Drie trends die inkoop in een pandemie vormgeven

In de beste tijden kan het inkoopproces ontmoedigend zijn. Het is geen eenvoudige taak om door duizenden leverancierscontracten, NDA's en onderhandelingen te navigeren terwijl u aan meerdere branchevoorschriften voldoet en tegelijkertijd een beroep doet op tal van belanghebbenden en besluitvormers.

Toen de COVID-19-pandemie begin 2020 de wereld verraste, werden deze zaken verder bemoeilijkt door de onverwachte veranderingen die zich voordeden, zoals de bijna universele en onmiddellijke overstap naar werken op afstand. In de loop van het jaar, toen bedrijven over de hele wereld leerden zich aan te passen aan de nieuwe dynamiek, werd één ding overduidelijk. Goed beheer en inkoop van contracten was nog nooit zo belangrijk geweest. Geconfronteerd met ongekende universele uitdagingen, moesten deze kritieke activa nu en voor de toekomst worden beschermd en geoptimaliseerd.

Als reactie op de crisis zullen de bedrijven die zich hebben voorbereid om niet alleen intern veerkrachtiger en robuuster te zijn, maar ook in staat zijn rekening te houden met toekomstige veranderingen die zullen plaatsvinden naarmate de bedrijfsmodellen en toeleveringsketens opnieuw worden gedefinieerd, het veel beter doen in de lange termijn.

Terwijl we op weg zijn naar de nieuwe realiteit van een post-COVID-19-wereld, werpen drie opkomende trends licht op waarom contractbeheer en inkoop een topprioriteit moeten zijn voor organisaties die op zoek zijn naar duurzaamheid en succes op de lange termijn.

Meer bedrijven worden als essentieel beschouwd. Sinds het begin van de pandemie zijn 16 kritieke infrastructuursectoren geïdentificeerd waarvan de activa, systemen en netwerken, fysiek of virtueel, zo essentieel worden geacht voor de Verenigde Staten. Deze omvatten gezondheidszorg, voedsel en landbouw, kritische productie, chemie en meer.

Als gevolg hiervan is vrijwel elke organisatie, essentieel of niet, zich meer bewust geworden van het belang ervan voor de klanten die ze bedient. Dit besef heeft bedrijven geholpen om het belang van het concentreren van inspanningen op het prioriteren van goederen en diensten volgens de kritische zakelijke behoeften van hun klanten scherp te stellen. Om dit effectief te kunnen doen, moet het inkoop- en contractmanagementproces efficiënt en centraal worden aangestuurd.

Granite Construction Inc., dat zichzelf 'America's Infrastructure Company' noemt, is een voorbeeld van een essentieel bedrijf. Voor Granite betekende dit dat het bedrijf ondanks de uitbraak van COVID-19 moest doorgaan. Met hun teams in het veld moesten backoffice-afdelingen zonder een stap over te stappen naar thuiswerken. Gelukkig beschikte Granite al over een geautomatiseerd softwaresysteem voor contractbeheer. Maar daarvoor zou Granite serieuze uitdagingen hebben gehad, omdat beheerders van onderaannemers veel van hun tijd zouden hebben moeten besteden aan het beheren van contracten die in het verleden waren opgeslagen in in-boxen, lokale harde schijven of archiefkasten. Het voltooien van beoordelingen en goedkeuringen was een kwestie van fysiek door de gang lopen. Om voor de hand liggende redenen zouden deze methoden veel uitdagingen hebben gecreëerd in een thuiswerksituatie.

De gezondheidscrisis van COVID-19 heeft het belang van inkoop en contractering aan het licht gebracht. Hoewel essentiële bedrijven misschien de eerste urgentie hebben ervaren om op elke situatie voorbereid te zijn, erkennen alle bedrijven dat ze risico lopen zonder een gecentraliseerd en gestroomlijnd inkoopproces en contractbeheersysteem.

