Vijf stappen naar een succesvolle CLM-implementatie

De belangstelling voor software voor contractlevenscyclusbeheer (CLM) neemt sterk toe in de nasleep van de ongekende verstoringen van vorig jaar, die aantoonden hoe kritieke realtime toegang tot contractgegevens effectief moet reageren op nieuwe risico's en kansen.

Volgens een recente Forrester-enquête is "CLM universeel van een nice-to-have naar een critical-to-have gegaan in een post-COVID-wereld." Dit is niet verwonderlijk, gezien schattingen van World Commerce &Contracting dat inefficiënt contractbeheer bedrijven meer dan 9% van de totale jaaromzet kost.

Contracten vormen de basis van elke commerciële relatie. Een effectief contractbeheersysteem kan bedrijven helpen de kosten te verlagen en de time-to-market te versnellen, terwijl naleving wordt gegarandeerd en risico's worden geminimaliseerd. Maar, zoals bij alle technologie, zijn er belangrijke beslissingen die de waarde bepalen die een organisatie realiseert door de implementatie van een CLM-systeem.

Hieronder volgen vijf stappen die een bedrijf moet nemen om een ​​succesvolle CLM-implementatie te garanderen.

Leg de basis. Er wordt vaak gezegd dat "een falen om te plannen een plan is om te falen." Elke succesvolle implementatie van technologie begint met een zorgvuldige planning en een duidelijk begrip van de impact die de nieuwe oplossing op het bedrijf zal hebben. Omdat contracten meerdere belanghebbenden in verschillende regio's vertegenwoordigen, van inkoop en verkoop tot juridische zaken en IT, moet een organisatie goed nadenken over wie wordt meegenomen in het CLM-selectie-, implementatie- en schaalproces. Elke divisie binnen de organisatie heeft een andere kijk op CLM. Hoe meer buy-in een organisatie aanvankelijk heeft in het proces, hoe groter de kans is dat ze in de juiste keuze investeert en hoe gemakkelijker het zal zijn om toekomstige contractbeheermogelijkheden op te schalen naarmate het bedrijf groeit en de zakelijke behoeften evolueren.

Bedrijven moeten ook inzicht hebben in de huidige contractprocessen om te anticiperen op de invloed van een CLM-systeem op workflows voordat ze erin investeren. Het evalueren van contracten in de hele organisatie helpt bij het ontdekken van inefficiënte contractworkflows die een CLM-systeem snel kan oplossen. Omgekeerd onthult het ook gebieden waar contractprocessen zeer complex of laagvolume zijn. Het is raadzaam te wachten tot de oplossing is opgeschaald om deze gebieden aan te pakken.

Organisaties kunnen dan beginnen te definiëren hoe succes eruitziet en doelen stellen voor verbeteringen die belanghebbenden willen zien. Benchmarking van key performance indicators (KPI's), zoals de doorlooptijd van contracten, en het rapporteren van verbeteringen op belangrijke contractbeheergebieden, helpen vertrouwen in het systeem op te bouwen. Bovendien helpt het creëren van realistische fasepoorten met discrete mijlpalen voor de CLM-reis de implementatieteams op het goede spoor en zorgt ervoor dat alle partijen op één lijn zitten met de voortgang.

Selecteer de juiste technologie. Zoals bij elke aankoop van technologie, moeten organisaties een CLM-systeem als een investering beschouwen. Dat betekent dat het mogelijkheden moet bieden die in de onmiddellijke behoeften van een bedrijf voorzien, terwijl het ook geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie en blockchain moet bevatten om ervoor te zorgen dat het systeem kan voldoen aan de groei en toekomstige vereisten van een bedrijf.

Maar het is meer dan alleen de technologie zelf; organisaties moeten op zoek naar een CLM-aanbieder die kan dienen als vertrouwde adviseur en partner. Zelfs de beste software heeft weinig waarde als deze te moeilijk te gebruiken is, of niet de noodzakelijke resultaten oplevert om het vertrouwen van belanghebbenden te winnen. Het kiezen van een ervaren CLM-partner met een bewezen staat van dienst van snelle en succesvolle implementaties kan bedrijven helpen een snel rendement op hun investering te behalen.

Contracting is de nieuwste grens die organisaties aangaan in hun digitale transformatietraject. Als zodanig is het van vitaal belang voor bedrijven om een ​​CLM-provider te evalueren en te zoeken die blijft investeren in zijn aanbod, en dat deze technologieën naadloos integreren met bestaande bedrijfssystemen in de hele organisatie om de activiteiten te optimaliseren en de bedrijfsvoering te versnellen.

Investeer in opleiding. Het maakt niet uit hoe geavanceerd een technologietool is, of hoe revolutionair de impact ervan op het bedrijf zal zijn, als niemand het gebruikt. Dit moet voorop blijven staan ​​wanneer bedrijven beginnen met de uitrol van een nieuw CLM-systeem. Gelukkig zijn er tal van mogelijkheden om personeel effectief en efficiënt op te leiden.

