Verborgen geld terugwinnen: Hoe gerichte crediteuren-audits fondsen herstellen

Bedrijven zijn constant op zoek naar manieren om cashflow te verbeteren en risico's te verminderen. Een vaak over het hoofd geziene methode om winstlekken te stoppen en opbrengsten te verhogen is het uitvoeren van actuele of langlopende crediteuren-recovery-audits (accounts payable / AP).

Binnen het AP-proces treden fouten op tijdens de normale bedrijfsgang, zelfs in hooggeautomatiseerde omgevingen. Betalingsverschillen en dubbele betalingen zijn twee veelvoorkomende problemen waardoor contanten door de vingen glijden, wat ongewilde winstlekken creëert.

Een AP-recovery-audit stelt bedrijven in staat om ten onrechte betaalde fondsen te herwinnen en risico's te identificeren om toekomstige lekkage te voorkomen, wat de langetermijnfinanciële positie verbetert. Een ervaren derde-partij auditpartner zet geavanceerde data-analysetechnologie en statement-outreach-mogelijkheden in om potentiële fouten in AP-transacties te identificeren.

Deze auditpartners zijn ervaren in het uitwerpen van een breed net om potentiële claimvindingen te maximaliseren. Dit omvat een zorgvuldig onderzoek en het onderzoeken van alle potentiële claims op geldigheid. Wanneer claims geldig blijken, helpt de auditpartner fondsen te herwinnen die anders verloren zouden zijn gegaan, en vergelijkbare fouten in de toekomst te voorkomen.

Maximaliseer de auditwaarde

Als er al een AP-recovery-audit gaande is, moeten bedrijven hun auditafdruk en auditus-timing overwegen om de waarde te maximaliseren. Overwegingen voor de omvang kunnen zijn: het bepalen van geografische reikwijdte, aantal regio's of bedrijfsdivisies, en de auditperiode.

Ideaal is de te controleren data zo compleet mogelijk. Als de audit globaal is, overweeg dan alle regio's en faciliteiten binnen de geselecteerde geografie op te nemen. Dit maximaliseert de kans op het identificeren van overbetalingen en het herwinnen van verloren winst.

Als de audit een jaar of meer na de transactiedatums plaatsvindt, bestaat het risico dat leverancierskredieten verdwijnen, elders worden toegekend, of per ongeluk worden afgeschreven. Door de auditkalender op te schuiven, staan bedrijven een veel betere kans op financiële herwinning. Het wordt aanbevolen de audit uiterlijk 90 dagen na de transactiedatum uit te voeren. Dit sluit ook de feedbacklus; hoe langer u onwetend bent over een proceskloof, hoe groter het potentieel voor financiële bloeding.

Vergroot het onderzoeksbereik

Een andere manier voor bedrijven om meer uit een audit te halen is door het beoordelingsbereik te verbreden dan alleen betalingen. Gebieden voor uitbreiding zijn:

• Derde-partij betalingsapplicaties. Begrijp of betalingen via derde-partij applicaties, zoals P-card aankopen en tijdelijke arbeidstools, worden beoordeeld om te identificeren of leveranciers vanuit twee verschillende betalingsbronnen zijn betaald.
• Kortingen/terugbetalingen (rebates). Weet hoe kortingen worden bijgehouden, beheerd en afgerekend. Vaak zorgen berekeningen op basis van data die niet direct beschikbaar is, ervoor dat bedrijven korting mislopen.
• Prijzen. Vergelijk prijswijzigingsinformatie met facturen om nauwkeurigheid te garanderen. Dit is het meest nuttig bij frequente prijswijzigingsscenario's.
• Retouren. Beoordeel het proces en de transacties regelmatig om potentiële herwinningskansen te markeren.

Gecombineerde aanpak voor maximale ROI

AP-recovery-audits voegen significante waarde toe aan het financiële welzijn van een bedrijf. Echter, het aanvullen ervan met contractcompliance-audits en geavanceerde analyses is de beste manier om risico's te verminderen en bedrijfswaarde te optimaliseren over het gehele source-to-pay (S2P) proces. Hoewel elk afzonderlijk geïmplementeerd kan worden, maximeren ze gecombineerd de return on investment door data en lessen uit elke oplossing te gebruiken.

Contractcompliance-audits

Een prijscontractcompliance-audit duikt in of bedrijven de juiste prijs zijn berekend of de juiste kortingen hebben ontvangen per de leverancierscontracten. Dit type audit kan kosten herberekenen met bedrijfsdata om nauwkeurigheid te waarborgen.

Een commerciële contractcompliance-audit beoordeelt leverancierscontracten om te helpen waarborgen dat door het inkoopteam onderhandelde voordelen zijn ontvangen. Waar een AP-recovery-audit zoekt naar fouten in het betalingsproces, gebruikt een commerciële compliance-audit bedrijfs- en leveranciersdata. Datatypes omvatten arbeidstarieven of cost-plus, markup-vermenigvuldigers, doorberekeningen en overheadkosten.

Geavanceerde analyses

Geavanceerde analyses combineren toonaangevend advieswerk met eigen beveiligde technologie om bedrijven te helpen snel inzichten te onthullen, op bevindingen te handelen en bottom-line resultaten te behalen. Door kunstmatige intelligentie, machine learning en data science toe te voegen, kunnen geavanceerde analyses inzicht bieden boven wat in traditionele S2P-audits te vinden is. Dit kan op zijn beurt financiële windvallen diep in uw data identificeren.

Hoewel veel bedrijven beoordelingsprocessen hebben, onderbenutten ze vaak de beschikbare data. Terwijl een geweldig instrument in uw financiële toolbox, zullen interne beoordelingen alleen niet alles ontdekken. Als u twijfelt over of u het maximale voordeel uit uw supply-chaincyclus haalt, overweeg dan uw auditwerk uit te breiden. Een ervaren derde-partij S2P-auditpartner kan toegevoegde waarde en inzicht bieden door een recovery-audit, contractcompliance-beoordeling of analytics-oplossing te implementeren.

Angie Holsen is regionale vicepresident commerciele compliance bij PRGX.