Overeenkomsten zijn complexer en sneller nodig. De bedrijven van vandaag opereren in een wereld die grotendeels wordt geleid door contracten. Naarmate bedrijven volwassener worden en internationale grenzen verdwijnen dankzij internet, worden contracten steeds complexer terwijl de teams die ze creëren en onderhouden worstelen met een spervuur ​​van nieuwe regelgeving die overeenkomsten op wereldwijde schaal beïnvloedt.

Zo moest een groepsinkooporganisatie voor een groot aantal ziekenhuizen ter plaatse nieuwe bronnen voor beschermingsmiddelen vinden, omdat internationale voorraden werden getroffen. De ziekenhuizen die dit nodig hadden, stonden in de voorhoede van de nationale reactie op de pandemie. Inkoop was nodig om 3.000 potentiële leveranciers in een periode van acht weken te screenen, terwijl hun kwaliteit werd gewaarborgd en complexe contracten werden ondertekend die verschillende en niet-gerelateerde juridische entiteiten in staat zouden stellen om dezelfde overkoepelende contracten te kopen en te betalen zonder afbreuk te doen aan de nalevingsvereisten van de gezondheidszorgsector. De vice-president inkoop zei dat ze dit met de nieuwe geautomatiseerde processen van het bedrijf in ongeveer 12 weken konden bereiken. Dit volume zou hen voorheen negen tot twaalf maanden hebben gekost, ondanks het feit dat ze alle hens aan dek hadden.

Dit verklaart direct waarom contractbeheer nodig is om door tijden van onzekerheid te navigeren. Om post-pandemisch succes te behalen, moeten organisaties overwegen hoe ze met de vele complexiteiten die met contracten gepaard gaan, inclusief kritieke kwesties zoals governance, kunnen omgaan op een manier die hen niet in gevaar brengt.

De versnelling van cloudtechnologie. Organisaties verplaatsen hun gegevens sneller dan ooit naar de cloud als antwoord op de zakelijke uitdagingen die de COVID-19-pandemie met zich meebrengt. Volgens nieuw onderzoek heeft de wereldwijde pandemie de cloudtransformatie zelfs voor bijna de helft van de organisaties versneld. Cloudplatforms kunnen het mogelijk maken om systemen beschikbaar en actief te houden zonder dat er speciale middelen of verdere kapitaalinvesteringen nodig zijn. Het is dan ook niet verwonderlijk dat deze trend ook zijn weerslag heeft op inkoop en contractering.

Cloudgebaseerde oplossingen voor contractlevenscyclusbeheer bieden aanzienlijke voordelen. Toegang tot een gecentraliseerde en geautomatiseerde contractrepository die wordt gehost in een veilige cloudomgeving, biedt organisaties volledige contractzichtbaarheid, elimineert verspilde werkuren en verbetert de efficiëntie. Door een enkele bron van waarheid te bieden voor de rechten en verplichtingen die een bedrijf in zijn contracten heeft, vermindert contractbeheersoftware het risico op gemiste deadlines en boetes, of erger nog, rechtszaken aanzienlijk. Bovendien versnelt het het inkoopproces, zorgt het voor contractnaleving en optimaliseert het de contractprestaties, van contractcreatie tot rapportage.

De versnelling naar de cloud opent veel deuren voor organisaties en in termen van het beheren van contractgegevens vinden ze enorme waarde bij het toepassen ervan op intelligente contractbeheeroplossingen in deze kritieke economische omgeving.

Het komt erop neer dat innovaties in het beheer van de contractlevenscyclus de norm verstoren, en de huidige pandemie benadrukt het belang van inkoop en contractbeheer in een onzekere wereld. Proactieve en intelligente benaderingen van deze sleutelprocessen zullen bedrijven in staat stellen veel meer zichtbaarheid te hebben en bruikbare informatie af te leiden die zich direct vertaalt in de impact op de winst.

Vivek Bharti is algemeen directeur productbeheer bij Icertis.