Hoe automatisering de financiële afsluiting kan verlichten

De 'cultus van overwerken' is goed en wel op ons af. Iedereen in de boekhouding of financiën - of het nu in het centrum van centraal Londen is, op Wall Street of een backoffice ergens anders - weet dat hun werk nooit echt af is en er zijn studies om het te bewijzen.

Het UK CIMA (het Chartered Institute of Management Accountants) onderzoek meldt gemiddeld 43 werkuren per week. De resultaten zijn dramatischer voor hooggeplaatste financiële professionals. De V.S. salarisonderzoek van CIMA meldde dat de gemiddelde werkweek voor CIMA-leden in de VS 49 uur was.

> Zie ook:Slechte financiële afsluitingsprocedures kosten grote ondernemingen tot £ 4 miljoen

Nog maar een paar weken geleden, een enquête van FD Recruit onthulde dat financieel directeuren in het VK nu gemiddeld 50 uur per week zijn en zelden al hun jaarlijkse vakantietijd gebruiken. CFO's en financieel directeuren met een wereldwijd bereik rapporteren de langste gemiddelde werkweken:61 uur. Dezelfde statistiek wordt weerspiegeld in de CIMA-resultaten van 2013 voor de VS, waarbij 41% van hun leden - de meeste hooggeplaatste financiële functionarissen - wel 60 uur of meer per week werken.

Meer werk, meer risico

Maar al dit extra werk helpt bedrijven niet vooruit. Lange werkdagen maken betekent niet per se dat kwaliteit en productiviteit gegarandeerd zijn. Overwerk kan zelfs het foutenpercentage en het vermogen van het personeel om op het hoogste niveau te presteren aanzienlijk verhogen.

> Zie ook:De CIO-gids om de CFO tevreden te houden

Het is niet makkelijk voor een CFO of financieel directeur om even pauze te nemen. Er staan ​​bonussen, concurrentiepositie en zakelijke integriteit op het spel. De druk lijkt nooit te stoppen, zelfs niet als financiële werkers officieel vrij zijn. Volgens het FD Recruit enquête:'...velen kunnen niet volledig stoppen met werken, 81% zegt bijna altijd telefonisch bereikbaar te zijn en 64% zegt een werklaptop mee te nemen.' Desalniettemin kan al dit werk de organisatie in gevaar brengen voor fouten en gemiste kansen.

Om hoge normen van efficiëntie en nauwkeurigheid te bevorderen en een scherp oog voor verbetering in elke organisatie te houden, is constante waakzaamheid vereist. Dit komt vooral tot uiting in de complexe activiteiten rondom de financial close. Je moet op elk detail letten. Maar al dat kijken kost tijd. Het houdt medewerkers bezig met het beoordelen van rapporten en het verzamelen van gegevens, waardoor er weinig tijd overblijft voor echte kritische analyse.

Efficiëntie en nauwkeurigheid

Dus, hoe kunnen financiële professionals hun doelen bereiken zonder de klok rond te werken? De kunst is om herhaalbare processen te vinden en te automatiseren. Op die manier wordt elke taak voltooid met absolute consistentie, snelheid en zichtbaarheid - en hoef je geen uren te besteden aan het onderzoeken van resultaten en het stellen van vragen.

Automatisering van end-to-end financiële afsluitingsprocessen maakt het uitvoeren van honderden of honderdduizenden herhaalbare taken beheersbaar. Door handmatige activiteiten uit de financiële afsluiting te verwijderen, verkleint u de kans op menselijke fouten en verbetert u uw zichtbaarheid. Bovendien documenteert u automatisch stappen, wat essentieel is voor compliance- en auditcontroles. Wanneer je technologie gebruikt om enorme projecten op te splitsen, transformeer je je team van detail-watchers in echte analisten. Nu het personeel verlost is van brandbestrijdingsproblemen, kunnen ze het bij uitzondering beheren en zich opnieuw concentreren op analyse.

> Zie ook:De nieuwe CFO:een vriend van IT

Echte procesautomatisering is bijvoorbeeld niet alleen een planningsdiagram. Met procesautomatisering kunnen organisaties de logische stappen bouwen die processen op het einde met betrouwbare precisie uitvoeren. Als de juiste processen op de juiste manier zijn geautomatiseerd, verlopen ze elke keer op precies dezelfde manier. Door bedrijfskritieke processen te automatiseren, kunnen organisaties de waarde van bestaande informatietechnologiesystemen verhogen om kostbare en onnodige tijd, moeite en energie te elimineren.

De huidige financiële procestechnologie kan CFO's en financieel directeuren bevrijden van veeleisend, repetitief werk. Met financiële automatisering hoeft u geen concessies te doen aan snelheid of kwaliteit voor efficiëntie. Je kunt het allemaal hebben en je kunt zelfs af en toe een dagje vrij hebben.

Afkomstig van Dennis Walsh, president van Redwood Software Amerika en Azië-Pacific