Master CAFM:de definitieve gids voor computerondersteund facility management

Facility Management Marktleider

Bijgewerkt op 23 december 2024

Inhoudsopgave

• Wat is computerondersteund faciliteitsbeheer?
• Wie moet computerondersteund faciliteitsbeheer gebruiken?
• De voordelen van CAFM
• CAFM versus CMMS
• 5 beste praktijken van deskundige CAFM
• Computerondersteunde software voor faciliteitsbeheer:hoe het faciliteitsbeheer stroomlijnt
• Veelgestelde vragen

Belangrijkste afhaalmaaltijden

Computerondersteund Facility Management (CAFM) is een technologie die de activiteiten van faciliteiten helpt stroomlijnen en verbeteren. Het omvat het gebruik van computersoftware en hulpmiddelen voor het beheren en onderhouden van verschillende aspecten van een faciliteit, zoals ruimteplanning, onderhoud, activabeheer en meer.

Facility management is een complexe en ingrijpende verantwoordelijkheid, vooral voor grote bedrijven met diverse gebouwen. Als facility manager moet u zoveel activiteiten organiseren en overzien dat uw werk niet mogelijk is zonder de hulp van technologie die uw werklast stroomlijnt.

Computerondersteund facility management (CAFM) is een hulpmiddel dat de manier vereenvoudigt waarop facility managers faciliteiten organiseren en onderhouden. De CAFM-markt groeit en zal naar verwachting in 2032 ruim $2 miljard bereiken, tegen $987,5 miljoen in 2021 – een groeipercentage van 7,1% CAGR. Als een CAFM-systeem effectief wordt geïmplementeerd, kan het de kosten verlagen en uw workflow vereenvoudigen. Het is echter nog steeds belangrijk om de ins en outs te begrijpen van hoe u CAFM kunt gebruiken om uw faciliteiten te beheren.

In deze gids leggen we uit wat CAFM is, hoe het werkt, de voordelen ervan en de best practices van CAFM, zodat u kunt profiteren van deze uitgebreide digitale tool.

Foto door Sean Pollock op Unsplash

Het efficiënt beheren van faciliteiten is van cruciaal belang voor organisaties in alle sectoren. Traditionele methoden voor facility management worden vervangen door innovatieve oplossingen, zoals computerondersteund facility management (CAFM). https://t.co/NbLF5Ow1K8

— AMACS (@amacspti) 13 juni 2023

Computerondersteund facility management is een soort software die facility managers gebruiken om alle activiteiten die verband houden met het runnen van een gebouw te organiseren en te stroomlijnen. Facilitair managers vertrouwen op CAFM voor taken als:

• Onderhoudsplanning
• Medewerkersbeheer
• Workflowbeheer

CAFM is een tool die alles wat er op een fysieke werkplek gebeurt stroomlijnt. Dit omvat de mensen, processen en objecten binnen uw faciliteiten. Grote faciliteiten kunnen bijvoorbeeld honderden activa hebben die zijn gemarkeerd met labels. Facilitair managers gebruiken CAFM-software om deze activa georganiseerd en goed onderhouden te houden.

Uiteindelijk helpt het digitale systeem facility managers tijd en geld te besparen door essentiële gegevens over de gebouwactiviteiten te verstrekken. De huidige CAFM-software heeft uitgebreide mogelijkheden. Hoewel elk CAFM-systeem van bedrijf tot bedrijf kan verschillen, omvat CAFM-software over het algemeen verschillende functies.

Bekijk de onderstaande video voor een snel overzicht van CAFM-software:

Algemene bouwwerkzaamheden

CAFM helpt u met de algemene taken die gepaard gaan met het exploiteren van een gebouw. Het registreert alle repetitieve dagelijkse taken op één plek, waardoor workflows worden vereenvoudigd en essentiële informatie in minder tijd wordt verstrekt.

In de praktijk betekent dit dat faciliteitsmanagers CAFM kunnen gebruiken om verschillende met het internet verbonden elementen van een gebouw vanaf één dashboard te besturen, waaronder:

• Deuren
• HVAC-systemen
• Machines

In plaats van te schakelen tussen verschillende platforms, kun je alles in één dashboard bedienen.

Activabeheer

Of u nu een klein bedrijf of een onderneming runt, het beheren van fysieke activa is een uitdaging. Gelukkig vereenvoudigt CAFM het beheer van activa door de fysieke locatie van het bezit te identificeren en andere relevante informatie bij te houden, zoals de fabrikant en de onderhoudsgeschiedenis.

