Vier manieren om bedrijfsprocessen te stroomlijnen om risico's te verminderen

Elke dag hebben we te maken met nieuwe technologieën die veel geavanceerder en complexer zijn dan we ons een paar jaar geleden hadden kunnen voorstellen. Met de meeste van deze veranderingen zijn onze ervaringen efficiënter, sneller en veiliger geworden.

Hetzelfde kan niet gezegd worden van zakelijke betalingen. Naarmate toeleveringsketens en betalingstechnologie zijn geëvolueerd, zijn niet alle bedrijven in staat geweest om hun processen te vereenvoudigen en de meeste efficiëntie te behalen. Bedrijven hebben vaak honderden of zelfs duizenden leveranciers als onderdeel van hun toeleveringsketen, die waarschijnlijk allemaal verschillende betalingsmethoden en betalingsvoorwaarden hebben. Als dit in de loop van de tijd niet wordt gecontroleerd, leidt dit tot aanzienlijke verspilling en inefficiëntie in betalingsprocessen, en kan uw bedrijf in de risicovolle positie komen om een ​​grote hoeveelheid bankrekeninggegevens voor die leveranciers te bewaren.

Met die complexiteit kun je niet meer leven. De noodzaak om een ​​scala aan business-to-business en business-to-consumer betalingen te doen, heeft ervoor gezorgd dat de gemiddelde toeleveringsketen meer op een toeleveringsweb lijkt. Door die leveranciers en consumenten snel en veilig te betalen, vooral in het midden van de voortdurende uitdagingen op het gebied van bedrijfscontinuïteit als gevolg van COVID-19, worden controles en handmatige processen een nachtmerrie.

Er zijn verschillende manieren waarop het huidige moment duidelijk heeft gemaakt dat de manier waarop we supply chain-betalingen benaderen, moet veranderen. Laten we daar eens naar kijken, evenals de duidelijke (zo niet altijd gemakkelijke) veranderingen die uw bedrijf kan aanbrengen om eenvoudigere, efficiëntere dagen terug te brengen.

Fraude neemt toe, efficiëntie niet

We moeten beginnen met betalingen per cheque, want de Vereniging van Finance Professionals meldde het afgelopen jaar dat bijna 50% van de betalingen nog steeds per cheque wordt gedaan. Deze betalingen zijn altijd gevoelig geweest voor fraude en relatief traag, en jongleren met het opvullen van cheques betekent dat uw financiële team veel uren kost die beter kunnen worden besteed aan projecten die er toe doen. Hoewel cheques in de loop van de tijd veiliger zijn geworden met nieuwere technologie, blijven ze traag en vatbaar voor fraude.

Voor bedrijven met wereldwijde betalingsbehoeften is vertrouwen op cheques volledig uitgesloten. Traditionele methoden voor het uitvoeren van internationale betalingen zijn traag, kostbaar en missen de tijdigheid die nodig is bij het verzenden van geld over de hele wereld, vooral in het huidige klimaat.

Als dat het enige probleem was met chequebetalingen, zou je misschien op je tanden kunnen bijten en er nog een tijdje doorheen kunnen. Helaas heeft de pandemie ervoor gezorgd dat zelfs geavanceerde AP-afdelingen rekening moeten houden met uitdagingen op het gebied van bedrijfscontinuïteit die worden verergerd door handmatige processen en papier. Organisaties voor hoger onderwijs hebben bijvoorbeeld al geworsteld met een zomer waarin werknemers op afstand zijn geweest en mogelijk in de herfst of winter opnieuw moeten zijn vanwege COVID-uitbraken, wat de noodzaak van automatisering en toegang op afstand duidelijk maakt.

De wijdverbreide verschuiving naar externe processen heeft ook geleid tot een sterke toename van fraude, waarbij de Federal Trade Commission dit jaar $ 13,4 miljoen aan Amerikaanse bedrijfsverliezen als gevolg van COVID-19 rapporteerde. Alleen al in het eerste kwartaal van 2020, voordat de pandemie kantoren in het hele land sloot, meldde PYMNTS.com dat bedrijven 33% meer ransomware-betalingen hebben gedaan, een aantal dat zeker verder is gestegen.

Naast de problemen is de Amerikaanse post ontsierd door vertragingen, en zelfs kleine vertragingen bij de verwachte aankomst van een cheque kunnen een aanzienlijke impact hebben op uw leverancierspartners. Na verloop van tijd en met meerdere betalingen kan dat wrijving veroorzaken tussen uw organisatie en die van hen, en verergeren voor zowel uw AP-functie als hun AR-afdeling.

Volgens Ardent Partners zegt 60% van de AP-afdelingen dat de tijd die nodig is om goedkeuringen voor facturen en betalingen te verkrijgen de grootste uitdaging is waarmee ze in 2020 en daarna worden geconfronteerd, wat een extra laag van complexiteit en frustratie toevoegt aan het betalingsproces van leveranciers . Dat is vooral relevant voor kleinere bedrijven met grote, complexe toeleveringsketens, zoals familiebedrijven of vastgoedbedrijven, die vandaag misschien niet over het personeel of de infrastructuur beschikken om langzame, handmatige processen te doorbreken.

