De ultieme gids voor onderhoudsbeheer

Veel facilitair managers hebben de afgelopen jaren gezocht naar nieuwe methoden voor onderhoudsbeheer om de operationele kosten te verlagen. Uit schattingen van de industrie blijkt dat onderhoudskosten 15-40% van de totale productiekosten kunnen uitmaken. Dit is logisch, aangezien apparatuur vaak continu of met extreem lange intervallen wordt gebruikt om de productiviteit te maximaliseren. Bedrijven die niet in staat zijn de levensduur van de apparatuur te maximaliseren, kunnen het een uitdaging vinden om een ​​winstgevende operatie uit te voeren.

In deze gids gaan we dieper in op het onderwerp onderhoudsbeheer. Onderhoud is een steeds belangrijker wordende functie en een verregaande bedrijfsprioriteit met een aanzienlijk aantal overwegingen. Deze post gaat in op wat onderhoudsbeheer is, waarom het belangrijk is en hoe een bedrijf rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen kan ontwikkelen om de prestaties van activa te optimaliseren.

Je leert:

• Wat is onderhoudsbeheer?
• Waarom is onderhoudsbeheer belangrijk?
• De rol van onderhoudsbeheer
• Soorten onderhoudsbeheer
• Kwaliteiten van een goede onderhoudsmanager
• Aanvullende bronnen voor onderhoudsbeheer

Wat is onderhoudsbeheer?

Onderhoudsbeheer is een discipline die structuur toevoegt aan alle activiteiten die te maken hebben met het plannen, plannen, voltooien en volgen van onderhoudswerkzaamheden. De reikwijdte van onderhoudsbeheer gaat veel verder dan alleen het werken met apparatuur en vereist het creëren van een uitgebreide reeks processen en controles. Om onderhoudswerkopdrachten en gerelateerde activiteiten goed te kunnen volgen, is het noodzakelijk om een ​​combinatie van hardware- en softwaretools te implementeren.

Het gebruik van barcodes voor activa in combinatie met scanners kan de efficiëntie van een magazijn, faciliteit of kantooromgeving drastisch verbeteren. Om hun algehele aanpak te stroomlijnen, investeren veel bedrijven in een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) om hun hele operatie te centraliseren. Een vergelijkbaar type software, bekend als Enterprise Asset Management (EAM)-platforms, heeft vaak vergelijkbare functies die kunnen worden gebruikt voor het volgen van onderhoudsactiviteiten.

Waarom is onderhoudsbeheer belangrijk?

Als het op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan een onderhoudsbeheerprogramma verschillende voordelen bieden aan een bedrijf. Aangezien veel bedrijfslocaties honderden of zelfs duizenden activa bevatten, is het van cruciaal belang dat elk onderhoudsbeheersysteem georganiseerd en up-to-date blijft. Hieronder volgen slechts enkele van de vele manieren waarop onderhoudsbeheer waarde biedt.

