Ontrafeling van de complexiteit van anti-omkopings- en corruptiewetten

Als het gaat om het elimineren van omkoping en corruptie uit uw toeleveringsketen, over wie moet u zich dan zorgen maken?

De Foreign Corrupt Practices Act, uitgevaardigd in 1977, verbiedt bedrijven betalingen te doen aan buitenlandse functionarissen "om te helpen bij het behouden of verkrijgen van zaken" - met andere woorden, steekpenningen. De wet stelt geen minimumbedrag voor dergelijke betalingen en de boetes kunnen aanzienlijk zijn.

Naleving van de wet begint met de definitie van 'buitenlandse ambtenaar'. Helaas zijn de richtlijnen van het ministerie van Justitie zo breed dat ze een "open einde" hebben, zegt Charles Thomas, directeur van anti-omkoping en corruptie bij LexisNexis Risk Solutions. Ze specificeren elke ambtenaar van een buitenlandse politieke partij of kandidaat voor een openbaar ambt in dat land. In theorie zouden dat ook 'grap'-kandidaten zijn, zoals degenen die af en toe opduiken in Britse politieke campagnes. Moet een bedrijf ijverig zijn in het vermijden van verdachte betalingen aan Lord Buckethead?

Hoewel regelgevers waarschijnlijk niet de meest absurde zaken zullen nastreven, moeten bedrijven nog steeds uiterste voorzichtigheid betrachten bij het omgaan met personen in het buitenland. De wet kan zo worden geïnterpreteerd dat ze ook familieleden of naaste medewerkers van een buitenlandse ambtenaar omvat, bijvoorbeeld de broer van een minister van transport. De mogelijkheden om iemand tegen het lijf te lopen die zelfs maar een marginale invloed uitoefent op de zakelijke aangelegenheden van een land, lijken onbegrensd.

Iedereen die voor of namens een overheid werkt, kan worden beschouwd als een buitenlandse ambtenaar. De definitie 'druppelt door' en omvat vertegenwoordigers van bedrijven en organisaties die niet direct door de overheid worden gecontroleerd, zegt Thomas.

De vraag wat steekpenningen inhoudt, lijkt gemakkelijker te beantwoorden. Het is in wezen alles van waarde - maar die term kan ook tot belachelijke uitersten worden opgerekt. Thomas herinnert zich de tijd dat hij een klant ontmoette van een particulier bedrijf in Australië. Uit angst voor de lange arm van zowel de FCPA als de Australische wet, weigerde de persoon Thomas toe te staan ​​hem een ​​kopje koffie te schenken. Dat, meende hij, was 'een waardevol item'.

De echte zorg als het gaat om het zoeken naar steekpenningen heeft betrekking op voordelen als eersteklas vliegreizen, luxe hotelaccommodaties en overdadige maaltijden. "Veel ervan moet op gezond verstand komen", zegt Thomas. Er is een duidelijk verschil tussen zin hebben in pizza in een vergaderruimte en een hele groep trakteren op een show en diner in een chique restaurant.

Dat gezegd hebbende, wat moet een bedrijf denken van de striktheid van de FCPA tegen "faciliterende betalingen"? Hoe zit het met betalingen aan een douane-expediteur om de verwerking van een formulier te versnellen? Soms is dat een legitieme uitgave, en soms niet. Het is een van de vele grijze gebieden waarin bedwelmende bedrijven ernaar streven de wet na te leven terwijl ze zaken doen in het buitenland.

De sleutel tot een verstandige toepassing van de wet ligt in een goede opleiding en communicatie, zegt Thomas. Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn om passagierslijsten te onderzoeken om te bepalen of een dure upgrade een geschenk was aan een buitenlandse functionaris (of een familielid van die persoon).

Bepaalde landen en regio's in de wereld lopen een groter risico om zich in te laten met omkoping. Degenen met een groter contingent buitenlandse ambtenaren verhogen het aantal interacties dat mogelijk onder de bevoegdheid van de FCPA valt. In China zijn er bijvoorbeeld miljoenen burgers die een officiële rol vervullen in openbare aangelegenheden, om nog maar te zwijgen van honderdduizenden staatsbedrijven of gecontroleerde bedrijven. Hetzelfde geldt in Rusland.

Een tweede risicogebied ligt bij bedrijfstakken die door hun aard een grotere kans hebben om buitenlandse ambtenaren tegen te komen. Vaak zijn dat bedrijven met een grote betrokkenheid bij grensoverschrijdende logistiek. Dan zijn er de producenten van hoogwaardige goederen tegen lage lonen, zoals olie, goud en andere edele metalen en zeldzame aardmetalen. Elke fase van de toeleveringsketen, van verwerving van grondstoffen tot verwerking, verpakking en verkoop, biedt een andere mogelijkheid om met een overheidsfunctionaris te communiceren.

De inspanningen van een bedrijf om omkoping te controleren, moeten in verhouding staan ​​tot het risico, zegt Thomas. Tegelijkertijd is het van vitaal belang om zoveel mogelijk buitenlandse ambtenaren of agenten te identificeren, te beginnen met staatshoofden en door te gaan tot personen die verantwoordelijk zijn voor lokale aangelegenheden.

“Als je gaat samenwerken met een nieuwe leverancier in China, een distributieagent in Nigeria of een verkoopagent in Frankrijk, moet je due diligence uitvoeren op al die relaties om te ontdekken welk niveau van gouvernementele connectie ze zouden kunnen vormen ”, zegt Thomas.

De taak wordt complexer als er grotere bedrijven bij betrokken zijn. Op dat moment is het belangrijk om het proces waar mogelijk te automatiseren en individuen aan te duiden om toezicht te houden op de inspanning. Vooral het vermogen om gevallen van omkoping te voorkomen voordat ze plaatsvinden, wordt cruciaal. "Het ministerie van Justitie en de Securities and Exchange Commission staan ​​gunstiger tegenover bedrijven met mensen die een correct toegewezen taak uitvoeren", zegt Thomas. "Een ad-hocaanpak is niet de beste verdediging."

Van bedrijven met een wereldwijde reikwijdte kan niet worden verwacht dat ze elke persoon die hen over de hele wereld vertegenwoordigt, nauwlettend in de gaten houden. Maar het verspreiden van een duidelijk omschreven beleid tegen omkoping en corruptie kan helpen om het senior management te beschermen tegen straffen als het niet op de hoogte was van een overtreding. Dat was het geval in 2012, toen een directeur van Morgan Stanley in China individueel schuldig werd bevonden aan het omzeilen van de interne boekhoudcontroles van het bedrijf.

"Er is maar zoveel dat een bedrijf kan doen", zegt Thomas. "Maar op voorwaarde dat het over nalevingsprocedures beschikt, samen met due diligence, training en communicatie, komt het uiteindelijk neer op de daad van een malafide persoon."