CMMS Expert Serie – Deel 4: Vier Sleutelfactoren voor het Kiezen van uw Software Setup

Vorige week in Deel 3 van onze CMMS Expert Serie lieten we u de drie typen CMMS setup zien, met een afbraak van kosten, implementatietijdlijnen en overwegingen die u moet kennen voordat u een integratiebeslissing neemt. Om deze selectie te voltooien, geeft Deel 4 u inzicht in de vier factoren die u moet overwegen bij het selecteren van uw setup type.

We hebben onze geweldige CMMS Software Basics and Beyond Gids geconsolideerd voor uw downloadplezier hier! Wilt u niet de hele blogserie lezen? Download hem nu.

We hebben een eenvoudig flowchart bedacht om de beste actie te bepalen om uw systeem snel en draaiend te krijgen. In deze sectie gaan we over de vragen in de blauwe bellen op het diagram die gerelateerd zijn aan de vier factoren die setup beïnvloeden. Na het begrijpen van de vier factoren, zult u in staat zijn het flowchart te gebruiken om uw optimale setup type te bepalen.

Vier Factoren die Setup Type Beïnvloeden

1-Bestaand onderhoudsbeheersoftware- Eenvoudig gezegd, als u al onderhoudsbeheersoftware heeft en zoekt om te switchen naar een andere leverancier, is een groot deel van het setupwerk misschien al voor u gedaan. Uw team zal minder hinder ondervinden tijdens de initiële setup van uw nieuwe database, en het integreren van softwareprocessen in hun dagelijkse zakelijke leven. Dit komt van pas tijdens Deel 3 - rollout. Voor nu is de primaire vraag die u zich moet stellen: "Staat dit huidige systeem toe om uw data te exporteren?". Als het antwoord ja is, dan heeft u geluk! Uw setup is net een heel stuk simpeler en uw onderhoudshistorie tracking is veel uitgebreider. Door onderhoudshistorie data van een oud systeem naar een nieuw te migreren, heeft u naadloze en consistente tracking vanaf het begin in plaats van uw data te verliezen tijdens de switch. Naast onderhoudshistorie, kunnen lijsten van activa en apparatuur, gebruikers, voorraad en reserveonderdelen, en werkordersjablonen typisch worden gemigreerd van de oude software naar de nieuwe. Het supportteam van uw leverancier kan u helpen uw data op te schonen en te importeren, wat dit proces veel simpeler maakt.

Als uw huidige systeem u niet toestaat uw data te extraheren, dan heeft u misschien iets meer werk voor u, wat is waar vendor support staff in actie komt. Misschien heeft u oude spreadsheets bewaard met activum- en apparatuurinformatie of misschien kan uw huidige leverancier info uit uw oude database halen. Als alles faalt, kunt u uw oude account tenminste als gids gebruiken om uw nieuwe in te stellen, u te tonen welke apparatuur of activa u vroeger trackte en ze te kopiëren in uw nieuwe database. Volledige of gedeeltelijke setup service wordt op dit moment aanbevolen om u snel en correct op te starten.

2-Integratie Budget- Zoals vermeld in Deel 1, zorg ervoor dat u ruimte laat in uw budget voor integratiekosten. Uurimportkosten kunnen lopen van $150/uur tot $250/uur afhankelijk van de leverancier, terwijl anderen deze kosten in de licentie opnemen of de kosten zelf dragen. On-site audits hebben een brede prijsrange omdat ze meestal een per diem voor reizen en voedsel toevoegen en de prijs baseren op het aantal betrokken activa. $1.000- $3.000 per dag geeft u een idee van een audit prijspunt. Ongeacht welke setup route u neemt, raden we ten zeerste aan dat u kiest voor enige hulp bij het inrichten van uw systeem, wat betekent dat u ten minste deels moet budgetteren voor deze diensten.

3-Implementatie Tijdsbestek- U kunt uw implementatietijdsbestek bekijken in drie distincte periodes, korte termijn (1-3 maanden), middellange termijn (3-6 maanden), en lange termijn (6 maanden - 1 jaar). Als u niet in een haast bent om dit nieuwe systeem van de grond te krijgen, dan heeft u misschien meer tijd om het langzaam en stabiel zelf in te richten. U kunt uw tijd nemen om uw lijsten voor import te verzorgen, uw eigen audit uit te voeren met intern personeel, en feedback te krijgen van mede teamleden over het type rechten dat ze vereisen of de activa die ze willen tracken. Als u uw systeem sneller draaiend moet hebben, dan heeft het meer zin om een professional in te huren om het werk voor u te doen. Met hun expertise in de industrie en gemak van gebruik met hun eigen product, kunnen leveranciers volledige audits uitvoeren en uw account binnen een maand of minder inrichten.

4-Toegewezen Interne Bron- Een toegewezen intern medewerker moet worden aangewezen als de contactpersoon voor setup en lopende systeemondersteuning. Deze persoon moet een zijn die het systeem regelmatig zal gebruiken en die nieuwe info kan diffuseren naar hun team van softwaregebruikers. Deze "softwarekampioen" kan helpen bij het inrichten van het nieuwe systeem door activuminformatie te verzamelen, importspreadsheets in te vullen, en deze info te integreren met de software. Sommige organisaties benutten de vaardigheden van een derdepartij softwareconsultant om een nieuw systeem goed te onderzoeken en in te richten. Andere organisaties geven zomerstagiairs of trainees de taak om het systeem in te richten, wat dit een groot lopend project maakt voor de duur van hun contract. Deze tijdelijke aanstelling kan zinvol zijn als de initiële setup contactpersoon, maar zorg ervoor dat deze kampioen hun kennis met succes heeft overgedragen aan de rest van het team dat het systeem op lopende basis zal gebruiken. Als u een aangewezen staff kampioen in uw team hebt met de mandaat om uw systeem in te richten, kunnen databases veel sneller draaiend krijgen dan diegenen die dit geen prioriteit maken in de onderhoudsafdeling.

We hebben onze geweldige CMMS Basics and Beyond Gids geconsolideerd voor uw downloadplezier hier! Wilt u niet de hele blogserie lezen? Download hem nu.

Lees Deel 5 van onze CMMS Expert Serie waar we de 5 tips bespreken om uw CMMS roll-out strategie te optimaliseren.