De rol van robotachtige procesautomatisering in de vastgoedsector

RPA speelt een belangrijke rol bij de transformatie van traditionele sectoren, zoals onroerend goed.

Robotic process automation, of RPA, speelt een belangrijke rol bij de transformatie van de vastgoedsector. Dankzij de technologie kunnen vastgoedbedrijven zware, handmatige taken automatiseren en kunnen vastgoedprofessionals meer tijd besteden aan opdrachten die waarde toevoegen aan het bedrijf.

Dit artikel onderzoekt waarom de vastgoedsector RPA zou moeten toepassen, de voordelen, de uitdagingen, de impact voor die bedrijven die geen robotica gebruiken en twee casestudies om het punt af te dwingen.

De vastgoedsector:inefficiëntie in backofficeprocessen

Momenteel staan ​​vastgoedorganisaties, zoals veel andere in traditionele sectoren, voor een uitdaging als het gaat om het efficiënter maken van backofficeprocessen. Sommige activiteiten, zoals documentbeheer, factuurverwerking en het extraheren van gegevens uit deze documenten, vragen veel tijd en focus.

Deze taken zijn natuurlijk buitengewoon belangrijk, maar ze vergen een aanzienlijke hoeveelheid tijd en arbeid om ze te voltooien.

Volgens Ranjit PV, Vice President, Technology bij Retransform, zijn vastgoedbedrijven de laatste tijd "consistent op zoek naar manieren om deze inefficiënties te verbeteren, terwijl ze tegelijkertijd de kosten verlagen en ook de doorlooptijd voor deze activiteiten verbeteren."

Een van de beste manieren om dit te bereiken is door het gebruik van RPA of robotica.

Met RPA kunnen organisaties "op eenvoudige wijze zulke vervelende en repetitieve taken automatiseren die een aanzienlijke hoeveelheid tijd en menselijk kapitaal vergen", voegt PV toe.

In-house, uitbesteden of de 24/7 digitale werker

Historisch gezien moesten traditionele industrieën een beslissing nemen of ze een technologische oplossing zoals RPA uitbesteden aan een serviceprovider of deze in-house implementeren.

Volgens PV is er nu echter een derde optie.

"Vastgoedbedrijven die RPA willen toepassen, hebben een alternatieve optie:de virtuele assistent of een virtuele medewerker voert deze activiteiten uit om een ​​nieuwe technische oplossing in te voeren", zegt hij.

De voordelen van RPA

Er zijn veel voordelen aan het toepassen van RPA in de vastgoedsector.

Door de technologie te adopteren, zal de efficiëntie van veel taken toenemen, omdat ze veel sneller zullen worden uitgevoerd in een digitale omgeving.

Deze automatisering van repetitieve taken en de verbeterde doorlooptijd van taken, doordat de bots 24/7 werken, zal leiden tot kostenbesparingen.

De nauwkeurigheid van taken zoals het invoeren van gegevens zal ook aanzienlijk verbeteren, want als de bot eenmaal is geprogrammeerd, zijn er geen afleidingen of storingen.

Het laatste voordeel en misschien wel het belangrijkste is de tijdwinst voor werknemers door handmatige taken te automatiseren. Werknemers kunnen worden verplaatst naar andere gebieden waar een menselijke benadering vereist is, meer innovatieve gebieden of een activiteit die inkomsten genereert.

“De invoering van RPA maakt de beoordeling van de menselijke hulpbronnen vrij. En vanuit het oogpunt van naleving, zullen de bots, zodra u de grenzen definieert, binnen deze werken en ervoor zorgen dat uw bedrijf compliant is”, voegt PV toe.

Casestudy's

Om de voordelen van RPA in de vastgoedsector aan te tonen, leverde PV twee casestudies.

1. Logistiek vastgoed

De klant is een wereldleider in logistiek vastgoed met een focus op snelgroeiende markten met een hoge barrière. Als beursgenoteerde vastgoedbeleggingstrust (REIT), biedt de klant zijn klanten en investeerders het meest moderne en geografisch diverse platform van distributieruimte ter wereld. De klant staat bekend om zijn ongeëvenaarde klantenservice en inzet voor duurzame ontwikkeling.

Gebruiksvoorbeeld

De klant gebruikt Salesforce om hun zakelijke kansen te beheren en Yardi Voyager om hun leases te beheren. De opportunities (nieuwe leases en verlengingsleases) werden eerst ingevoerd binnen Salesforce en zodra ze waren gesloten, werden de leases vervolgens handmatig ingevoerd in Yardi Voyager. Dit proces was tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten. Bovendien kostte het aangaan van één huurovereenkomst met Yardi Voyager 50 minuten om te voltooien.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, was de klant op zoek naar een oplossing die aan de volgende criteria voldeed:

• Automatiseer het maken van de leases in Yardi Voyager door de gesloten zakelijke mogelijkheid van Salesforce te benutten.
• Houd eventuele fouten tijdens het proces bij met screenshots en meldingen.
• Meldingen over succesvolle aanmaak van huurovereenkomst in Yardi Voyager.
• Houd een auditspoor bij voor het end-to-end proces

Oplossing geboden

Met de uitgebreide ervaring van Retransform op het gebied van onroerend goed en expertise in RPA, heeft het team geholpen bij het ontwikkelen van een haalbare oplossing om het handmatige proces van het invoeren van leases in Yardi Voyager te automatiseren met behulp van de informatie die al beschikbaar is in Salesforce.

Om aan de eisen van de klant te voldoen, ontwierp en ontwikkelde Retransform een ​​uitgebreide RPA-oplossing die de BOT omvatte die de gesloten kansen van Salesforce ophaalde en deze leases binnen Yardi Voyager aanmaakt / aanpaste.