• Optimale efficiëntie . Door de controle over het onderhoud van apparatuur aan te tonen, is het gemakkelijker om een ​​proactieve benadering van uw onderhoudswerkzaamheden te volgen in plaats van u alleen te concentreren op reparaties en noodgevallen. Onderhoudsbeheer biedt een team volledig inzicht in een hele operatie vanaf een gecentraliseerd softwareplatform. Dit bespaart niet alleen tijd, maar maakt het ook veel gemakkelijker om problemen snel te identificeren en de nodige verbeteringen aan te brengen.
• Verminderde uitvaltijd . Net als assetmanagement moet ook bij onderhoudsbeheer rekening worden gehouden met de gehele productlevenscyclus van een asset. Als u begrijpt hoe de leeftijd van een asset of onderdeel de prestaties kan beïnvloeden, wordt het gemakkelijker om weloverwogen beslissingen te nemen over systeemupgrades. Ook kan het gebruik van een mix van verschillende onderhoudstechnieken de uptime van de apparatuur verbeteren door een optimale setup voor elk gereedschap te identificeren.
• Gecontroleerde kosten . Onverwachte reparaties kunnen veel tijd kosten en leiden tot productievertragingen en andere storingen. Door onderhoudsactiviteiten op een georganiseerde manier te beheren, is het gemakkelijker om kosten te beheersen, inclusief overuren, reserveonderdelen en arbeid. Verbeterde planning kan ook worden gebruikt om voorraadniveaus te optimaliseren en opslagruimte te maximaliseren.
• Verbeterde veiligheid . Naast richtlijnen voor acceptabele werkpraktijken die zijn opgesteld door de Amerikaanse Occupational Safety and Health Administration, moeten de meeste bedrijven ook rekening houden met verschillende andere staats- en federale voorschriften. Onderhoudsbeheer helpt door garantie- en service-informatie te centraliseren die nodig kan zijn tijdens audits en andere regelgevende beoordelingen. Goed onderhouden apparatuur draagt ​​ook bij aan de veiligheid van de operator.
• Betere besluitvorming . Het niet nemen van de juiste beslissingen met betrekking tot het onderhoud en onderhoud van apparatuur kan leiden tot storingen en veiligheidsincidenten. Omvangrijke industriële apparatuur en complexe systemen kunnen een bijzondere uitdaging vormen als het gaat om de planning van de levenscyclus van activa. Een van de grote voordelen die onderhoudsbeheersystemen bieden, is een uitgebreide set rapportagetools. Toegang tot kwaliteitsgegevens kan het besluitvormingsproces voor asset- en onderhoudsbeheer aanzienlijk verbeteren.

De rol van onderhoudsbeheer

Wanneer veel mensen denken aan het woord 'onderhoud', stellen ze zich het werken met apparatuur en het uitvoeren van serviceactiviteiten voor. Dit soort werk is ongetwijfeld een centrale functie van onderhoudsbeheer, maar er moeten verschillende andere activiteiten worden geïntegreerd om een ​​echt effectief systeem te creëren. Zoals eerder vermeld, zijn CMMS- en EAM-softwareplatforms een uitstekende manier om verschillende workflows in één oplossing te verbinden. Bij het definiëren van de rol van onderhoudsbeheer in een organisatie, moeten de volgende hoofdgebieden worden opgenomen.

• Activabeheer . Een centraal overlappend gebied tussen CMMS- en EAM-platforms is de functionaliteit voor activabeheer. Voordat het werk op de juiste manier kan worden gepland, is het noodzakelijk om een ​​nauwkeurige database te hebben met correct getagde en bijgehouden activa. Voor sommige bedrijven kan het eenvoudigweg uitvoeren van een volledige beoordeling van hun bedrijfsmiddelen leiden tot verschillende kostenverbeteringen door het identificeren van oude of onderbenutte apparatuur voor verwijdering.
• Voorraadbeheer . Voorraad kan worden beheerd voor grondstoffen, afgewerkte producten, pakketten, apparatuur en onderdelen. De meeste bedrijven die met producten werken, moeten een georganiseerd magazijn hebben en nauwkeurige tellingen van de voorraadcyclus realiseren. Deze tools zijn nuttig voor onderhoudsbeheer om de voorraden van reserveonderdelen en andere activa te controleren die nodig zijn om onderhoudswerkzaamheden uit te voeren.
• Onderhoud werkorderbeheer . Een van de centrale functies van onderhoudsbeheersoftware is het organiseren van de verwerking van werkbonnen. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven met een groot buitendienstteam dat met apparatuur op afgelegen locaties werkt. Het hebben van een gecentraliseerd systeem voor het plannen, toewijzen en voltooien van onderhoudstaken houdt het hele team op één lijn en vermindert fouten en uitvaltijd.
• Faciliteitsbeheer . Alle soorten gebouwen vragen veel onderhoud om ervoor te zorgen dat de omgeving geschikt is voor medewerkers en bezoekers. Apparatuur zoals HVAC-units, koelmachines en datacenters moeten regelmatig worden onderhouden en gecontroleerd om een ​​goede werking te garanderen. Onderhoudsbeheer is een essentieel hulpmiddel voor facility managers om te controleren of geplande service- en onderhoudsplannen goed aansluiten bij het verwachte gebruik.
• Statistieken en rapportage . Slimme managers begrijpen het belang van het beoordelen van kwaliteitsgegevens om het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit is geen uitzondering als het gaat om asset- en onderhoudsbeheer. Het beoordelen van onderhoudsgegevens kan helpen om een ​​evenwichtiger budget te bereiken en de transparantie tussen afdelingen te vergroten. Betere apparatuurgegevens maken kostenprognoses ook nauwkeuriger en geven een bedrijf de mogelijkheid om veel aspecten van een operatie tegelijkertijd te beoordelen. Kosten in verband met fabrieksoverhead, facilitaire kosten en onderhoudsresources zijn slechts enkele van de vele datapunten die in overweging kunnen worden genomen.

