Wat supply chains kunnen leren van militaire planners in tijden van crisis

Supply chain management verandert voortdurend, zelfs als het 'business as usual' is. Een natuurramp kan zwakte in de toeleveringsketen van een organisatie blootleggen of benadrukken. Vandaag worden we geconfronteerd met een wereldwijde pandemie die veel bedrijven op de knieën heeft gebracht. Meer dan ooit moeten organisaties hun inspanningen stabiliseren en maximaliseren om eventuele bedreigingen in hun eigen toeleveringsketens te verminderen.

De dynamiek van de huidige COVID-19-situatie vertoont overeenkomsten met militaire gevechtsmissies, in die zin dat de behoefte aan effectieve communicatie, snelle besluitvorming en redundantieplanning essentieel zijn om elke organisatie wendbaar te houden. De Collaborative Planning Exercise (CPE) is een proces in drie stappen waarmee bedreigingen voor een organisatie kunnen worden geïdentificeerd, geanalyseerd en beperkt. Het is een aanpassing van een planningstool die wordt gebruikt door de Amerikaanse strijdkrachten die teambuilding en de ontwikkeling van leiders aanmoedigt, en een operatie goed gepositioneerd houdt om te reageren op een onzekere toekomst en een volatiele markt.

De wereldwijde toeleveringsketen is in een historische staat van verandering gedwongen die geruime tijd kan aanhouden. Gezamenlijke planning is geen nieuw concept, maar naarmate we dichter bij de onzekere weken en maanden komen, groeit de behoefte om beslissingen te nemen met beperkte informatie.

De echte kracht van deze oefening komt van een brainstormsessie van een uur met een groep met medewerkers die binnen de processen werken, met een bekwame facilitator die het gesprek aanmoedigt en stuurt. Het is belangrijk op te merken dat het beperken van de betrokkenheid van het management of de directie bij deze brainstormsessie het personeel in staat stelt om bedreigingen aan te pakken die anders over het hoofd zouden worden gezien of besproken.

Een brainstormsessie met een supply chain-team kan uit vijf leden bestaan. Idealiter zou een facilitator ernaar streven om de discussie over twee bedreigingen, twee analyses per bedreiging en twee mitigatiestrategieën per analyse binnen elke respectieve processtap per teamlid aan te moedigen. Het doel van een sessie van een uur en een team van vijf leden zou zijn om niet minder dan 10 directe bedreigingen, 20 analyses en 40 mitigatiestrategieën te identificeren.

Stap 1:Identificatie van bedreigingen. De groep zal brainstormen en alles identificeren waarvan wordt aangenomen dat het een directe bedreiging vormt voor de toeleveringsketen. De begeleider moet snelle, responsieve antwoorden aanmoedigen terwijl hij alles op een droog uitwisbaar bord vastlegt. Een voorbeeld is de stabiliteit van leveranciers.

Stap 2:Bedreigingsanalyse. Nadat directe bedreigingen zijn geïdentificeerd, zal de facilitator de groep begeleiden bij het beoordelen van de mogelijke manieren waarop elke bedreiging de toeleveringsketen kan beïnvloeden. Zowel korte- als langetermijneffecten moeten worden overwogen. Een voorbeeld kan zijn hoe de stabiliteit van leveranciers de toeleveringsketen van het bedrijf in de komende zes maanden, volgend jaar en de komende vijf jaar kan beïnvloeden.

Stap 3:strategieën voor beperking. Tijdens deze laatste stap zal de begeleider de groep aanmoedigen om mitigatiestrategieën te ontwikkelen. De facilitator zal deze documenteren zodat ze als deliverables kunnen worden geleverd. Voorbeelden zijn diversificatie van leveranciers, het in kaart brengen van de toeleveringsketen en redundantie van leveranciers.

Onthoud dat de begeleider voor elke stap ten minste twee tot vijf antwoorden per lid moet aanmoedigen en alle relevante informatie moet vastleggen.

De facilitator moet alle besproken gegevens en informatie op hoog niveau ordenen om het eerste resultaat te produceren, de Threat Summary genaamd. Dit document wordt gekopieerd en gedistribueerd naar het hogere management of het uitvoerend leiderschap, terwijl een origineel exemplaar wordt bewaard voor historische referentie.

De facilitator zal dan beoordelen wat er is bereikt, de geïdentificeerde directe bedreigingen in detail beschrijven, de mogelijke effecten van elk beoordelen en mitigatiestrategieën opstellen. Eenmaal geregeld en georganiseerd, levert de facilitator het tweede resultaat aan het hogere management of het uitvoerend leiderschap, de gedetailleerde dreigingsanalyse. Dit schetst de voorgestelde mitigatiestappen vanuit het oogpunt van de brainstormgroep of het team.

De voordelen voor een organisatie die een CPE in dienst heeft, kunnen worden gedefinieerd in de kwaliteit van de analyse vanuit het oogpunt van laarzen-on-the-ground medewerkers, die het werk elke dag uitvoeren. Het betrekken van medewerkers van wie de primaire rol wordt beïnvloed door bedreigingen in de toeleveringsketen, levert waardevolle inzichten op die op directieniveau vaak over het hoofd worden gezien. Dit proces leent zich ook voor proactieve, op oplossingen gebaseerde probleemoplossing en biedt een organisatie een langere besluitvormingstijdlijn van het leiderschap, nadat de benodigde gegevens zijn geleverd voordat de bedreigingen zich voordoen.

Organisaties kunnen ook een hernieuwd niveau van vertrouwen verwerven bij de betrokken partijen na het identificeren van directe bedreigingen, wat resulteert in duidelijke en beknopte communicatie over mitigatie. Dit vermindert ook de paniek bij organisaties wanneer omstandigheden onverwachte veranderingen met zich meebrengen, en biedt het leiderschap tal van mitigatiestrategieën voor implementatie.

Door het gebruik van deze oefening van een uur te ondersteunen, kan elk bedrijf een belangrijke en relevante gegevensbron krijgen voor verdere besluitvorming, wat leidt tot een betere service aan de klant. Door uw organisatie voor te bereiden om te reageren op het onbekende, kunt u uw bedrijf beter in staat stellen een cent te verdienen, terwijl uw concurrenten blijven reageren.

In het bedrijfsleven wordt tijd gemeten door geld. Voor Amerikaanse troepen in gevechtszones kan het worden gemeten aan het aantal soldaten dat thuiskomt. Wanneer troepen zich in vijandige omgevingen bevinden, is het van cruciaal belang dat alle partijen op de hoogte zijn en het plan begrijpen, waardoor de paniek, onzekerheid en angst die gepaard gaan met onvoorziene gebeurtenissen, wordt verminderd. Snelle beslissingen worden doorgaans genomen met beperkte informatie en zijn gebaseerd op een planningsproces dat directe bedreigingen identificeert en bespreekt, waardoor de uitvoeringstijd wordt verbeterd en de succespercentages worden verhoogd. Het vermogen om wendbaar en proactief te zijn bij het identificeren, analyseren en mitigeren van directe bedreigingen stelt het leger in staat levens te redden en bedrijven om geld te besparen. Meer dan ooit moeten organisaties hun inspanningen stabiliseren en maximaliseren om eventuele bedreigingen in hun toeleveringsketens te verminderen.

Chris Olejnik is een gepensioneerde senior supply chain manager van het Amerikaanse leger. Shellie Jacobucci is analist van de productieketen.