Foto door JESHOOTS.com via Pexels

Onderhoudsbeheer

Onderhoudsbeheer is een must voor elke faciliteit, maar het beheren van alle apparatuur, machines en systemen binnen elk gebouw is een hele klus. CAFM-software kan helpen door alle gegevens met betrekking tot de activa in elk gebouw bij te houden, waardoor het mogelijk wordt om af te stappen van reactief of correctief onderhoud en in plaats daarvan preventief onderhoud te omarmen.

Ruimte- en ruimtebeheer

Als uw bedrijf meerdere gebouwen, afdelingen en medewerkers heeft, kan het beheren van ruimte- en kamerreserveringen lastig zijn. Sommige computerondersteunde faciliteitsbeheersystemen bevatten ook een functie waarmee kamerboekingen en -instellingen worden beheerd om ruimteproblemen te voorkomen.

Wilt u een GRATIS checklist voor vermogensbeheer?

Klik op de onderstaande knop om een gratis pdf te ontvangen van onze checklist voor activabeheer, die de cruciale vragen bevat die u voor elk taggingproject moet beantwoorden, zodat u uw onderhoudstracking- of faciliteitsbeheersysteem sneller aan de slag kunt krijgen.

Ontvang de checklist ›

Wie moet computerondersteund faciliteitsbeheer gebruiken?

CAFM is misschien niet geschikt als uw organisatie klein is, als deze maar één gebouw heeft, of als u momenteel alles zonder CAFM kunt beheren.

CAFM past echter uitstekend als uw organisatie:

• Heeft een groot gebouw
• Bezit meerdere gebouwen op verschillende locaties
• Voert complexe functies uit binnen zijn gebouwen
• Bezit veel activa en beheert veel werknemers

CAFM verbetert de zichtbaarheid en stroomlijnt workflows, waardoor het perfect past bij bedrijven in verschillende sectoren, waaronder:

• Onroerend goed
• Overheid
• Commercieel
• Zorg
• Onderwijs
• Productie

Foto door energepic.com via Pexels

De voordelen van CAFM

Vóór CAFM moesten facility managers informatie over de indeling, middelen en activa van een gebouw op papier beheren. Het beheren van dat gebrek aan informatie kostte niet alleen meer tijd, maar bracht ook de kans op menselijke fouten met zich mee.

De digitale tools van CAFM vervangen de gigantische stapel papierwerk om de workflows te versnellen en de kans op fouten aanzienlijk te verkleinen. Het vereenvoudigt de grote organisatiedoelstellingen en de dagelijkse taken van facility management in één eenvoudig, gestroomlijnd dashboard.

Elke CAFM-software is anders en biedt een schijnbaar onbeperkt aantal handige tools. Hoewel de voordelen van CAFM zullen variëren, afhankelijk van de opzet en de pijnpunten van uw bedrijf, omvatten ze doorgaans lagere kosten en verbeterde efficiëntie.

1. Verbeterde gegevensinzichten

CAFM-software houdt belangrijke statistieken over uw faciliteit bij. Het haalt automatisch gegevens op en presenteert deze aan u in een intuïtief dashboard, waardoor u helemaal geen handmatige rapporten meer hoeft op te halen. Het beste van alles is dat het kritische inzichten belicht die u vertellen welke taken het belangrijkst zijn.

CAFM verzamelt gegevens efficiënter, waardoor het mogelijk wordt gegevens te verzamelen over elk gebouw en bezit dat uw bedrijf bezit. Als je probeert te evolueren naar op kennis gebaseerde besluitvorming, is CAFM een must.

Foto door Vlada Karpovich via Pexels

2. Verbeterde productiviteit

Het beheren van faciliteiten is geen kleine taak. Gelukkig kun je met CAFM snel de controle over alle gebouwen, activa en taken overnemen in één dashboard.

CAFM biedt facilitair managers nauwkeurige gegevens, waardoor het gebouw uiteindelijk efficiënter kan functioneren. U heeft snel toegang tot georganiseerde gegevens voor routinematige preventieve onderhoudstaken en noodreparaties. Concentreer uw inspanningen niet op details, maar op taken die daadwerkelijk baat hebben bij een menselijk tintje.

CAFM-systemen bieden doorgaans tools en hulpmiddelen waar niet alleen u als facilitair manager van profiteert, maar ook andere werknemers. Medewerkers die ruimte willen reserveren, kunnen via het CAFM-programma bijvoorbeeld snel een vergaderruimte boeken. In plaats van te vertrouwen op een kalender of een ander handmatig systeem, kunnen uw teams zich concentreren op de zaken.