Wanneer u beveiliging, handmatige processen en de verschuiving naar werken op afstand toevoegt aan de bestaande inefficiëntie, worden de uitdagingen voor het effectief betalen van uw toeleveringsketen en het tevreden houden van leveranciers duidelijk. Leveranciers

Hoe complexiteit en frauderisico te verminderen

Dat is de omvang van het probleem. Nu is de vraag gewoon hoe je het oplost.

Gelukkig is dat minder eng dan het lijkt. Voor de meeste bedrijven kan het stroomlijnen van betalingen in de toeleveringsketen en tegelijkertijd efficiënter en veiliger worden bereikt op vier manieren, die allemaal op elkaar voortbouwen. Laten we die nu schetsen.

• Sleutelfuncties stroomlijnen met digitale processen. Dit is het perfecte moment om meedogenloos te zijn als het gaat om het vinden van efficiëntie in uw betalingsprocessen. Als u overstapt op digitale betalingen en aan uw betalingsbeveiliging werkt, maakt u tijd vrij voor uw personeel om zich te concentreren op grote foto-items. Een van die grote foto-items kan het verder stroomlijnen van uw betalingen zijn, aangezien het eenvoudigweg verkrijgen van cheques uit uw betalingsmix een game changer is, met name voor fabrikanten, zorgverleners en andere branches met enorme toeleveringsketens.

Een van de beste manieren om dit te doen, is door uw leveranciersuniversum te controleren en ervoor te zorgen dat u weet aan wie u het vaakst betaalt, hoe groot deze betalingen doorgaans zijn en hoe ze' opnieuw wordt betaald. Dat kan u helpen bij het bepalen van wie u moet in dienst nemen voor virtuele kaarten en ACH, waar uw personeel moet ingrijpen om leveranciersrelaties te behouden, en zelfs waar u zou kunnen overwegen om wijzigingen aan te brengen in de leveranciers die u gebruikt. Het kost tijd om een ​​grote toeleveringsketen om te zetten naar digitale betalingen, maar het is de moeite waard voor zowel uw bedrijf als uw leveranciers.

• Geef prioriteit aan relaties met leveranciers. Kruip in de huid van een leverancier die u een factuur e-mailt, geen zicht heeft op wanneer die factuur wordt goedgekeurd en vervolgens lang moet wachten op een cheque. In dat scenario is uw AP-afdeling meer hinderlijk dan een strategische partner, en kan uw relatie met die leverancier eronder lijden.

Een manier bieden om de status van hun factuur te volgen, idealiter via een beveiligd digitaal portaal, kan wonderen doen. Door veilige, digitale betalingen te bieden met verbeterde informatie over overmakingen en betalingsgeschiedenis, wordt het aanvragen van contant geld eenvoudiger en verbetert u uw reputatie bij uw partner verder. Betere betalingservaringen staan ​​gelijk aan betere relaties met leveranciers, vooral voor kleinere bedrijven die waarschijnlijk extreem afhankelijk zijn van op tijd betaald worden.

• Beveiligingsprocessen en -technologie verbeteren. Als u bankrekeninggegevens van leveranciers bezit, is uw potentiële blootstelling aan fraude aanzienlijk. Als u zich vastklampt aan processen die u al tientallen jaren goed van pas komen, maar die op dit moment niet geschikt zijn, omarmt u risico's op een manier die geen enkel bedrijf zou moeten zijn. Als uw personeel niet goed is opgeleid in wat ze moeten doen als ze een verdacht betalingsverzoek ontvangen terwijl ze op afstand zijn, is dat een potentieel enorm probleem.

Het vinden van een betalingsnetwerk met robuuste beveiliging is een uitstekende eerste stap, omdat het zowel het risico van het vasthouden van die bankrekeninggegevens als een deel van het risico dat gepaard gaat met fouten door personeel kan wegnemen. De overstap naar digitale betalingen die hopelijk daarmee gepaard gaat, zal een deel van de traditionele frauderisico's die gepaard gaan met chequebetalingen wegnemen, maar u wilt nog steeds beschermende maatregelen nemen zoals Multi-Factor Authentication op uw rekeningen en personeel trainen in best practices, waaronder Googlen om ervoor te zorgen dat het telefoonnummer dat een wijziging van de bankrekening aanvraagt, het telefoonnummer van uw leverancier is.

• Vind de juiste oplossing. Tenzij u over de middelen beschikt om uw eigen AP-oplossing helemaal opnieuw te bouwen, moet u uiteindelijk een partner vinden die dit soort wijzigingen voor u kan bewerkstelligen. Zoek iemand die zich richt op automatisering door middel van digitale betalingen, beschikt over robuuste betalingsbeveiligingsprotocollen en technologie, en u duidelijk en beknopt kan uitleggen hoe u door samen te werken met hen uw betalingen in de toeleveringsketen kunt stroomlijnen en vereenvoudigen. U wilt ervoor zorgen dat die oplossing naadloos integreert met uw ERP en bestaande bankrelaties om extra werk en hoofdpijn te voorkomen.

We gaan nooit meer terug naar het heen en weer betalen van betalingen aan leveranciers, maar de complexiteit die decennialang de betalingen in de toeleveringsketen heeft bepaald, kan nog steeds worden geëlimineerd. Betere automatisering, betere beveiliging en betere zichtbaarheid kunnen u daar brengen, en er is geen tijd zoals het heden om iets te veranderen.

Bill Wardwell is senior vice-president strategie, product en bedrijfsvoering bij Bottomline Technologies.