De moeilijkheid om op papier gebaseerde werkinstructies bij te werken

Het belangrijkste element van industriële documentatie, de bedrijfsmodus, is de basisondersteuning waarmee operators kunnen worden begeleid bij het uitvoeren van de taken die inherent zijn aan hun respectieve taken. Het is daarom van vitaal belang voor het bedrijf dat deze documenten niet alleen perfect duidelijk en leesbaar zijn, maar ook vrij zijn van fouten die zouden kunnen leiden tot non-conformiteiten bij de uitvoering van operaties.

Papieren werkinstructies bijwerken:tijd- en energieverspilling

Aangezien de omgeving waarin het bedrijf opereert, evolueert en dynamisch wordt, moet ook de manier waarop het opereert en produceert, veranderen. Werkinstructies kunnen niet in de tijd blijven staan, omdat ze zich moeten aanpassen aan de komst van nieuwe factoren:nieuwe normen, nieuwe tools, nieuwe processen, nieuwe eisen, enz. Bovendien kunnen fouten of bronnen van inefficiëntie en niet-naleving worden gedetecteerd in deze werkinstructies zodra ze in het veld worden toegepast.

Er zijn dan ook regelmatig wijzigingen in deze werkwijzen, wat betekent dat ze elke keer moeten worden geactualiseerd. Dit is echter duidelijk een serieus probleem bij het omgaan met traditionele papieren media .

Dit betekent dat alle exemplaren van de oude versies (die niet up-to-date zijn) van de werkinstructies moeten uit de circulatie worden gehaald om ervoor te zorgen dat geen enkele medewerker deze nog voor zijn werk gebruikt. De volgende stap is om de media opnieuw af te drukken en er vervolgens voor te zorgen dat alle operators de bijgewerkte documenten hebben na validatie door de verschillende betrokken actoren (productiemanager, kwaliteitsmanager, operators die mogelijk ook bij deze updates betrokken zijn ...). Dit alles mobiliseert middelen (materiële en menselijke), energie en tijd.

Het is daarom onmogelijk om papieren documenten bij te werken zonder dat er een bepaalde hoeveelheid afval is, om nog maar te zwijgen van de gevolgen voor het milieu, aangezien papier een recyclebaar materiaal is, maar een aanzienlijke hoeveelheid potentieel afval vertegenwoordigt.

Moeilijkheden bij het beheren en beveiligen van documenten

Aangezien bedrijfsdocumentatie moet worden gearchiveerd, is het gemakkelijk voor te stellen hoeveel documenten er moeten worden opgeslagen en beheerd terwijl ze zich opstapelen. Ze hebben een speciale ruimte nodig, met aanzienlijke materiële middelen (kasten, archiefkasten, bescherming tegen slijtage, enz.) en organisatorische middelen.

Het bijwerken van werkinstructies brengt ook een beveiligings- en vertrouwelijkheidsprobleem met zich mee. Er bestaat een veiligheidsprobleem, aangezien elke papieren drager waarschijnlijk zal worden gewijzigd of zelfs vernietigd in het geval van een ongeval, verkeerde behandeling of ramp (brand, overstroming...). Wat de vertrouwelijkheid betreft, zijn er zorgen over mogelijke datalekken naar concurrenten, aangezien papieren documenten verborgen en misbruikt kunnen worden.

Problemen waarvoor het feit van digitaal gaan oplossingen biedt. Indien goed beveiligd, zijn gedigitaliseerde operationele procedures minder kwetsbaar voor dit risico van openbaarmaking. Bovendien kunnen werkinstructies, opgeslagen en toegankelijk op digitale media, niet op dezelfde manier verloren gaan of vernietigd worden als papieren documenten. Dematerialisatie maakt het ook gemakkelijker om nieuwe, gewijzigde en bijgewerkte documenten beschikbaar te stellen. Deze worden automatisch en snel doorgestuurd naar de terminals die door operators in het veld worden gebruikt.

Picomto is de Europese toonaangevende software voor digitale werkinstructies. Neem contact met ons op voor meer informatie.