Intelligente automatisering:bouwen aan het digitale financiële personeelsbestand van morgen

Intelligente automatisering kan een digitaal financieel personeelsbestand van morgen bouwen, waarbij de samenwerking tussen digitale en fysieke werknemers resulteert in een grotere organisatorische capaciteit en empowerment van medewerkers.

Multichannel capture- en workflowtechnologieën hebben accountantskantoren en financiële afdelingen in veel sectoren een grote bijdrage geleverd om gegevens voor hun bedrijf te laten werken en niet tegen hen. Maar ze gaan alleen zo ver, en daarom is er behoefte aan intelligente automatisering.

Met de automatisering van financiële processen kunnen organisaties nu de cycli van aankoop tot betaling, van bestelling tot contant en van record tot rapport stroomlijnen en versnellen door informatie uit elke bron vast te leggen en te extraheren, deze automatisch naar een goedkeuringsworkflow te routeren en informatie over te dragen in het registratiesysteem. Hoewel het ERP-systeem de krachtige kern is van de financiële operaties van uw klanten, heeft het zijn beperkingen.

De meeste organisaties zijn nog steeds gedwongen om werknemers toe te wijzen om het tijdrovende, handmatige werk aan te pakken om informatie uit externe bronnen te verwerken of om taken uit te voeren die uniek zijn voor hun bedrijf. Daarom, zelfs als de automatisering van financiële processen al is geïmplementeerd, zijn er waarschijnlijk aanzienlijke hiaten in de workflow en blinde vlekken die de besluitvorming kunnen verzwakken en uiteindelijk de klant- en leveranciersrelaties onder druk kunnen zetten.

Automatisering van financiële processen is slechts een deel van de vergelijking

Laten we aannemen dat een organisatie technologie voor financiële procesautomatisering heeft geadopteerd en misschien servicegerichte architecturen heeft gebouwd om applicaties samen te laten werken. Hoewel deze systemen gegevens uit meerdere bronnen kunnen verkrijgen, vereist het verbeteren en correct leveren van de informatie waarschijnlijk een aantal belangrijke IT-vaardigheden. De uitdaging wordt nog groter bij het automatiseren van processen die zich uitstrekken over interne bedrijfsapplicaties en externe partner- en klantsystemen, websites, online services, enzovoort.

Waar het op neerkomt:oplossingen voor automatisering van financiële processen zijn gewoon niet ontworpen om te koppelen aan meerdere, verschillende interne en externe bronnen om toegang te krijgen tot gegevens of deze te integreren, of de talloze andere handmatige taken die uniek zijn voor een bedrijf.
Verdere complicerende zaken zijn het feit dat naarmate een bedrijf groeit, met meer gegevens meer complexiteit gepaard gaat; het is gemakkelijk om terug te keren naar het toevoegen van meer bronnen om de problemen aan te pakken. Maar er is een betere manier dan mensen op het probleem te gooien of te investeren in dure aangepaste ontwikkeling om te proberen de ERP te omzeilen.

Overbrug de hiaten in procesautomatisering met RPA en intelligente automatisering

Maak kennis met Robotic Process Automation (RPA), een krachtige mogelijkheid die speciaal gebouwd lijkt om de automatiseringskloven in financiële en boekhoudprocessen te overbruggen.

RPA is ontworpen om te dienen als een aanvulling - niet als vervanging - voor een bestaande workflow voor financiële en boekhoudkundige automatisering en kan worden geschaald om te voldoen aan de behoeften van een accountantskantoor of een financiële afdeling van elke organisatie. Omdat RPA bovenop de bestaande technologie van een organisatie zit, werkt het goed met geïnstalleerde kernsystemen en kan het snel worden geïmplementeerd om de operationele verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering tot een minimum te beperken. RPA gebruikt softwarerobots om specifieke, op regels gebaseerde acties na te bootsen die een persoon onderneemt terwijl hij op een computer werkt (maar met 100% nauwkeurigheid) en is ideaal voor het uitvoeren van de resterende taken binnen workflows die van oudsher moeilijk te automatiseren waren.

Gebruiksvoorbeeld:factuurverwerking

Een wereldwijde telecommunicatieprovider ontving elke dag 1.000 poststukken in AP, voornamelijk factuurgerelateerd, en ze vertrouwden op inefficiënte, handmatige processen.

Vóór procesautomatisering:

• 14 dagen om een ​​factuur te verwerken (gemiddeld)
• 2-3% vergoedingen voor te late betaling na veelvuldig onvermogen om aan de betalingsvoorwaarden van leveranciers te voldoen

Nu halen tientallen softwarerobots 9.000 facturen per maand op van 30 leverancierswebsites en leveren de gegevens aan financiële systemen, klaar voor verwerking en betaling.