Zoals u kunt zien, vereist onderhoudsbeheer dat verschillende essentiële functies samenwerken om een ​​samenhangend systeem te vormen. Hoewel de specifieke rollen kunnen worden toegewezen aan verschillende afdelingen op basis van de structuur en doelen van elke organisatie, zijn de werkprocessen meestal erg vergelijkbaar. Om een ​​onderhoudsbeheerprogramma effectief te laten zijn, moet er afstemming en transparantie zijn tussen alle betrokken middelen.

Soorten onderhoudsbeheer

Onderhoudsactiviteiten nemen vele vormen aan en bedrijven in alle sectoren blijven innoveren en nieuwe manieren vinden om de prestaties van de apparatuur te verbeteren. Meerdere onderhoudstypes kunnen tegelijkertijd worden gebruikt om in veel gevallen de optimale hoeveelheid service voor een bepaald gereedschap te bieden. Het is ook vermeldenswaard dat niet alle apparatuur geschikt is voor elk type onderhoud. Er moeten verschillende factoren in overweging worden genomen en we zullen ze in deze sectie bespreken.

• Reactief onderhoud . Zoals de naam al doet vermoeden, verwijst reactief onderhoud naar onderhoud dat wordt uitgevoerd wanneer er een merkbare indicatie is dat service nodig is. Dit kan worden bepaald aan de hand van een visuele inspectie of andere directe indicatoren. Reactieve onderhoudsactiviteiten worden over het algemeen beheerd met een periodiek inspectie- of auditplan. Deze vorm van onderhoud kan vooral nuttig zijn bij het onderhoud van onderdelen met een levensduur die moeilijk te voorspellen is op basis van gebruik of andere bekende factoren. Reactief onderhoud verwijst ook naar noodwerkzaamheden of reparaties die nodig zijn in het geval van een ongeplande storing.
• Proactief onderhoud . Een proactieve benadering van onderhoud vereist enige planning vooraf om mogelijke storingspunten te identificeren. Dit kan worden gedaan met behulp van verschillende factoren, zoals tijd of bedrijfsuren, die aangeven dat service moet worden uitgevoerd. Hoewel proactief onderhoud misschien een wenselijke benadering lijkt, is het ook gemakkelijk om te overcompenseren en extra werk uit te voeren dat niet echt nodig is om optimale bedrijfsomstandigheden te behouden. Daarom is het nog steeds noodzakelijk om systemen grondig te inspecteren en meerdere datapunten te gebruiken om een ​​serviceplan in de loop van de tijd te verbeteren. Zowel preventief als voorspellend onderhoud zijn vormen van proactief onderhoud.
• Preventief (tijdgebonden) onderhoud . Preventief onderhoud omvat het gebruik van op tijd gebaseerde triggers voor het plannen en uitvoeren van servicewerkzaamheden. Het exacte schema voor elk apparaat wordt vaak bepaald op basis van verschillende factoren, zoals de verwachte hoeveelheid gebruik en mogelijke systeemslijtage. Het bewaken van de verwachte levensduur van verbruiksonderdelen is ook erg belangrijk bij preventief onderhoud. Het is wenselijk om onderdelen te vervangen voordat ze defect raken, maar niet zo snel dat er extra bedrijfstijd verloren gaat.
• Voorspellend (op conditie gebaseerd) onderhoud . Een van de nieuwere vormen van onderhoud wordt predictief onderhoud genoemd, ook wel condition-based maintenance genoemd. Als een uitdagende methode om de werking van apparatuur te controleren, vereist voorspellend onderhoud het gebruik van sensoren en andere in-line bewakingsapparatuur om realtime gegevens te verzamelen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om bedrijfsparameters in te stellen die bepalen wanneer serviceactiviteiten moeten plaatsvinden. Gezien de potentiële investering in software- en hardwarecomponenten die nodig zijn, is voorspellend onderhoud het meest geschikt voor dure apparatuur en systemen die bijzonder gevoelig zijn voor zeer storende storingen.

