6 best practices voor effectieve tracking van IT-middelen

Bedrijven geven elk jaar miljoenen uit om hun personeel uitgerust te houden met de technische apparatuur die nodig is om hun organisatorische taken te ondersteunen. Een deel van die kosten betreft het vervangen van versleten of verouderde technologie. Sommige ontstaan ​​doordat bedrijven hun IT-middelen niet goed volgen.
Als u de IT-apparatuur uit het oog verliest, kan uw organisatie geld uitgeven aan apparatuur of licenties die u al bezit. Dingen raken misplaatst wanneer werknemers overstappen naar rollen die andere tools vereisen of het bedrijf volledig verlaten. Het is ook gemakkelijk om items uit het oog te verliezen bij het upgraden van de apparatuur die door een bedrijf wordt gebruikt.

De beste manier om te voorkomen dat het bedrijf geld verliest aan onnodige apparatuurkosten, is door solide IT te volgen praktijken voor het volgen van activa. Bedrijven profiteren door:

• Het verlagen van onderhoudskosten
• Licentiegebruik optimaliseren
• U helpen bij het bedenken van nauwkeurigere budgettering
• Hiermee kunt u goede beslissingen nemen over de aankoop van apparatuur
• U bent voorbereid op audits

Niet tevreden met het huidige IT-asset-trackingproces van uw bedrijf? Bedenk een oplossing die geschikt is voor uw organisatie met behulp van deze best practices.

1. Doe een grondige voorraadcontrole
2. Alle relevante informatie vastleggen
3. Levenscycli van activa in kaart brengen
4. Regels opstellen
5. Zorg ervoor dat u voldoet
6. Vind de juiste geautomatiseerde oplossing

1. Voer een grondige voorraadcontrole uit

Het idee om te proberen alle activa binnen uw bedrijf te lokaliseren, kan ontmoedigend zijn. We hebben het niet alleen over desktopcomputers. U moet alle bureautelefoons, mobiele apparaten, persoonlijke printers en zelfs door het bedrijf uitgegeven headsets lokaliseren die momenteel in uw organisatie worden gebruikt.
Verfijn de zaken door programma's te gebruiken die al op uw software zijn geïnstalleerd om netwerkactiva te lokaliseren. Methoden om dit te doen zijn onder meer:

• Windows-apparaten vinden die een domeinscan uitvoeren
• Een netwerkscan uitvoeren voor printers, Linux-computers, Macs, virtuele machines en printers
• Agentscans op uw thuisnetwerk uitvoeren op geregistreerde software en andere items
• Geregistreerde mobiele apparaten lokaliseren

Met deze stappen kunt u een groot deel van uw voorraad identificeren. Follow-up door met werknemers te bevestigen dat ze momenteel in het bezit zijn van specifieke activa.

IT-middelen om te lokaliseren

• Servers
• Toetsenborden
• Muis
• Software en bijbehorende licenties
• Servicepakketten
• Tabletten
• Smartphones
• Bureautelefoons
• Werkstations
• Laptops
• Scanners
• Routers
• Projectoren
• Tabletten

Eindig met een grondige zoektocht van vloer tot vloer voor alle activa die mogelijk offline zijn of niet zijn aangesloten op software die deze kan volgen, wat ook kan helpen om schaduw-IT-hardware te identificeren.

2. Leg alle relevante informatie vast

Zodra u elk van de activa van uw bedrijf hebt gevonden, begint u identificerende gegevens van elk te trekken. De belangrijkste informatie die u moet verzamelen, omvat:

• Een beschrijving van het item
• Merk- en modelnummers
• Wie de fabrikant is
• De aankoopkosten van het artikel
• De afdeling waar het zich momenteel bevindt
• De aangewezen eigenaar
• De staat van het artikel

Met deze informatie kunnen managers en andere leidinggevenden de behoefte aan extra apparatuur goed inschatten. Ze weten dat ze de apparatuur al in huis hebben, of dat deze daadwerkelijk moet worden gekocht.
Tag elk activum met een tag met een unieke streepjescode en alle relevante informatie die is opgeslagen in uw softwareoplossing voor het volgen van activa. Het scannen van deze code zou u alles moeten vertellen wat u moet weten over de apparatuur. (Nuttige tip:als diefstal of geknoei een probleem is, kunnen beveiligingstags helpen om deze activiteiten af ​​te schrikken.)

