6 Bewezen Strategieën voor Nauwkeurig IT Asset Management

Bedrijven besteden miljoenen elk jaar om hun personeel uit te rusten met de technische apparatuur nodig om hun organisatorische rollen te ondersteunen. Een deel van die kosten betreft het vervangen van versleten of verouderde technologie. Sommige ontstaan door bedrijven die geen correct IT asset tracking doen.
Het vergeten van IT apparatuur betekent dat uw organisatie geld kan uitgeven aan apparatuur of licenties die u al bezit. Dingen raken op de verkeerde plek wanneer werknemers switchen naar rollen die andere tools vereisen of het bedrijf volledig verlaten. Het is ook makkelijk om items kwijt te raken bij het upgraden van de apparatuur die door een bedrijfsgebied gebruikt wordt.

De beste manier om het bedrijf te voorkomen van het verliezen van geld op onnodige apparatuurkosten is door solide IT asset tracking praktijken te volgen. Bedrijven profiteren door:

• Onderhoudskosten te reduceren
• Licentiegebruik te optimaliseren
• U te helpen met meer nauwkeurige budgettering
• U in staat te stellen fundamentele apparatuuraankoopbeslissingen te nemen
• U voorbereid te laten voor audits

Niet tevreden met uw bedrijf’s huidige IT asset tracking proces? Bedenk een oplossing die past bij uw organisatie met deze best practices.

1. Voer een Grondige Inventaris Audit Uit
2. Vang Alle Relevante Informatie Op
3. Map Asset Levenscycli
4. Stel Regels Vast
5. Zorg dat U Compliant Bent
6. Vind de Juiste Geautomatiseerde Oplossing

1. Voer een Grondige Inventaris Audit Uit

Het idee van het proberen elk asset binnen uw bedrijf te lokaliseren, kan ontzagwekkend zijn. We praten niet alleen over desktop computers. U moet elke bureau telefoon, mobiel apparaat, persoonlijke printer, en zelfs bedrijfsuitgegeven headset momenteel in gebruik binnen uw organisatie lokaliseren.
Vernauw dingen door programma’s te gebruiken die al op uw software geïnstalleerd zijn om netwerk assets te lokaliseren. Methodes om dit te doen omvatten:

• Windows apparaten vinden via een domein scan
• Een netwerk scan uitvoeren voor printers, Linux computers, Macs, virtuele machines en printers
• Agent scans uitvoeren op uw thuisnetwerk voor geregistreerde software en andere items
• Geregistreerde mobiele apparaten lokaliseren

Deze stappen zouden u moeten helpen een groot deel van uw inventaris te identificeren. Volg op door met werknemers te bevestigen dat ze momenteel in bezit zijn van specifieke assets. 

IT Assets om te Lokaliseren

• Servers
• Toetsenborden
• Muis
• Software en geassocieerde licenties
• Service packs
• Tablets
• Smartphones
• Bureau telefoons
• Workstations
• Laptops
• Scanners
• Routers
• Projectoren
• Tablets

Afsluiten met een vloer-naar-vloer sweep voor eventuele assets die offline kunnen zijn of niet aangesloten op software die in staat is om het te tracken, wat ook kan helpen shadow IT hardware te identificeren.

2. Vang Alle Relevante Informatie Op

Zodra u elk van uw bedrijfsassets heeft gelokaliseerd, begin met het ophalen van identificerende data van elk. De belangrijkste informatie die u moet verzamelen omvat:

• Een beschrijving van het item
• Merk en modelnummers
• Wie de fabrikant is
• De aankoopkost van het item
• De afdeling waar het momenteel gevestigd is
• De aangewezen eigenaar
• De conditie van het item

Deze informatie op zijn plaats hebben stelt managers en andere executive in staat om additionele apparatuurbehoeftes correct te beoordelen. Ze weten dat ze de apparatuur al in-house hebben, of of het daadwerkelijk aangeschaft moet worden.
Tag elk asset met een tag die een unieke barcode bevat met alle relevante informatie opgeslagen in uw asset tracking software oplossing. Het scannen van deze code zou u alles moeten vertellen wat u over de apparatuur moet weten. (Nuttige tip: Als diefstal of manipulatie een zorg is, kunnen beveiligingstags helpen deze activiteiten te ontmoedigen.)