Voordelen

De handmatige verwerkingstijd voor het aanmaken van een lease in Yardi Voyager was meer dan 50 minuten per lease. De BOT zou hetzelfde in minder dan 10 minuten kunnen voltooien. Dit resulteerde in een aanzienlijke tijdsbesparing, nauwkeurigheid van ingevoerde gegevens en besparing van middelen voor de klant.

2. Commercieel vastgoed

De klant is een marktleider en een van de grootste commerciële vastgoed- en financiële organisaties. Met meer dan vijf decennia ervaring zijn ze gespecialiseerd in het creëren, ontwikkelen en ondersteunen van aangesloten bedrijven die commerciële vastgoedgerelateerde diensten en alternatieve investeringsfondsen leveren, waaronder commanditaire vennootschappen, institutionele fondsen en niet-beursgenoteerde en beursgenoteerde REIT's.

Gebruiksvoorbeeld

De klant migreerde zijn ERP-systeem van JD Edwards naar Yardi. Het datavolume (~ 500 GB) dat moest worden gemigreerd, was enorm. Na de migratie was het nodig om de nauwkeurigheid van de gemigreerde gegevens te valideren. Hierbij werden de gegevens van het bronsysteem (JDE) vergeleken met het doelsysteem (Yardi). Deze validatieoefening zou, indien handmatig gedaan, een paar maanden nodig hebben gehad om de opdracht te voltooien.

Klant had een geautomatiseerde oplossing nodig om de nauwkeurigheid van gegevens voor de volgende entiteiten te valideren:

•  Eigenschappen
• Leaseovereenkomsten
• Eenheden
• GL-saldi:dochter- en subgrootboeksegmenten
• GL-saldi:budget combineren
• GL:gesegmenteerd
• GL Boek Wijs
• GL:bedrijfsniveau
• Verkooprecord

Oplossing geboden

Om aan de eisen van de klant te voldoen, ontwierp en ontwikkelde Retransform een ​​RPA-oplossing die de ontwikkeling van meerdere BOT's omvatte die 24/7 zouden draaien. Deze BOT's vergelijken de JDE-gegevens met Yardi op nauwkeurigheid. De JDE-rapportsjablonen zijn in kaart gebracht en vooraf gedefinieerd met Yardi's unieke identifiers.

De BOT haalde de gegevens uit JDE-rapporten, zocht naar de bijbehorende records in Yardi en vergeleek elk gegevenspunt. Aan het einde van het proces genereerde de BOT een afstemmingsrapport waarin alle discrepanties werden gemarkeerd die tijdens het validatieproces met de gegevenspunten werden gevonden.

Voordelen

De handmatige verwerkingstijd voor het valideren van de gegevens kan meer dan 2 maanden in beslag nemen. De BOT zou hetzelfde in twee weken kunnen voltooien, wat de klant veel tijd en middelen bespaart. Bovendien bracht de BOT snel alle discrepanties aan het licht, die handmatig werden gecorrigeerd voordat de applicatie LIVE ging.

De uitdagingen

Ondanks de duidelijke voordelen, zoals hierboven aangetoond, zijn er een aantal uitdagingen bij het toepassen van een relatief nieuwe technologie zoals RPA in een traditionele industrie.

Er zijn late adopters als het gaat om opkomende technologie, omdat in een sector als onroerend goed de nadruk ligt op het kopen, verkopen en verhuren van ruimte - er is weinig aandacht voor de technische kant van de dingen vanuit het perspectief van de raad van bestuur en in de hele organisatie, tenzij je in het IT-team zit.

De term robotproces, automatisering intimideert mensen die in de vastgoedsector werken, en er zijn enkele andere belangrijke belemmeringen bij het toepassen van deze nieuwe technologieën.

“Een daarvan is verandermanagement”, zegt PV. "Organisaties hebben een kampioen nodig die de verandering kan stimuleren om iets als RPA door de hele organisatie te implementeren.

"Een andere uitdaging is het identificeren van het juiste proces om te activeren, omdat er bepaalde regels zijn die je moet volgen wanneer je RPA implementeert."

Om deze uitdaging het hoofd te bieden, stelt PV voor om RPA op een modulaire manier te implementeren.

“Begin klein en automatiseer laaghangend fruit. Zodra de rest van het bedrijf de voordelen van deze quick wins begrijpt en de stapsgewijze verbeteringen ziet, zal de bredere acceptatie van de technologie naadloos verlopen en minder weerstand ondervinden”, zegt hij.

Het lijdt geen twijfel dat RPA, ondanks de uitdagingen, aan kracht wint en een belangrijke voet aan de grond krijgt in de vastgoedsector, vooral omdat het idee is om te gaan met procesverbeteringen en de zakelijke gebruikers zich hiermee kunnen identificeren.

RPA — concurrentievoordeel in de vastgoedsector

Vastgoedbedrijven die geen RPA en vergelijkbare technologieën gebruiken, zullen moeite hebben om te concurreren met andere bedrijven die de technologie wel toepassen. Door RPA te implementeren, zullen vooruitstrevende denkers efficiënter zijn dan hun concurrenten.

“RPA is in de eerste plaats een niet-invasieve technologie met een zeer laag risico. Organisaties hoeven geen grote verandering in hun systemen aan te brengen en dit verbetert de efficiëntie van een bedrijf, de kwaliteit van het werk, de doorlooptijd, de klanttevredenheid en nog veel meer. Er valt veel te winnen door RPA in te zetten, maar met minimaal risico.”