3. Lagere kosten

Een goed beheerd gebouw heeft lagere kosten. Als uw bedrijf moet bezuinigen op de facilitaire uitgaven, is CAFM een must-have. Het verlaagt de kosten op veel manieren, waaronder:

• Maximaliseren van het gebruik van ruimte op locatie, waardoor de noodzaak wordt verminderd om extra opslagruimte of kantoorlocaties te kopen of te huren
• De levensduur van assets verlengen met intelligente onderhoudsschema's
• Het verminderen van de werkdruk van een facilitair manager, waardoor de noodzaak om meer werknemers aan te nemen afneemt
• Het energieverbruik analyseren om verspilling te identificeren
• De kans op ongeplande downtime verkleinen door realtime tracking
• Datagestuurde beslissingen mogelijk maken in minder tijd

Afbeelding van bridgeward via Pixabay

4. Beter contractbeheer

De voordelen van CAFM strekken zich ook uit tot de manier waarop u personeel binnen uw faciliteiten beheert. Als u regelmatig overlegt met personeel buiten uw bedrijf, zoals aannemers of onderaannemers, zorgt CAFM ervoor dat iedereen op één lijn blijft.

Met CAFM kunt u eenvoudig externe contractanten beheren met functies voor:

• Regelmatige check-ins om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft
• Het delen van actuele veiligheidsinformatie met alle aannemers
• Naleving van faciliteitsregels toevoegen aan de workflow van de aannemer
• Beheer van de compensatie van aannemers

Het uitbesteden van reparaties of andere facilitaire werkzaamheden is vaak goedkoper dan het inhuren van intern personeel. Het beheren van deze externe teams is niet altijd eenvoudig, maar CAFM voegt deze taken toe aan uw bestaande workflow om outsourcing te vereenvoudigen.

5. Verbeterde duurzaamheid

Probeert u een duurzamer bedrijf te runnen? CAFM-software helpt bedrijven afval in al zijn vormen te verminderen – en dat is een overwinning voor het milieu. Efficiënte processen en minder afval besparen u niet alleen geld, maar maken uw bedrijf ook milieuvriendelijker.

U kunt regels maken in het CAFM-systeem om alleen de benodigde hoeveelheid resources voor een project te gebruiken. Als u bijvoorbeeld uw waterverbruik wilt verminderen, houdt CAFM het gebruik bij en waarschuwt u wanneer u de limiet nadert.

Gebruik de datagestuurde inzichten om te zien waar u te veel middelen gebruikt om uw groene initiatieven (en budget) op koers te houden.

Afbeelding van StartupStockPhotos via Pixabay

CAFM versus CMMS

Hoewel ze hetzelfde klinken, is CAFM niet hetzelfde als een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS). CMMS richt zich op het beheer van de apparatuur in een werkruimte en specifiek op het onderhoud van die apparatuur.

Een CMMS-softwaresysteem voert taken uit zoals:

• Plannen en volgen van activiteiten met betrekking tot onderhoud en reparaties in het gebouw
• Het meten van onderhoudsbronnen en prestaties van assets
• Bestellingen en voorraadaankopen plannen
• Gegevens gebruiken om items bij te houden

In de praktijk verschillen CAFM en CMMS op de volgende punten:

• Reikwijdte: CAFM is een breder type systeem dat ruimteplanning, toewijzing van middelen en het volgen van activa omvat. Terwijl CAFM het onderhoudsbeheer aankan, richt een CMMS zich alleen op onderhoudsbeheer. Het CMMS beheert de onderhoudsplanning, tracking en registratie.
• Functie: Een CMMS is uitstekend in het bewaken van de levensduur van een apparaat en het beheren van preventief onderhoud. CAFM daarentegen beheert alle onderhoudstaken, evenals het vastgoedbeheer en de strategische planning.
• Integraties: CAFM kan worden geïntegreerd met andere systemen zoals HR, financiën en IT om meer context over uw bedrijf te bieden. Een CMMS integreert daarentegen niet met uw andere systemen.

Hoewel het overlapt met sommige CMMS-taken, is CAFM een meer holistische benadering van facility management.

Als uw bedrijf alleen hulp nodig heeft bij onderhoudstaken, heeft u misschien alleen een CMMS nodig, dat meestal goedkoper is. Maar als u naast onderhoud meer informatie over uw bedrijf nodig heeft, is CAFM de juiste keuze.

Afbeelding door Ronald Carreño via Pixabay

5 beste praktijken op het gebied van CAFM-experts

CAFM-software is een investering in uw bedrijf die u winstgevender en productiever maakt. Maar software alleen zal niet meer resultaten opleveren. Volg deze vijf best practices om uw doelen te bereiken met de kracht van CAFM-software.

1. Identificeer uw doelen

Een computerondersteund facility management systeem moet een echt verschil maken in uw bedrijf. Het moet tegemoetkomen aan uw grootste behoeften en pijnpunten. Daarom is het zo cruciaal om eerst uw doelen te identificeren voordat u een CAFM-systeem koopt.

