5 tips voor het kiezen van het juiste orderbeheersysteem

Wanneer uw bedrijf begint te groeien, is het belangrijk om een ​​orderbeheersysteem te vinden dat D2C-fabrikanten ondersteunt die meer controle willen krijgen over hun verkoop- en productieorderbeheer, inventaris en productieplanning. Daarom hebben we een hotlist met tips samengesteld om u op weg te helpen met deze zoektocht.

In dit artikel onderzoeken we oplossingen voor orderbeheer, tips die u kunt volgen om de juiste orderbeheersoftware te kiezen en de voordelen van het verbeteren van uw orderbeheer.

Wat is een orderbeheersysteem (OMS)?

Een orderbeheersysteem (OMS) is een tool of stuk software dat het order-to-cash-proces tussen B2B- en D2C-fabrikanten volgt om u te helpen uw orderbeheerprocessen en efficiëntie te verbeteren.

Met een orderbeheersysteem kunt u uw verkopen, bestellingen, voorraad en orderverwerkingspercentages volgen, zodat u gemakkelijk uw productieknelpunten kunt identificeren en uw producten kunt volgen van de fabrieksvloer tot de klant.

Zoals eerder vermeld, heeft u tussen het bezitten van een fysieke winkel, het beheren van e-commerce en verkoop via sociale media uw orderbeheersysteem nodig om u te helpen uw:

• Klanten
• Verkopen via meerdere kanalen
• Voorraadbeheer op meerdere locaties
• Inkooporder- en ontvangstbeheer;
• Klantenservice
• Bestelling verwerken
• Bedrijfsmodel op bestelling of op voorraad

Pro-tip:

Uw orderbeheer wordt sterk beïnvloed door hoe goed u uw voorraad beheert. Als u het gevoel heeft dat uw bedrijf nog niet klaar is voor oplossingen voor orderbeheer, dan is het een goede plek om uw orderbeheer te verbeteren door aan uw voorraadbeheer te werken.

Het orderbeheerproces uitgelegd

Voordat we kijken naar hulpmiddelen voor orderbeheer die uw productie ondersteunen, gaat het proces van orderbeheer als volgt:

Stap 1:Uw klant

Het proces voor orderbeheer begint wanneer de klant de bestelling plaatst, of dat nu online, in de winkel of telefonisch is, waar de gegevens van de klant worden opgeslagen.

Stap 2:Vervulling

De volgende stap in de processtroom voor orderbeheer is dat de verkoopgegevens naar het magazijn worden gestuurd voor picken en verpakken.

Stap 3:Boekhouding

Deze processtroom voor orderbeheer omvat het vastleggen van de verkoop. De taak wordt eenvoudiger als u een tool als Xero-voorraadbeheer gebruikt.

Stap 4:Verzending

Bij de laatste processtroom voor orderbeheer wordt de bestelling naar de klant verzonden en wordt de verkoop geregistreerd als geleverd in de orderbeheersoftware.

Wanneer u een orderbeheersysteem nodig heeft

In de begindagen van uw bedrijf was het vrij eenvoudig om bestellingen af ​​te handelen. Je kunt je waarschijnlijk zelfs je eerste herinneren, van de informatie van de klant tot het product dat je hebt verkocht en zelfs hoe je het hebt afgeleverd.

Maar bij elke nieuwe verkoop verlies je die magie die je ooit voelde toen er steeds meer verkopen binnenkwamen.

En hoe sneller u uw D2C-merk en -reputatie laat groeien, hoe sneller het aantal verkopen dat uw bedrijf afhandelt, toeneemt.

Als je op dit moment van maken of breken niet in staat bent om de toenemende bestellingen uit te voeren, doe je meer kwaad dan goed.

In dit stadium is het belangrijk om het perfecte orderbeheersysteem te vinden dat speciaal voor fabrikanten is gebouwd. Anders jaag je klanten weg, beschadig je je reputatie of krijg je een systeem voor orderbeheer dat geen D2C-productie ondersteunt.

6 voordelen van het gebruik van een orderbeheersysteem

Nu u weet wat orderbeheer is, wat zijn de voordelen van het gebruik van een orderbeheersysteem?

