Noodzaak voor Lean Six Sigma-beoefenaars om vertrouwd te zijn met RPA

Mensen zijn vatbaar voor uitputting en fouten wanneer ze worden onderworpen aan eentonig werk.

Automatisering van dergelijke taken zal de werknemers bevrijden van het sleur van repetitieve taken en ze kunnen meer creatieve en strategische verantwoordelijkheden aan in hun teruggewonnen tijd.

RPA maakt dit mogelijk. Organisaties proberen RPA agressief te implementeren in hun midden- en backoffices.

Wat is RPA?

AssistEdge RPA is software die kunstmatige intelligentie (AI) gebruikt om taken die door mensen worden uitgevoerd, gedeeltelijk of volledig te automatiseren. De meeste van deze taken zijn op regels gebaseerd en repetitief. RPA is een gebruiksvriendelijke technologie.

Het kan bijvoorbeeld informatie uit e-mails verzamelen en er Excel-spreadsheets van maken. Het kan berekeningen maken en dergelijke rapporten elke dag naar u sturen.

RPA is in staat om mensen na te bootsen om complexe processen uit te voeren. Het kan 24/7 functioneren en geeft een hoge nauwkeurigheid. Enkele van de gevallen waarin RPA kan worden gebruikt, zijn onboarding van leveranciers of werknemers, salarisverwerking, enz.

RPA-tools kunnen echter geen goed proces of workflow ontwerpen. RPA-oplossingen zijn in deze gevallen zinloos.

Er zijn enkele risico's als RPA-technologie wordt geïmplementeerd zonder een goede planning. We hebben LSS nodig voor de optimalisatie van het proces om dergelijke valkuilen te vermijden.

Wat is Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma is een methode om de prestaties van het proces te verbeteren door onnodige stappen of activiteiten in dit proces te elimineren.

Het vermindert ook de tijd tussen taken, wat zorgt voor meer cycli van het proces dat binnen hetzelfde tijdsinterval plaatsvindt. De LSS-methode is bedoeld om een ​​betere klantervaring te bieden door de kwaliteit te verbeteren.

Combinatie van RPA en LSS

Een van de meest voorkomende oorzaken van het mislukken van RPA-projecten is de automatisering van gebrekkige processen. Het automatiseren van een afgebroken proces zal niet het gewenste resultaat opleveren, omdat het ook bestaande procesproblemen automatiseert.

Het automatiseren van mislukte processen is een verspilling van tijd en middelen. Het kan onnodige stappen of activiteiten bevatten. Het kan zijn dat het helemaal niet werkt. Backtracking en aanpassingen veroorzaken verdere vertragingen.

Daarom is het herontwerpen van processen een verplichte stap vóór de implementatie van RPA. LSS kan het proces optimaliseren om procesuitmuntendheid te bereiken en RPA-oplossingen efficiënt te maken.

LSS verwijdert verspilling en vermindert variatie om een ​​proces slank en wendbaar te maken.

Hieronder volgen de acht soorten afval die moeten worden geëlimineerd voor een efficiënte werking van de RPA-technologie:

1. Defecten
Als het proces niet werkt, kost het veel tijd om fouten te herstellen en opnieuw uit te voeren. Automatisering met een defect proces heeft geen waarde.

2. Overproductie
Proces worden uitgevoerd naar behoefte. Wanneer ze te veel worden gedaan, is het een verspilling van tijd en middelen. Het genereren van een rapport waar een klant niet om heeft gevraagd, is bijvoorbeeld een verspilling van tijd en middelen.

3. Wachten
Een proces kan vastlopen door een onvolledig vorig proces, gebrek aan bepaalde informatie of autorisatieproblemen. Dergelijk wachten veroorzaakt lange wachttijden en zorgt voor verdere vertragingen. Processen moeten opnieuw worden ontworpen voordat RPA wordt geïmplementeerd.

4. Niet-benutting van talent
Verspilling van menselijk potentieel is een enorm verlies voor de organisatie. Wanneer medewerkers geen feedback en aanbevelingen mogen geven aan het management over het verbeteren van processen, worden vertragingen niet gestopt. Erkenning van medewerkers is ook zonde.

5. Vervoer
Een duidelijk begrip hebben en een efficiënt werkstroomontwerp implementeren, kan overbodige heen en weer bewegingen in een proces elimineren. Optimalisatie van middelen en werkstromen is belangrijk.

6. Inventaris
Het hebben van een gecentraliseerde database is noodzakelijk om een ​​onnodige voorraadophoping in de inventaris, ongebruikte middelen in de opslag, enz. te voorkomen.

7. Beweging
Inefficiënte winkellay-outs die fysieke tussenkomst vereisen, de extra beweging die nodig is om middelen, producten of gereedschappen te bereiken, is tijdverspilling wanneer ze zo kunnen worden gerangschikt dat ze tijd kunnen besparen.

8. Extra verwerking
Onnodige verwerking voegt geen verdere waarde toe aan een proces, maar kost tijd en middelen.

Deze afvalnamen vormen een acrostichon DOWNTIME.

Alle processen zijn geen kandidaat voor RPA-automatisering. Nadat afval is verwijderd, worden processen gestabiliseerd door LSS.

LSS zal meer geschikte kandidaten voor RPA-oplossingen verwerken. LSS maakt ook licentiebronnen en hardware vrij, verhoogt de robuustheid en vermindert fouten.

• Eenvoudige en complexe processen worden geïdentificeerd.
• Processen met meer herhalingen worden geïdentificeerd.
• Automatisering wordt geïmplementeerd na LSS via RPA-softwaretools voor processen.
• Het verhoogt de efficiëntie en levert een maximale ROI (Return on Investment) op voor het RPA-automatiseringsinitiatief.
• Regelmatig gebruikte processen moeten van tijd tot tijd worden geanalyseerd om te controleren of er ruimte is voor verbetering.

Uitgebreide kennis van technologie is vereist om een ​​RPA-project op toetsaanslagniveau te lanceren. Inzicht in RPA-technologie en LSS kan helpen bij het opnieuw ontwerpen van de processen indien nodig.

Alle processen moeten worden gestandaardiseerd, geoptimaliseerd en goed gedocumenteerd. Adequate en juiste documentatie helpt het ontwikkelteam om een ​​optimaal resultaat te produceren.

Conclusie

RPA is niet de complete oplossing voor alle soorten menselijke insufficiëntie. Maar goede procestechniek en menselijke inspanningen zijn nodig in de back-end, samen met de RPA-tools.

LSS-beoefenaars die kennis verwerven in RPA, brengen hun vaardigheden naar een hoger niveau. Organisaties passen RPA-technologie toe om de concurrentie voor te blijven en een naadloze klantervaring te bieden.