3. Breng de levenscycli van activa in kaart

Welk type prestatie verwacht u van uw vermogen vanaf het moment van aankoop tot pensionering? Leg die verwachtingen in fasen uit en wijs aan elk een specifieke toestand toe. Gebruik die ranglijsten om te evalueren waar uw bezit momenteel valt in die methodologie.

Voorbeeld van levenscyclustoewijzing

• Het item aanvragen
• Goedkeuren voor aankoop
• Het bezit verkrijgen
• Het activum installeren of implementeren (software, hardware, nieuwe telefoon, server)
• Gebruik van het item
• Het item opslaan of repareren
• Toestaan ​​dat het item buiten gebruik wordt gesteld
• Vervreemding van het actief

De levenscyclus van verschillende activa zal variëren. Soms kunnen werkstations een paar maanden voor een aannemer worden gebruikt en vervolgens worden opgeslagen totdat ze weer nodig zijn. Bepaalde gebruikers kunnen upgraden naar een andere versie van de software, waardoor de oudere versie vrijkomt voor gebruik door een andere medewerker.
Houd dit soort uitwisselingen nauwlettend in de gaten. Laat dingen niet tussen de oren vallen tijdens periodes van verandering of overgang.

4. Regels opstellen

Zorg ervoor dat u duidelijke procedures heeft als het gaat om het uitchecken, toewijzen en buiten gebruik stellen van activa. Sta geen doorgang van de ene afdeling naar de andere toe zonder een bepaald soort normen op te leggen aan:

• Wie neemt de controle over een item
• Beslissingen om een ​​asset terug te geven aan IT
• Iedereen die problemen met het item meldt
• Alle verzoeken om een ​​activum buiten gebruik te stellen

Overweeg om een ​​specifieke afdeling op te richten die verantwoordelijk is voor deze processen. Kleinere bedrijven moeten nog steeds rollen voor het volgen van IT-middelen toewijzen aan bepaalde werknemers of gebieden.

5. Zorg ervoor dat u voldoet

Een aspect dat over het hoofd wordt gezien bij het volgen van IT-middelen, is ervoor zorgen dat items voldoen aan de vastgestelde normen. Wanneer heeft uw netwerk voor het laatst een grondige inspectie ondergaan? Heeft u software van derden onderzocht die in gebruik is genomen op beveiligingslekken? Hoe zeker bent u dat u mobiele apparaten hebt versleuteld om onbedoelde of doelbewuste overdracht van bedrijfsgegevens te voorkomen?
Uw proces voor het volgen van IT-middelen kan worden omgezet in een waardevol hulpmiddel om uw organisatie veilig te houden. Start periodieke controle-inventarisaties en maak het catalogiseren van dit soort informatie onderdeel van uw standaardprocedures.

6. Vind de juiste geautomatiseerde oplossing

Door het volgen van IT-middelen te starten met handmatige processen, loopt u een groter risico op menselijke fouten. Het is ook moeilijker om de status van apparatuur tussen verschillende afdelingen te coördineren. Door gebruik te maken van een geautomatiseerd proces kunt u uw asset-tracking integreren met andere bedrijfssystemen. Door waardevolle IT-middelen te taggen, kunnen ze eenvoudig worden gescand met barcodescanners, waardoor menselijke fouten en snellere documentatie worden geëlimineerd.
Hierdoor kunnen andere gebieden gemakkelijk gegevens ophalen voor eigen gebruik, zoals het opstellen van rapporten of het opstellen van budgetten. Het vergemakkelijkt ook de samenwerking met andere teamleden die verantwoordelijk zijn voor het laden en valideren van activagegevens.
Verbeter de efficiëntie van uw organisatie door een of ander systeem voor het volgen van IT-middelen te implementeren. U bespaart uw bedrijf geld en helpt bij het organiseren en stroomlijnen van het gebruik van bedrijfsmiddelen in uw hele bedrijf.