Het automatiseren van contracten is een belangrijke stap in de richting van de digitale supply-chain-evolutie

De productie- en logistieke sector hebben te maken gehad met complexe en snel veranderende omstandigheden tijdens de COVID-19-pandemie. Bedrijven in de VS bevonden zich op onbekend terrein toen de uitbraak begin 2020 toesloeg. De aanvoerlijnen kwamen onder druk te staan, terwijl bedrijven en zorgaanbieders zich inspanden om cruciale benodigdheden zoals persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) te leveren.

Negen maanden later streven productie- en logistieke bedrijven er nog steeds naar om de logistieke hindernissen van COVID-19 te overwinnen en tegelijkertijd werknemers te beschermen. Zelfs nu bereidt de vrachtindustrie zich voor om elke dag 9 miljoen Pfizer- en Moderna-vaccins in gekoelde voertuigen te leveren. Om veiligheidsuitdagingen aan te pakken en persoonlijk contact zoveel mogelijk te beperken, moeten productie- en logistiekleiders prioriteit geven aan digitale transformatie in de toeleveringsketen. De hoogste prioriteit voor leidinggevenden is het beschermen van de gezondheid en veiligheid van werknemers, terwijl ze blijven werken en goederen op schema blijven leveren. Technologie speelt een belangrijke rol bij het bereiken van dit doel en het overwinnen van verstoringen veroorzaakt door het virus.

Verplichte sluitingen en nieuwe veiligheidseisen op de werkplek veroorzaakten enorme vertragingen bij de verzending en grote voorraadtekorten. Volgens gegevens van World CC (voorheen IACCM) werd 59% van de bedrijven verstoord door problemen met de toeleveringsketen. Bovendien is het percentage bedrijven met matige tot ernstige gevolgen voor de contractprestaties gestegen van 37% naar 60% in de twee weken aan het begin van de pandemie.

Een van de belangrijkste uitdagingen waarmee logistieke dienstverleners worden geconfronteerd tijdens de overgang naar werken op afstand, is het beheren van honderdduizenden digitale contracten. Grote supply chain-bedrijven gebruiken verschillende oplossingen om meer dan 100.000 documenten en contracten te beheren, die tientallen jaren werk omvatten. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat alle contracten worden nagekomen, terwijl ze zichzelf beschermen tegen juridische en regelgevende kwesties.

Om de overgang naar werken op afstand te vergemakkelijken, zijn CLM-platforms (contract lifecycle management) een essentieel hulpmiddel geworden voor het digitaliseren van contracten in supply chain-organisaties. CLM zorgt ervoor dat alle leveranciersinformatie zich in één centrale bron van waarheid bevindt. Bovendien automatiseren CLM-systemen workflows en volgen ze het verlopen en verlengen van contracten, zodat organisaties het goedkeuringsproces van contracten kunnen versnellen en de omzet kunnen maximaliseren.

Volgens een onderzoek van Oxford Economics is het automatiseren van routinetaken zoals papierwerk en contractbeheer een topdoel voor leidinggevenden in de toeleveringsketen. In een tijd waarin bedrijfsleiders hun activiteiten willen stroomlijnen en de kosten willen verlagen, kan een CLM-platform het hoogste investeringsrendement bieden voor automatisering in de toeleveringsketen. CLM heeft bijvoorbeeld een van de grootste Amerikaanse vrachtwagenbedrijven in staat gesteld toezicht te houden op een groot aantal wijzigingen in de voorwaarden van leveranciers met betrekking tot de impact van COVID-19. Door een geautomatiseerd CLM-systeem in te voeren, kunnen leveranciers van supply chain-oplossingen zaken zoals verlengingsdatums, genoemde tegenpartijen, schadeloosstelling en vrachtvoorwaarden efficiënter beheren.

Naast efficiëntie en eenvoudigere toegang tot belangrijke documenten, helpt geautomatiseerde CLM organisaties met contractzichtbaarheid en aansprakelijkheid. Het slaat contracten en gegevens op in de cloud, zodat ze overal veilig toegankelijk zijn wanneer dat nodig is. CLM vergroot de transparantie in de hele organisatie en stelt medewerkers in staat om in realtime veilig digitale documenten te delen en erover te onderhandelen. Dit stroomlijnt verkoopcycli en vermindert het compliancerisico drastisch. Geautomatiseerde CLM kan bijvoorbeeld aangeven of een zending vertraging gaat oplopen, wanneer in contractvoorwaarden staat dat deze op een bepaalde datum moet worden afgeleverd, of wanneer de leverancier financieel aansprakelijk is. Op die manier kan de leverancier de levering bespoedigen om de deadline te halen, of in ieder geval de andere partij informeren dat de goederen te laat zullen worden geleverd.

Als reactie op de pandemie hebben fabrikanten meer inzicht gevraagd in de toeleveringsketens van hun leveranciers. Innovatie is tijdens elke stap in de toeleveringsketen versneld vanwege de uitdagingen van COVID-19. Meer dan ooit wordt automatisering toegepast in veel aspecten van de supply chain om meer autonoom te werken. CLM blijft een belangrijk onderdeel van de digitale evolutie van de toeleveringsketen door contractuele processen te stroomlijnen.

Nu de distributie van het COVID-19-vaccin begint, wordt de toeleveringsketen opnieuw getest. Met de juiste technologie en CLM-tools om zendingen te volgen, vrachtwagentemperaturen te bewaken en miljoenen leveringen te beheren, kunnen vrachtbedrijven effectief vaccins leveren in het hele land.

Met CLM hebben supply chain-leiders meer flexibiliteit om contracten vanaf elke locatie te beoordelen en goed te keuren, wat de verwerkingstijd versnelt en de supply chain in deze tumultueuze tijden in beweging houdt. Maar het zoeken naar capabele oplossingen kan een enorme onderneming zijn. Aanbieders van toeleveringsketens die geïnteresseerd zijn in geautomatiseerde CLM, moeten hun zoektocht beginnen bij een extern softwareonderzoeksbureau, bij voorkeur op basis van echte klantervaringen. Deze bronnen bieden echte informatie, geen marketingspraat, over zowel de mogelijkheden als de klantervaring, die leiders in de toeleveringsketen kunnen gebruiken om de juiste CLM-provider te vinden.

Colin Earl is Chief Technology Officer van Agiloft .