1. Automatiseringsefficiëntie

U bent misschien de heer en meester van spreadsheets, maar helaas zult u de automatisering van het productieproces niet kunnen overtreffen.

Effectief orderbeheer kan van invloed zijn op het besparen van geld op handarbeid, het verminderen van het risico op menselijke fouten en het vrijmaken van tijd, zodat u uw prioriteiten kunt heroriënteren op het laten groeien van uw bedrijf en het verbeteren van de klanttevredenheid.

2. 24 uur per dag toegang

Als je plotseling zenuwachtig wakker wordt en snel je bestellingen wilt controleren voor gemoedsrust, zonder cloudgebaseerde software voor orderbeheer, wordt het een slapeloze nacht voor je. Vooral door aan de slag te gaan met cloudproductiesoftware een met mogelijkheden voor orderbeheer, waarmee u uw bestellingen vanaf elke plaats en op elk moment kunt controleren.

Afgezien van het oplossen van paranoïde gedachten dat uw orderbeheer niet in orde is, zorgt deze directe, 24/7 toegang voor meer gegevenscontrole, verbeterde klantenservice en een efficiënter orderbeheerproces.

3. Groei

Uw orderbeheersysteem automatiseert uw orderprocessen. Wat nog belangrijker is, het brengt al uw verkoopkanalen in één enkel platform.

Dit soepele geautomatiseerde proces wordt op de achtergrond uitgevoerd, zodat u tijd overhoudt om gegevens te verzamelen en te analyseren.

Dankzij de onschatbare vrije tijd om deze informatie te verzamelen, kunt u intelligent plannen om uw bedrijf verder te laten groeien en eventuele problemen in uw productieproces te identificeren.

4. Voorraadbeheer

Oplossingen voor orderbeheer zullen uw voorraadbeheer aanzienlijk verbeteren door u realtime informatie te geven over de huidige voorraadniveaus, verkochte, geretourneerde, geruilde of in productie zijnde artikelen.
Dit helpt fabrikanten te voorkomen dat hun voorraad te veel wordt verkocht of dat ze niet genoeg produceren.

De meeste software voor orderbeheer is echter ontworpen voor retailers of dropshippers in de hoop meer controle over hun bedrijf te krijgen. Als u naar een tool voor orderbeheer kijkt, moet u zeker iets vinden dat u kan helpen bij het beheer van uw grondstoffenvoorraad.

5. Centraliseer uw bedrijf

Zoals eerder vermeld, stelt het gebruik van een orderbeheersysteem fabrikanten in staat om niet alleen hun verkoopkanalen op één plek te beheren, maar ook hun hele bedrijf vanuit één dashboard.

Een tool voor orderbeheer zal complexe informatie opsplitsen om uw bestellingen op één plek te vereenvoudigen, waardoor u wordt beschermd tegen orderfouten, ontevredenheid van klanten door vertragingen, of inkomstenderving door een lage voorraad en onjuiste facturering.

Maar nogmaals, als fabrikant wilt u uw verkoop centraliseren, maar ook een tool vinden die u kan helpen bij het beheren van uw productieplanning en planning.

6. Realtime informatie

Tot slot, en nogmaals aangestipt in de eerdere punten, is het hebben van realtime informatie over de prestaties van uw bedrijf met een orderbeheersysteem een ​​cruciaal onderdeel om uw bedrijf te laten groeien. Zelfs als u software voor orderbeheer voor kleine bedrijven gebruikt, zal het hebben van live updates over voorraad en verkoop u helpen om onmiddellijk op problemen met uw geautomatiseerde orderbeheer te reageren, in plaats van dat problemen zich ontwikkelen en dat de klant ontevreden blijft.

Daarnaast betekent het hebben van al uw informatie in realtime dat de product-, fabricage- en betalingsgegevens up-to-date zijn.

Dus dat is alles wat u moet weten over orderbeheersystemen, het enige probleem is nu:hoe kiest u de juiste voor uw bedrijf?

Hoe u het juiste orderbeheersysteem kiest

Er zijn momenteel zoveel opties op de markt. Het is moeilijk om een ​​orderbeheersysteem te kiezen. Helaas ondersteunt de meerderheid de reguliere oude detailhandelaren en groothandels, en geen fabrikanten.

