Werkinstructies beheersen: 5 bewezen praktijken voor duidelijke, effectieve begeleiding

Elke organisatie steunt op efficiënte en kwalitatieve documentatie om te kunnen werken, vooruitgaan en continue verbetering te bereiken. In de industrie zijn de essentiële documenten van diverse aard en daarbij zijn werkinstructies echte referentiepunten voor alle actoren van het bedrijf: werknemers, nieuwe medewerkers, supervisors, management en besluitvormers.

Maar hoe te verzekeren dat de instructies die we worden gevraagd te maken efficiënt en gebruikt zijn? Hoe ze te schrijven? Hier zijn 5 best practices om effectieve werkinstructies te bereiken…

1. Houd het simpel!

Eenvoud en efficiëntie gaan in de industriële wereld vaak hand in hand. Kortom, het impliceert het document te ontdoen van alle superfluwe informatie, van alle data die de steun belasten. Maar ook risico's die bovendien de gebruiker in de war kunnen brengen door hem tot verwarring of fout te leiden.

Het vereist ook een gestandaardiseerde minimalistische structuur in het creatieproces, inclusief alleen de elementen van de werkinstructies en de integratie van noodzakelijke referenties.

2. Schrijf duidelijke en nauwkeurige documenten

Duidelijkheid en precisie. Dit zijn de twee woorden die je moet onthouden wanneer het gaat om het verbeteren en optimaliseren van efficiëntie, tijd en het reduceren van foutenmogelijkheden. Je moet de operaties en het werkproces beschrijven dat uitgevoerd zal worden door middel van heldere en nauwkeurige visuele elementen om elke interpretatie die de lezer zou kunnen hebben, te elimineren, die zo echt begeleid wordt in de vervulling van zijn missie op zijn post.

Dit maakt het ook mogelijk om het werkproces in al zijn verschillende aspecten verder te verduidelijken en te vereenvoudigen: betrokken posten, verwachte doorlooptijd per post, interventievolgorde per post, koppelingsvoorwaarden, overbrengingsmiddelen van station naar station.

3. Ga papierloos!

Steunen op dragers die zowel betrouwbaar, praktisch en eenvoudig bij te werken zijn, is vitaal voor de leden van een bedrijf. Het doel is om fouten, storingen en defecten te reduceren of te elimineren, met name door documenten die in hun oude versies achterblijven zonder revisie. We moeten over één ding duidelijk zijn. Het is onmiskenbaar dat het gebruik van klassiek papierformaat niet meer aan dit type eisen kan voldoen. Digitale media zijn nu al enkele jaren favoriet, en dit om diverse redenen: centralisatie van informatie met eenvoudigere toegang ertoe en met name voor mobiele schermen (tablets, smartphones…) en, voornamelijk, om veiligheidsredenen.

Het adopteren van up-to-date papierloos / dematerialisatie voor het maken van werkinstructies voldoet aan dezelfde reglementaire eisen en dezelfde logica in werkomgevingen die digitaliseren, wat de Industrie 4.0 kenmerkt.

4. Maak werkinstructies een van de pijlers van het kwaliteitssysteem van het bedrijf.

Het Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) zoals gedefinieerd door de ISO 9001-norm richt zich op de ontwikkeling, het onderhoud en soorten onderhoud voor effectieve kwaliteitsdocumentatie. De werkinstructies zijn een van de essentiële componenten van een kwaliteitsdocumentatie. De bovenstaande norm symboliseert dit in de vorm van een documentaire piramid waarvan de top het kwaliteitshandboek is. Daarom worden werkinstructies de pijlers van de capaciteit van een organisatie om haar meetbare kwalitatieve doelen te bereiken en efficiënties te waarborgen.

5. Zet je in de plaats van de gebruiker

Wanneer je een werkinstructie maakt, lijkt het vanzelfsprekend om te denken aan de persoon die ze zal bekijken en uitvoeren. Het is pas door jezelf in de plaats van de gebruiker te zetten, maar ook door hem te betrekken bij de ontwikkeling en rekening te houden met zijn opmerkingen verzameld in het veld, dat je een configureerbaar document kunt schrijven over het onderwerp zo dicht mogelijk bij de realiteit.

6. (Bonus) Gebruik een software voor digitale werkinstructies

Een goede manier om effectieve werkinstructies te schrijven is het gebruik van een toegewijde software. Picomto is een software voor digitale werkinstructies waarmee u visuele en interactieve werkinstructies kunt maken. Aarzel niet om contact op te nemen met onze expert om meer over onze oplossing te weten te komen.