Maakt u zich bijvoorbeeld meer zorgen over onderhoud of zoekt u naar manieren om de hoeveelheid afval in meerdere faciliteiten terug te dringen? Deze behoeften vereisen verschillende benaderingen, dus begin met het schetsen van de exacte resultaten die uw bedrijf met deze software moet behalen. Dit maakt het veel gemakkelijker om de juiste CAFM-oplossing te vinden die tastbare resultaten voor uw bedrijf genereert.

2. Pas uw CAFM aan

Als u eenmaal voor een CAFM-systeem heeft gekozen, is het belangrijk om het aan te passen, zodat het al uw grootste pijnpunten oplost. Een gepersonaliseerde aanpak is noodzakelijk omdat CAFM-systemen vaak veel mogelijkheden hebben. Kies de functies die het meest zinvol zijn voor uw bedrijf en personaliseer ze indien nodig.

U kunt uw CAFM aanpassen door:

• Verschillende modules toevoegen voor ruimtebeheer, asset-tracking en meer
• Gebruikersrollen en toegangsniveaus aanpassen
• Aangepaste velden en formulieren maken
• Integratie met boekhoud-, ERP- of HR-systemen
• Aangepaste rapportagesjablonen maken

3. Automatiseer uw workflow

Met CAFM-software kunt u binnen de software workflows creëren, waardoor het veel eenvoudiger wordt om faciliteitsgerelateerde taken te automatiseren. Als uw software automatisering bevat, gebruik deze dan om de productiviteit te verbeteren en het aantal fouten te verminderen.

Probeer het volgende te automatiseren:

• Werkorder genereren
• Preventieve onderhoudsschema's
• Rapport genereren
• Ruimteplanning
• Compliancebeheer
• Meldingen en waarschuwingen

Foto door Albert Lozano via Shutterstock

4. Denk aan het belang van labels

CAFM-software maakt het mogelijk om honderden activa en apparaten in één dashboard te volgen. Maar zelfs met de meest geavanceerde software heeft u nog steeds labels en tags van hoge kwaliteit nodig als aanvulling op uw CAFM.

Ten eerste maken labels het mogelijk om eenvoudig onderhoudsactiviteiten voor elk bedrijfsmiddel te scannen en vast te leggen. Uw CAFM-systeem gebruikt gegevens uit deze scans, plus rapporten van faciliteitsmedewerkers, om inzichten te genereren over uw faciliteit en activa.

De labels van Camcode zijn software-compatibel, waardoor het eenvoudig is om fysieke activa te volgen met een eenvoudige barcode of QR-scan. Als u realtime asset-tracking nodig heeft, zijn RFID-tags ook een goede optie. Deze tags zijn ontworpen om de meest extreme werkomstandigheden te weerstaan, zodat u er zeker van kunt zijn dat uw labels net zo lang meegaan als uw bedrijfsmiddelen.

5. Gebruik gegevens om uw werkplek te verbeteren

CAFM-software verzamelt veel gegevens over uw facilitaire managementpraktijken. CAFM kan zeker helpen bij de dagelijkse bedrijfsvoering, maar verbetert ook de langetermijnfunctie van uw faciliteiten. In plaats van deze gegevens ongebruikt op het platform te laten staan, kunt u deze mobiliseren om nuttige veranderingen in uw bedrijf aan te brengen.

Uw CAFM-systeem kan bijvoorbeeld vaststellen dat uw bedrijf in de zomer meer water verbruikt of dat een bepaald type bedrijfsmiddel eerder versleten is dan verwacht. Door het probleem onder de aandacht te brengen, kunt u de oorzaak van het probleem oplossen. Dat is de beste manier om de kosten te verlagen en de productiviteit op termijn te verhogen.

Computerondersteunde software voor faciliteitsbeheer:hoe het faciliteitsbeheer stroomlijnt

Computerondersteunde software voor facility management geeft facility managers de tools die ze nodig hebben om meer werk in minder tijd te voltooien. Van document- en workflowbeheer tot geautomatiseerd bijhouden en organiseren van onderhoud:CAFM-platforms kunnen de output van uw instelling aanzienlijk verhogen.

Volg de best practices in deze gids om meer waarde uit uw investering in CAFM te halen, en zorg ervoor dat u over de juiste fysieke infrastructuur beschikt om een CAFM-systeem te ondersteunen. Het is bijvoorbeeld belangrijk om duurzame labels te kiezen voor alle bedrijfsmiddelen, faciliteiten en apparatuur.

Klaar om de efficiëntie van uw CAFM-software te verbeteren? Bestel vandaag nog een gratis proefpakket bij Camcode en ontdek hoe kant-en-klare labels de perfecte combinatie zijn voor elk CAFM-systeem.

Foto door fauxels via Pexels

Veelgestelde vragen