3. Map Asset Levenscycli

Wat voor type prestaties verwacht u van uw asset van de aankooptijd tot pensioen? Leg die verwachtingen uit in fasen en wijs een specifieke staat aan elk toe. Gebruik die rankings om te evalueren waar uw asset momenteel in die methodologie valt.

Voorbeeld van Levenscyclus Mapping

• Het asset aanvragen
• Goedkeuren voor aankoop
• Het asset verkrijgen
• Installeren of deployen van het asset (software, hardware, nieuwe telefoon, server)
• Gebruik van het asset
• Opslaan of repareren van het asset
• Toestaan dat het asset gepensioneerd wordt
• Het asset afvoeren

De levenscyclus van verschillende assets zal variëren. Soms kunnen workstations enkele maanden voor een contractor gebruikt worden, dan in opslag geplaatst tot weer nodig. Bepaalde gebruikers kunnen upgraden naar een andere versie van de software, wat de oudere versie vrijmaakt voor gebruik door een andere werknemer.
Volg uitwisselingen van dit type nauwkeurig. Laat dingen niet door de kraken vallen tijdens periodes van verandering of overgang.

4. Stel Regels Vast

Zorg ervoor dat u duidelijke procedures heeft voor het uitlenen, toewijzen en decommissioneren van assets. Sta geen overgang van de ene afdeling naar de andere toe zonder enige standaarden te handhaven op:

• Wie controle aanneemt van een asset
• Beslissingen om een asset terug te geven aan IT
• Iedereen die issues rapporteert met het asset
• Enige verzoeken om een asset te decommissioneren

Overweeg een specifieke afdeling verantwoordelijk te stellen voor deze processen. Kleinere bedrijven moeten nog steeds rollen voor IT asset tracking aanwijzen aan bepaalde werknemers of gebieden.

5. Zorg dat U Compliant Bent

Een over het hoofd geziene facette van IT asset tracking is het garanderen dat items aan vastgestelde standaarden voldoen. Wanneer was de laatste keer dat uw netwerk een grondige inspectie onderging? Heeft u derde-partij software die in gebruik is onderzocht op beveiligingsgaten? Hoe zeker bent u dat u mobiele apparaten hebt versleuteld om ongelukkelijke of opzettelijke overdrachten van bedrijfsdata te voorkomen?
Uw IT asset tracking proces kan omgezet worden in een waardevol hulpmiddel om uw organisatie veilig te houden. Initieer periodieke audit inventarissen en maak het catalogiseren van dit type informatie onderdeel van uw standaard procedures.

6. Vind de Juiste Geautomatiseerde Oplossing

Het initieren van IT asset tracking met handmatige processen opent u up voor een groter risico op menselijke fouten. Het is ook moeilijker om de status van apparatuur tussen verschillende afdelingen te coördineren. Het inzetten van een geautomatiseerd proces stelt u in staat uw asset tracking te integreren met andere bedrijfssystemen. Het taggen van waardevolle IT assets betekent dat ze gemakkelijk gescand worden met barcode scanners, wat menselijke fouten elimineert en documentatie versnelt.
Dit stelt andere gebieden in staat om gemakkelijk data op te halen voor hun eigen gebruik, zoals rapportages opstellen of budgetten opstellen. Het vergemakkelijkt ook samenwerking met andere teamleden verantwoordelijk voor het laden en valideren van asset data.
Verbeter de efficiëntie van uw organisatie door een of ander IT asset tracking systeem te implementeren. U bespaart uw bedrijf geld en helpt organiseren en stroomlijnen van het utilizeren van assets doorheen uw bedrijf.