De leiding nemen tegen terugboekingen in de toeleveringsketen

De focus van 2020 lag onmiskenbaar op de COVID-19-crisis, en elk bedrijfsonderdeel voelde de brand, vooral de toeleveringsketen. Tot 75% van de bedrijven meldde aanzienlijke verstoringen in hun toeleveringsketens, waardoor 16% gedwongen werd de omzetdoelstellingen naar beneden bij te stellen. Maar lang voordat de COVID-19-uitbraak begon, was er een ander 'c'-woord dat van invloed was op de bottom line:terugvorderingen.

Als gevolg van late, onnauwkeurige of onleesbare Advance Ship Notices (ASN's), zijn terugboekingen zo ingebakken in de onderneming dat ze als een echt regelitem in budgetten worden beschouwd. In feite nemen deze vergoedingen gemiddeld 2% van de omzet op. Om dat in perspectief te plaatsen:een bedrijf dat $ 10 miljoen per jaar genereert, zal uiteindelijk $ 200.000 toeschrijven aan deze vergoedingen en boetes.

Na een jaar van economische onrust en verstoring van de toeleveringsketen, kunnen leveranciers het zich niet veroorloven om inkomsten weg te gooien. Als gevolg hiervan hebben hoofd inkoopmanagers uitgavenbeheer als hun belangrijkste prioriteit genoemd, waardoor het acht keer meer een focus krijgt in de dagelijkse bedrijfsvoering. Terwijl organisaties blijven zoeken naar creatieve manieren om kosten te besparen zonder afbreuk te doen aan de effectiviteit, is één oplossing duidelijk:het is tijd om de leiding te nemen tegen terugboekingen. Hieronder volgen enkele tips om dat doel te bereiken.

Transform uw mentaliteit van passief naar proactief. De eerste stap die bedrijven vandaag kunnen nemen om onnodige kosten te verlagen zonder in te boeten aan productiviteit, is het idee te verwerpen dat terugboekingen gewoon een kostenpost zijn om zaken te doen. Deze vergoedingen worden vaak passief aanvaard zonder betwisting. In feite, in de jaren negentig, zouden grote winkelmerken zoals Kmart gewoon een terugboekingsvergoeding van 2% op elke bestelling toevoegen, in de veronderstelling dat elke leverancier overtredingen zou hebben. Drie decennia later accepteren leveranciers deze benadering nog steeds.

De sleutel tot verandering is een proactieve benadering van uitgavenbeheer en inkomstenbescherming. Terugboekingen als ongevaarlijk bestempelen is een dure aanname, vooral in een tijd waarin veel organisaties moeite hebben om het hoofd boven water te houden. Veranderen kan een uitdaging zijn, maar als verandering gelijk staat aan contant geld, is het tijd om angst opzij te zetten en vooruit te gaan.

Begrijp je zwakke plekken. Een andere cruciale stap om terugboekingen te elimineren, is het uitvoeren van een interne audit. Hoe kun je immers vooruitgang boeken zonder inzicht in je huidige prestaties? Onderzoek uw supply chain-kosten en waar de uitgaven plaatsvinden. Bereken wat deze "ingebouwde" verzekeringspolissen u kosten. U zult zich snel realiseren dat deze schijnbaar onbeduidende kosten in totaliteit in feite zeer aanzienlijk zijn. Het is ook belangrijk om terugvorderingen te evalueren om een ​​idee te krijgen waar dingen fout gaan om verandering te stimuleren.

Door datasilo's af te breken, krijgt u een compleet beeld van de gehele orderlevenscyclus om fouten en uitzonderingen te identificeren. Zodra u inzicht heeft in het probleem, kunt u de stappen ondernemen om problemen snel op te lossen en te voorkomen dat ze zich opnieuw voordoen.

Investeer in de juiste technologie voor maximale zichtbaarheid. Zonder de juiste technologie zullen bedrijven niet in staat zijn om het niveau van zichtbaarheid vast te stellen dat nodig is om hun zwakke plekken te begrijpen. Dit betekent niet dat u miljoenen dollars of honderden uren in een oplossing moet investeren. Het gaat om het kiezen van het juiste platform dat effectief gebruikmaakt van gegevens uit uw hele toeleveringsketen en realtime inzicht biedt in de levenscycli van bestellingen. Deze proactieve benadering stelt bedrijven in staat potentiële uitzonderingen voor te blijven en het probleem aan te pakken voordat het een dure boete wordt.

Overweeg bij het onderzoeken van technische opties om terugboekingen te beperken een software-oplossing die toegankelijk is voor alle teamleden, ongeacht hun IT. expertise. Het is ook van cruciaal belang om uw compliance-team te betrekken bij beslissingen, om ervoor te zorgen dat met de tool aan de voorschriften kan worden voldaan.

Het toekomstige pad effenen. Laat u in dit nieuwe decennium niet belasten met onnodige kosten voor terugboekingen. Bedrijven moeten zich richten op het transformeren van hun mentaliteit, het begrijpen van hun zwakke plekken en het investeren in de juiste technologie om kosten te besparen en de efficiëntie te verhogen. Als gevolg hiervan kan de supply chain een onderscheidende factor worden in plaats van een kostenpost - en zal de toekomst vruchtbaarder zijn voor de hele organisatie.

Michael Rabinowitz is de oprichter en CEO van CoEnterprise.