Is uw bedrijf klaar voor een Supply Chain Compliance Alert?

Iedereen heeft een plan totdat ze een stomp op hun mond krijgen. Het is een stukje wijsheid (met dank aan de zwaargewicht boks-grootheid Mike Tyson) waar bedrijven goed op letten als het gaat om internationale nalevingsrisico's.

Hoewel veel grotere bedrijven goede plannen hebben, beschouwen middelgrote bedrijven compliancerisico's vaak als check-the-box-oefeningen. Misschien denken ze dat ze gedekt zijn omdat ze nauw toezicht houden op een database die inkomende sanctieaankondigingen van het Amerikaanse Office of Foreign Assets Control of andere instanties screent. Dat werkt totdat er een waarschuwing flitst over nieuwe OFAC-sancties tegen een van de externe leveranciers van het bedrijf. Op dat moment heeft het bedrijf veel meer nodig dan een database om een ​​situatie te voorkomen die snel duur en storend kan worden.

De kans dat uw bedrijf te maken krijgt met een compliance alert wordt groter naarmate het geopolitieke plaatje complexer wordt. De regering-Biden heeft zich al strenger opgesteld tegenover veel buitenlandse actoren dan haar voorganger en heeft nieuwe sancties tegen China en Rusland aangekondigd. Tot dusver heeft OFAC dit jaar ongeveer $ 14 miljoen aan civielrechtelijke sancties opgelegd. De Duitse softwaregigant SAP werd in april getroffen met meer dan $ 8 miljoen aan gecombineerde Amerikaanse boetes voor het verkopen van producten aan Iran in strijd met de Amerikaanse sancties.

Elk bedrijf dat een telefoontje krijgt van een regelgever - of een ping van zijn compliance-software - zal in de problemen komen als het niet al over solide procedures beschikt. Stelt u zich de gevolgen eens voor als uw bedrijf bijvoorbeeld een agent in Saoedi-Arabië zou gebruiken die in verband werd gebracht met het binnenbrengen van producten naar Iran of op de een of andere manier verband hield met de financiering van terrorisme. Sancties kunnen variëren van miljoenen dollars aan boetes tot strafrechtelijke vervolging.

Documentatie, onderzoek, actie en herstel zijn de sleutels om direct aan een waarschuwing te voldoen, zelfs als het een vals alarm is.

Document, Document, Document

Wanneer handhavingsinstanties lucht krijgen van een mogelijke nalevingsfout, willen ze niet alleen weten:"Wat is er misgegaan?" maar ook "Wat heb je gedaan om het te voorkomen?"

Het is de moeite waard om nu een antwoord op die tweede vraag te hebben, vóór een nalevingswaarschuwing. Documentatie is je vriend. Regelgevers zullen meer bereid zijn om mild te zijn en constructief samen te werken met bedrijven die uitgebreide documentatie hebben van hun communicatie en processen rond externe entiteiten, ongeacht of de relaties als riskant werden beschouwd. Ga ervan uit dat u wordt blootgesteld aan gesanctioneerde partners en handel dienovereenkomstig.

Goed onderzoek naar de derde partijen van uw bedrijf is van fundamenteel belang. Elke database heeft zijn beperkingen, zelfs de "uitgebreide" lijst van sanctieprogramma's van OFAC. Het is van vitaal belang om toegang te hebben tot aanvullende mappen of informatie, samen met processen om de gegevens te analyseren. Zodra een leverancier is gemarkeerd, moeten bedrijven snel interne en externe middelen kunnen mobiliseren om in eerste instantie te bepalen of de informatie correct is.

Soms zal het onderzoek uitwijzen dat er geen reden tot bezorgdheid is - misschien is de waarschuwing gebeurd omdat een niet-verwante partner in Taiwan een vergelijkbare bedrijfsnaam heeft als een partner op het Chinese vasteland die was bestemd voor sancties. In dit geval heeft u geld bespaard en onnodige stress vermeden. De informatie was voorhanden en uw team hoefde geen externe adviseur in te huren.

Heb een actieplan

Als daarentegen uit onderzoek blijkt dat de partner inderdaad de gemarkeerde en gesanctioneerde entiteit is, is uw team gewapend om actie te ondernemen. Met de beschikbare informatie kent uw compliance-team al de diepte van de relatie en de potentiële blootstelling van het bedrijf. De volgende stappen kunnen het inhuren van een juridisch adviseur of andere externe adviseurs zijn.

De laatste stap van een goed nalevingswaarschuwingsplan is herstel. Dit kan betekenen dat u moet samenwerken met een ervaren advocatenkantoor of zelfs experts moet zoeken die de lokale taal spreken en uw bedrijf kunnen adviseren over de blootstelling en alternatieven.

Soms is de oplossing zo simpel als het verbreken van alle banden met de partner. Als de relatie cruciaal of onvermijdelijk is, is het misschien niet zo eenvoudig. In de luchtvaartsector kan het bijvoorbeeld vrijwel onmogelijk zijn om te werken met luchthavenservicebedrijven die corrupte banden met overheden zouden kunnen hebben. Dit is waar het de moeite waard kan zijn om met regelgevers samen te werken om de situatie uit te leggen en te proberen een compromisoplossing te vinden. Maar nogmaals, dit zal veel betere resultaten opleveren wanneer een bedrijf kan aantonen dat het de juiste processen heeft gevolgd en een auditspoor heeft dat deze documenteert.

Een veelgemaakte fout die moet worden vermeden, is het benaderen van de gesanctioneerde entiteit zelf om vragen te stellen. De OFAC-lijst bevat enkele van 's werelds meest onsmakelijke acteurs, waardoor het onwaarschijnlijk is dat ze een eerlijk verslag zullen geven.

Het hebben van systemen, in tegenstelling tot ad-hocreacties, maakt het bedrijf kogelvrij, zodat het voor naleving niet afhankelijk is van één punt van mislukking, zoals een algemeen adviseur die op een dag besluit te stoppen. Met documentatie, onderzoek, vooraf geplande actie en herstel heeft uw bedrijf de beste verdediging voor dat stomp in de mond.

Allan Matheson is CEO van Blauwe paraplu , een in Vancouver gevestigd technologiebedrijf voor naleving.