Maar maak je geen zorgen, we staan ​​achter je. We hebben een checklist samengesteld die u kunt volgen om de perfecte orderbeheersoftware voor uw bedrijf te selecteren:

1. Uw budget

Uw orderbeheer wordt een cruciale bondgenoot in het succes van uw bedrijf. Je zou je kunnen binden aan een orderbeheersysteem dat goedkoop is om geld te besparen, maar op de lange termijn gaat het je bedrijf zoveel meer kosten.

Hetzelfde kan gezegd worden over het andere uiterste, omdat sommige desktop- of intranettools voor orderbeheer meer dan $ 1.000 kunnen kosten en niet beter presteren dan een rechtstreeks cloudgebaseerd systeem.

Wees realistisch met het bedrag dat u bereid bent te besteden, aangezien de meeste systemen verschillende tarieven in rekening brengen, afhankelijk van wat u nodig heeft, dus zorg ervoor dat u de markt vergelijkt.

2. Vergelijk de markt

Er zijn veel orderbeheersystemen die niet goed aansluiten bij fabrikanten. Ja, je kunt ze gebruiken, maar je loopt het risico dat je een heleboel tools moet instellen, ook al zijn er orderbeheersystemen die je hele bedrijf vanuit één dashboard kunnen ondersteunen.

Gelukkig voor jou zijn er al lijsten gewijd aan het vinden van de beste hulpmiddelen voor productie-inventarisatie, en je kunt Capterra's top 20 MRP-software bekijken, die de beste oplossingen voor orderbeheer voor 2020 biedt.

3. Integraties

Als u een traditionele fabrikant, e-commercebedrijf of D2C-bedrijf bent, heeft u uiteindelijk een orderbeheersysteem nodig dat kan worden geïntegreerd met uw bestaande e-commerce, boekhouding en andere tools uw bedrijf heeft besloten te adopteren.

Nadat u uw lijst hebt gemaakt van de orderbeheersystemen die u wilt gebruiken, kunt u hun integratiefuncties verkennen om te zien of ze al uw verkoopkanalen ondersteunen. Maar wees gewaarschuwd:bij de meeste oplossingen voor orderbeheer geldt dat hoe meer integraties u nodig heeft, hoe hoger de kosten zullen zijn.

Wees tactisch en selecteer alleen een orderbeheersysteem met de nodige integraties.

4. Productiestroom

De productieprocessen van D2C-fabrikanten zullen zeer waarschijnlijk veranderen. Misschien realiseert u zich dat een 'assemble to order'-model beter is voor de feestdagen, of misschien gaat u op maat gemaakte producten aanbieden voor klanten die op zoek zijn naar meer maatwerk.

Ongeacht de reden voor de verandering van uw productiestroom, u hebt een systeem nodig dat zich aan uw bedrijf kan aanpassen en u kan ondersteunen op welke manier u uw bedrijf ook invult.

Een flexibel orderbeheersysteem maakt het gemakkelijk om uw bedrijfsprocessen te wijzigen, voorraadvoorraad en aangepaste bestellingen af ​​te handelen, en stelt u in staat om onderweg wijzigingen aan te brengen in de bestellingen van klanten.

5. Gratis proefversies en demo's

Als u de vier bovenstaande punten volgt, zou u nu een lijst met verschillende orderbeheersystemen moeten hebben die:

• Zijn redelijk geprijsd
• Kan integreren met uw andere software
• Kan verschillende soorten productieprocessen ondersteunen

Doorloop elk stukje software en meld u aan voor een proefversie om te zien of het orderbeheersysteem geschikt is voor uw bedrijf.

Maar laat u ook niet intimideren door demo's te boeken, aangezien sommige softwareleveranciers een live stapsgewijze integratiesessie aanbieden, waarbij uw bedrijf als voorbeeldgegevens wordt gebruikt, zodat u uit de eerste hand kunt zien hoe hun oplossingen voor orderbeheer uw bedrijf ten goede kunnen komen.

6. Bekijk uw shortlist

Het is echter belangrijk om je niet zomaar te binden aan iemand die lijkt op een match made in heaven.