Na procesautomatisering:

• 1-2 dagen om een ​​factuur te verwerken
• 400% productiviteitsverhoging

RPA werkt binnen bedrijfssystemen, in desktopapplicaties zoals Microsoft Excel, en via externe bronnen zoals websites en webportals, bijvoorbeeld door in te loggen op een leveranciersportaal om informatie te verzamelen of door gegevens tussen applicaties te kopiëren en in te voeren. Als je kijkt naar het hele spectrum van financiën en boekhouding, kunnen er honderden tot honderdduizenden onderling afhankelijke, op regels gebaseerde taken zijn die steeds opnieuw in dezelfde volgorde moeten worden uitgevoerd.

Dit is waar RPA uitblinkt.

Kortom, RPA stelt organisaties in staat om tijdrovende, foutgevoelige handmatige taken te delegeren aan de robots, en medewerkers te verheffen om zich te concentreren op meer strategische taken met een hogere waarde. Waar RPA precies het beste kan worden toegepast binnen een bepaalde organisatie of afdeling, hangt af van de meest dringende huidige prioriteiten en langetermijndoelen.

Gebruiksvoorbeeld:Procure-to-pay

Een vooraanstaande transportaanbieder stelde klanten in staat om via e-mail een ophaalservice aan te vragen; CSR's waren echter belast met het handmatig opnieuw invoeren van verzendgegevens uit de e-mails in een interne planningstoepassing, evenals in het portaal van de verzender.

Vóór procesautomatisering:

• Handmatig toegang tot 70+ partnerportals - met verschillende logins, navigatie, transacties en rapporten
• Kostenloos:elke CSR kon amper 1 premiumklant bedienen

RPA leest automatisch e-mails, extraheert details, voert ze in de planningstoepassing in en plaatst deze binnen enkele seconden na de eerste e-mail op de portal van de verzender.

Na procesautomatisering :

• 100% van het handmatige, routinematige werk geëlimineerd
• 90% tot 95% van de werknemerstijd wordt teruggewonnen voor werk van hogere waarde.
• Geen kostbare transcriptiefouten

Intelligente automatisering – de belofte van echte end-to-end digitale transformatie waarmaken

Wanneer uw klanten wordt gevraagd hun automatiseringsprioriteiten te evalueren, komt vaak een vraag naar voren:wat als ik verder wil gaan dan het overbruggen van de handmatige taakhiaten in mijn workflow met RPA en mijn processen naar het volgende niveau van optimalisatie en productiviteit wil brengen?

Het is duidelijk dat 'onboarding'-softwarerobots als het digitale personeelsbestand om de repetitieve, op regels gebaseerde taken uit te voeren die kritieke werknemerstijd en hersenkracht kosten, hun waarde blijven bewijzen. Toch merken veel organisaties dat hun bedrijfsvoering steeds complexer wordt vanwege de enorme hoeveelheden ongestructureerde gegevens in documenten en e-mails, mobiele transacties, elektronische handtekeningen, afhandeling van uitzonderingen, biometrische authenticatie/validatie, casemanagement en klantcommunicatie.

Om deze complexiteit van processen en gegevens aan te pakken, is een verenigd intelligent automatiseringsplatform van de volgende generatie nodig dat analyses en cognitieve technologieën bundelt met RPA om meer end-to-end-processen te automatiseren en tegelijkertijd meer waarde te genereren:

Beschouw het volgende voorbeeld van het intelligente automatiseringsraamwerk dat een typisch financieel en boekhoudproces optimaliseert:

• Vóór intelligente automatisering toetst een medewerker facturen of verkooporders handmatig in; dit is inherent traag en brengt het risico van menselijke fouten en aanzienlijke vertragingen met zich mee.
• Een Intelligent Automation-framework neemt de gegevens op (elk formaat); classificeert en extraheert de gegevens automatisch; integreert de informatie met het ERP (SAP, Oracle, etc.); analyseert de prestaties van niet alleen de platformmogelijkheden en of ze zijn uitgevoerd zoals bedoeld, maar geeft inzicht in het facturatie- of verkooporderproces; en levert die realtime inzichten aan leidinggevenden in het exacte formaat dat ze willen ontvangen voor het optimaliseren van financiële en operationele prestaties.

Een financiële dienstverlener heeft de verwerkingskosten voor facturen met 75% verlaagd, wat een jaarlijkse besparing van $ 1,3 miljoen op de bedrijfskosten opleverde met Intelligente automatisering.

Het eindresultaat is een echt geautomatiseerde procesworkflow die de backoffice met de frontoffice verbindt. Klanten kunnen niet alleen schalen, maar ook de voordelen en ROI van hun implementatie van procesautomatisering meten.

Daarin ligt de echte kracht van een intelligent automatiseringsplatform:het bouwen van een digitaal financieel personeelsbestand van morgen waarbij de samenwerking tussen digitale en fysieke medewerkers resulteert in een grotere organisatorische capaciteit en empowerment van medewerkers.

Chris Huff is CSO van Kofax. Hij ontwikkelt en stimuleert de wereldwijde strategische initiatieven van het bedrijf, intelligent automatiseringsdenken en cross-functionele horizontale integratie.