4 Bewezen Strategieën voor Efficiënt Educatief Asset Management

We denken niet vaak aan scholen als een bijzonder asset-zware entiteit, maar steeds meer vullen educatieve instellingen zich tot de rand met dure assets om beter bij te blijven met ons steeds veranderende, technologisch gedreven wereld. Voorbij zijn de dagen van schriftjes en potloden die de planken van klassen lijnen; het is niet ongebruikelijk om zelfs een peuters de ‘ABCs’ te zien leren op een tablet die eigendom is van hun kleuterschool. Vanwege dit, wordt de noodzaak voor education asset tracking snel een noodzaak voor alles van kleine, private instellingen tot massive openbare schooldistricten en universiteiten.
Dus, hoe gaat u, als administrator, te werk om een asset tracking management programma te implementeren dat past bij zowel de logistieke als financiële behoeften van uw instelling? Om het antwoord op dit te krijgen, moet u kijken verder dan de standaard procedures van educatieve instellingen en, in plaats daarvan, beginnen met wat de beste corporate supply chain managers al jaren doen in het beheren van hun bedrijfsassets. Om hun geseasonde know-how in uw unieke educatieve instelling te integreren, volg deze vier best practices:

1. Ontwikkel een Transparant Systeem om Uw Data te Centraliseren
2. Implementeer Scan Procedures voor Uw Mobiele Inventaris
3. Vestig een Accountabiliteitssysteem dat Werkt voor Uw Instelling
4. Geef Alle Werknemers een Rol in Uw Education Asset Tracking Plan

Lees verder om meer te weten te komen over hoe het creëren van een education asset tracking plan uw instelling kostbare tijd en geld kan besparen.

1. Ontwikkel een Transparant Systeem om Uw Data te Centraliseren

Ongeacht de grootte of omvang van uw educatieve instelling, is het belangrijk dat u ofwel investeert in ofwel ontwikkelt een systeem dat uw werknemers te allen tijde kunnen benaderen. Hierin zullen ze de mogelijkheid hebben om nieuwe assets toe te voegen en over hun conditie in real-time te rapporteren. Dit werkt met name goed voor grote organisaties die constant hun software en technologie upgraden.
Deze werknemers moeten ook de macht hebben om beschrijvingen van de assets toe te voegen, een manier om schade of diefstal te rapporteren, en elk onderhoud dat in de toekomst vereist is, zoals abonnement- en garantieverloopdatums. Door dit systeem volledig transparant te maken, met gespecialiseerde inloggen voor elke werknemer, zal uw organisatie beter in staat zijn om de specifieke assets bij te houden die ofwel wel of niet bijdragen aan uw algehele succes. Zich toeleggen op een consistent systeem zal ook budgettaire reviews, audits en belastingtijd veel eenvoudiger en nauwkeuriger maken.

2. Implementeer Scan Procedures voor Uw Mobiele Assets

Naarmate onze technologische wereld zich blijft ontwikkelen, moeten educatieve instellingen zich ook ontwikkelen, met name degene die dure mobiele assets hebben in de vorm van laptopcomputers, tablets, audio- en visuele apparatuur, etc. We weten allemaal dat het bezitten van deze apparatuur een zegen en een vloek kan zijn; terwijlen de apparaten de educatieve bronnen van een student zullen boosten, zijn ze, helaas, extreem kwetsbaar voor diefstal.
Om dit te remedieren, kies een holistische benadering om tabs te houden op uw dure mobiele assets met een asset tagging en barcode scanning oplossing. Dit geeft werknemers een manier om check-in/check-out informatie toe te voegen aan uw gecentraliseerde datasysteem met een eenvoudige scan van een barcode, wat zal dienen als waardevolle historische data voor elk van uw mobiele assets.

3. Vestig een Accountabiliteitssysteem dat Werkt voor Uw Instelling

Het is een open geheim dat velen die in de educatieve sector werken zich vaak overweldigd voelen door dagelijkse drukken, wat het idee van asset accountability een gevoelig onderwerp maakt om aan te kaarten. Dat gezegd hebbende, vereisen zelfs de meest complete geautomatiseerde education asset tracking systemen samenwerking.
Plan kwartaal- of maandelijkse herinneringen om te garanderen dat elk van uw werknemers helder is over de assets waarvoor ze verantwoordelijk zijn, en bied ze altijd grondige instructies over hoe het transparante datasysteem het beste te benutten. Bijvoorbeeld, als een lerares 30 laptops, 20 tablets en een televisie in haar klas heeft, garandeer dat ze elk van deze apparatuurstukken weet dat getrackt moet worden voor conditie, huidige locatie, diefstal, etc. Onthoud, helderheid is de eerste stap in het bevorderen van accountability.

4. Geef Alle Werknemers een Rol in Uw Education Asset Tracking Plan

Wie ook verantwoordelijk is voor het managen van uw asset tracking plan, moet alle werknemers die frequente toegang hebben tot mobiele assets, in het bijzonder, een rol geven in het plan. Neem een nauwe kijk op elk van uw instelling’s departementen; de kans is groot dat dure assets dagelijks aan één of meer departementen worden doorgegeven. Het kan een noodzaak zijn, maar erin ligt de inherente dreiging van verloren of gestolen eigendom.
Door alle werknemers de stuurknoppen van uw asset tracking plan te geven, biedt u direct een gevoel van accountability, ongeacht hun officiële positie. Soms heeft een werknemer alleen directe kennis van de waarde die het aan de instelling toevoegt nodig om de veiligheid van een asset te beschermen.
Houd uw werknemers in de loop door ze te voorzien van een transparant tracking systeem, en u zult ook gerust zijn wetend dat uw assets correct worden beheerd en beschermd.

Gerelateerde Artikelen:

1. Wat is Asset Identificatie? Methodes van Asset Identificatie, Best Practices, en Meer
2. 5 Manieren om Barcode Inventaris Management te Meesteren: De Juiste Tools, Technologie en Training voor Naadloze Barcode Inventaris Management Implementatie
3. 3 Essentiële Asset Tracking Tips voor Scholen en Educatoren: Automatiseren, Plannen en Collaboreren met IT
4. Asset Management Gebruiken om Onderhoud te Verbeteren en Kosten te Snijden