Eerst en vooral is dat de CLM-aanbieder. Experts in de functionaliteit van hun producten zijn het best uitgerust om gebruikers de nodige persoonlijke training en gebruikershandleidingen te bieden die een vlotte acceptatie garanderen. Zoek een technologiepartner die 'train-the-trainer'-programma's aanbiedt die geselecteerde werknemers in kernfunctiegebieden helpen voorbereiden met diepgaande productkennis. Deze 'supergebruikers' kunnen collega's helpen het maximale uit de technologie te halen. Als u een servicepartner gebruikt voor implementatie, kunt u bovendien vertrouwen op gecertificeerde trainers om het team op gang te helpen.

Bovendien winnen digitale adoptietools die gecontextualiseerde en gepersonaliseerde in-app-begeleiding bieden aan populariteit bij bedrijven die training willen versnellen en de onboarding en productiviteit van eindgebruikers willen verbeteren. Werknemers kunnen de software leren terwijl ze dagelijkse taken uitvoeren die uniek zijn voor hun verschillende rollen in de organisatie.

Implementeer een tweeledige strategie. Timing is alles als het gaat om de implementatie van technologie in de hele organisatie. Zorg ervoor dat er geen andere technologie-implementaties elders in de organisatie plaatsvinden die werknemers zouden kunnen afleiden van het leren van het CLM-systeem, wat ook nieuwe workflows kan bevatten.

Door te beginnen met het uitrollen van eenvoudige contractfuncties in het hele bedrijf, kunnen werknemers daarom vertrouwd raken met het nieuwe systeem zonder direct overweldigd te worden door complexe functies en functies. Deze vereenvoudigde implementatie zal helpen om vertrouwen en buy-in op te bouwen bij zowel belanghebbenden als werknemers.

Tegelijkertijd moeten degenen die "supergebruikers" selecteren die eerder in het implementatieproces zijn geïdentificeerd, de volledige mogelijkheden delen, omdat dit helpt om een ​​kernteam van CLM-kampioenen te creëren die het systeem aan anderen kunnen verkondigen. Ze fungeren ook als interne systeemexperts die kunnen helpen zorgen voor acceptatie en het identificeren van mogelijkheden voor verbetering.

Rapporteer uw succes. Nadat de implementatie is uitgerold, is het van vitaal belang om te kijken hoe de organisatie presteert ten opzichte van haar doelen. Of een bedrijf nu kiest om te beginnen met een project waar het een quick win kan behalen, of besluit een probleem aan te pakken dat over de hele linie problematisch was, het aantonen van incrementele vooruitgang zal helpen om momentum voor het CLM-systeem te genereren.

Een multinationale I.T. servicebedrijf heeft CLM geïmplementeerd om de manier te verbeteren waarop contractuele verplichtingen worden vastgelegd en gecontroleerd om de bedrijfsresultaten te optimaliseren. Het bedrijf heeft de contractnaleving verbeterd door het beheer van serviceovereenkomsten en werktoezeggingen te stroomlijnen en te automatiseren. Als gevolg hiervan heeft het bedrijf de vorige contractcyclustijd van twee weken met 50% tot 60% verkort, waardoor het de time-to-market kan versnellen.

Wat het doel ook is, organisaties moeten samenwerken met hun CLM-provider om niet alleen de initiële KPI's die in het planningsproces zijn geïdentificeerd te benchmarken, maar ook om 30-, 60- en 90-dagenrapporten te maken om te documenteren hoe deze KPI's zijn veranderd sinds het systeem werd geïmplementeerd. Naarmate die benchmarks evolueren, is het noodzakelijk om het succes van de implementatie te blijven laten zien, zodat belanghebbenden de waarde van de investering blijven zien.

Voor bedrijven die een CLM-systeem overwegen als onderdeel van hun digitale transformatietraject, is het nu tijd. Gartner schat dat contractonderhandelingen tegen 2023 30% sneller zullen verlopen dankzij de vooruitgang in de technologie voor contractbeheer.

Hoewel het implementeren van nieuwe technologie ontmoedigend kan zijn, hangt de waarde die een organisatie realiseert af van vijf belangrijke dingen:

• Zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden betrokken zijn en succes meetbaar is,
• De juiste technologiepartner kiezen,
• Investeren in training en het cultiveren van interne kampioenen,
• Een tweeledige benadering van implementatie, en
• Een duidelijke manier om prestaties te rapporteren op basis van KPI's.

Het is belangrijk om te onthouden dat u realistisch moet zijn over timing en verwachtingen bij het implementeren van een CLM-systeem. Als een bedrijf deze kernstappen volgt, zal het in staat zijn om vroege waarde voor het project aan te tonen en de buy-in van belangrijke belanghebbenden veilig te stellen die de komende jaren dividend zullen uitkeren.

Bernadette Bulacan is vice-president en hoofdevangelist bij Icertis .