Uit een onderzoek van Retail Systems Research bleek dat 29% van de logistieke bedrijven, leveranciers en retailers legacy-systemen in 2017 als hun grootste belemmering voor omnichannel-uitvoering beschouwde.

U moet ook bredere criteria overwegen, aangezien u rekening moet houden met de volledige zakelijke relatie die u zult hebben met het door u gekozen orderbeheersysteem. Overweeg factoren zoals zij een expert op dit gebied? Is het een oplossing voor orderbeheer die met mij in gedachten is ontworpen?

Software die wordt geleverd met een orderbeheersysteem en meer

Katana's ERP-productiesoftware helpt duizenden fabrikanten om hun bedrijf live te bekijken. Het wordt ook geleverd met functies voor orderbeheer die speciaal zijn ontwikkeld voor fabrikanten die meer controle willen krijgen over hun:

• Orderbeheer
• Voorraadbeheer
• Productiebeheer

Het is een nachtmerrie om als fabrikant een orderbeheersysteem te vinden, aangezien de meeste software op de markt net de tools mist die fabrikanten nodig hebben, vooral als het gaat om het verwerken van grondstoffen en het volgen van de omzetting van die materialen in een afgewerkt product.

Daarom geeft Katana je tools zoals:

Hoofdplanningsfuncties

Verlies nooit het materiaal uit het oog en neem de hoofdpijn weg van het handmatig in productie nemen van uw grondstoffen. Maak met Katana een fabricageorder en de software wijst de beschikbare materialen voor u toe aan de openstaande order. U hoeft niet meer aan uzelf te twijfelen, zodat u weer verder kunt met het maken van uw producten.

Punten opnieuw bestellen 

Als u er niet van houdt dat de productie stopt door stock-outs, stelt u zich dan eens voor hoe uw klanten erover denken? Stel herbestelpunten in en Katana zal aangeven wanneer de voorraad bijna op is, zodat u uw productiedoorlooptijd drastisch kunt verkorten.

Voorraadbeheer op meerdere locaties

Heeft u hier, daar en overal magazijnen of voorraad opgeslagen? Geen probleem! Als u voorraad in consignatie heeft, bij een uitbestede fabrikant of op een andere locatie zit, kunt u met Katana elke locatie volgen, zodat u uw exacte voorraadniveaus kent. Heb wat reservevoorraad op één locatie, voer een voorraadoverdracht uit en laat het probleem oplossen.

Productieplanning

Ben je het zat om steeds een planning te maken, en dan betekent een nieuwe bestelling of gebrek aan materiaal dat je het hele ding moet herontwikkelen? Laat dat gedoe achter met een processtroom voor orderbeheer die u eenvoudig kunt herschikken met een snelle slepen-en-neerzetten. Het beste van alles is dat Katana uw afgewerkte goederen en grondstoffen opnieuw distribueert om aan de nieuwe workflow te voldoen.

Inkooporderbeheer

Soms komen uw bestellingen niet samen aan en vergeet u snel dat er iets onderweg is en bestelt u meer materiaal dat u niet nodig heeft. Met Katana's orderbeheersoftware kun je leveringen gedeeltelijk ontvangen, zodat jij en je teamleden weten dat er meer op komst is.

Katana biedt veel meer, zoals integratie met e-commerce- en boekhoudsoftware zoals QuickBooks Online-orderbeheer, zodat u uw hele bedrijf kunt stroomlijnen op één, gemakkelijk leesbaar dashboard.

En daar heb je het! De perfecte gids voor het selecteren van de beste orderbeheersoftware voor iedereen die op zoek is naar de winnende formule voor D2C-fabrikanten. Het is echter belangrijk om de tools van tevoren uit te testen, aangezien er veel zijn gebouwd voor retailers en niet kunnen omgaan met de ingewikkelde vereisten van een fabrikant.

Katana wordt geleverd met een gratis proefperiode van 14 dagen, zodat u de software kunt uitproberen en precies kunt zien hoe deze is gebouwd om uw bedrijf te ondersteunen. Als je het artikel leuk vond of als je vragen hebt, stuur ons dan hieronder een bericht of neem contact met ons op via sociale media.