoonlijk in onderhoudsschema's worden opgenomen.

Onderhoudsschema openbaar vervoer:

• Bureau/organisatie
• Apparatuurcode
• Apparatuurbeschrijving
• Conditie
• Leeftijd
• Resterende levensduur
• Vervangingskosten

Deze lijst is voor het openbaar vervoer, maar kan gemakkelijk voor veel soorten werkplekken worden gebruikt. Het volgende is vergelijkbaar, maar bevat aanvullende schema's om nog gedetailleerder te zijn. Dit zal de technici helpen om nog nauwkeuriger te zijn en de efficiëntie te verhogen.

Onderhoudsschema machines:

• Machinenaam
• Conditie
• Locatie
• Toegewezen aan
• Laatste onderhoudsdatum
• Onderhoudsfrequentie (in dagen)
• Volgende onderhoudsdatum
• Volgende onderhoudsdatum
• Opmerkingen

De lijst is voor data van voltooid onderhoud voor koeling.

Onderhoudsschema koeling:

• Drukreiniging van alle luchtgekoelde condensorbatterijen
• Inspectie van verdampers
• Alle afvoeren onder druk reinigen
• Controleer alle ventilatormotoren en ventilatorbladen
• Temperatuurcontrole
• Fietscontrole
• Koelmiddelpeil controleren
• Inspectie van deurpakkingen en afdichtingen
• Inspectie van scharnieren en automatische deursluiters
• Oliemotoren of lagers als er oliepoorten zijn
• Controleer de thermostaat van de unit
• Voor nauwkeurigheid
• Isolatie van unit controleren
• Inspecteer de bedrading van de unit
• Instelling en werking van de ontdooiklok controleren
• Inspecteer unit compressor
• Aanbevelingen/opmerkingen

Elk onderhoudsschema is uniek voor elke organisatie en moet zo gedetailleerd mogelijk zijn, zodat het team niets hoeft te missen.

Volgende stappen

Klaar om uw onderhoudsplanning te verbeteren?

Hippo is hier om u te helpen de CMMS-oplossing te vinden die het beste voor u werkt, inclusief het beantwoorden van uw vragen over CMMS-software, het helpen boeken van een live softwaredemo of zelfs het opzetten van een gratis proefversie.

Samenvatting CEO

CMMS-softwareoplossingen helpen onderhoudsafdelingen om kritieke activa online te houden voor minder geld door processen te stroomlijnen en betrouwbare gegevens vast te leggen en te benutten. In tegenstelling tot oudere beheersystemen, leeft een modern CMMS in de cloud, zodat iedereen toegang heeft tot up-to-date gegevens. Dit betekent minder miscommunicatie en fouten, waardoor u geld en middelen bespaart. Organisaties in verschillende sectoren kunnen concrete voordelen van de systemen zien, waaronder meer uptime en minder tijd- en geldverspilling. Bij het kiezen van een CMMS is het belangrijk om niet alleen rekening te houden met de functies, maar ook met de volledige gebruikerservaring, inclusief implementatie, training en doorlopende ondersteuning. Het gebruik van CMMS-software voor uw onderhoudsplanning helpt u kosten te besparen en uitvaltijd tot een minimum te beperken.