Een van de belangrijke voordelen van onderhoudsbeheer en het gebruik van een CMMS is de mogelijkheid om alle activiteiten te volgen en een gedetailleerde onderhoudsgeschiedenis voor elk activum bij te houden. Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om de juiste soorten onderhoud te selecteren, maar biedt ook een platform voor beoordeling en verbetering. Geen enkel systeem of aanpak is perfect, en een iteratieve aanpak met continue verbetering is altijd een goed idee als het om onderhoud gaat.

Kwaliteiten van een goede onderhoudsmanager

Een onderhoudsmanager vervult een cruciale rol tussen een onderhoudsdirecteur of een andere topmanager en de supervisors en technici die het grootste deel van het servicewerk uitvoeren. Deze baan vereist een unieke mix van technische vaardigheden en zakelijk inzicht om het grote geheel te zien, terwijl ook de dagelijkse problemen en behoeften worden aangepakt. Laten we, om deze essentiële functie beter te begrijpen, eens kijken naar de functie-eisen en gewenste vaardigheden van een goede onderhoudsmanager.

Gezien de complexiteit van onderhoudswerkzaamheden die bij veel bedrijven plaatsvinden, kunnen de taken van een onderhoudsmanager een breed toepassingsgebied beslaan. Enkele van de belangrijke aandachtsgebieden zijn:

• Alle onderhoudsgerelateerde werkzaamheden beheren
• Het werk coördineren op een manier die voldoet aan de wettelijke richtlijnen
• Het bijhouden van een geschikte voorraad reserveonderdelen
• Aansturen van servicetechnici en ander personeel
• Een uitgebreid onderhoudsprogramma implementeren
• Rapporteren over de effectiviteit van onderhoudsactiviteiten
• Manieren identificeren om de productiviteit van activa te verbeteren
• Zorg voor een adequate opleiding van het personeel

Een onderhoudsmanager kan veel petten op en er zijn enkele duidelijke overeenkomsten met de verantwoordelijkheden van een facilitair manager of assetmanager. Als leidinggevende functie zijn ook veel technische en soft skills gewenst in een onderhoudsmanager. Enkele van de meest voorkomende zijn:

• Een bewezen vermogen om anderen te leiden
• Een hoge prioriteit geven aan tijdbeheer
• Het vermogen om te draaien en aan te passen
• Sterke interpersoonlijke communicatieve vaardigheden
• Uitstekende probleemoplossende vaardigheden
• Een sterke toewijding aan teamwerk
• Fundamentele kennis van relevante apparatuur

Een onderhoudsmanager moet de prestatiedoelen van een bedrijf rationaliseren met de realiteit van apparatuurmogelijkheden. In zeer gespecialiseerde industrieën die een groot aantal klanten bedienen, zoals de lucht- en ruimtevaart en de gezondheidszorg, is de inzet nog groter. Dit is de belangrijkste reden waarom een ​​goede balans tussen soft skills en technische kennis vereist is om een ​​effectieve onderhoudsmanager te zijn. Zoals hierboven beschreven, is het alleen met een nauwe samenwerking tussen vele afdelingen dat bedrijven een robuust onderhoudsbeheerprogramma kunnen creëren. Onderhoudswerkzaamheden mogen nooit in een vacuüm plaatsvinden en het is van vitaal belang voor managers om feedback te vragen van technici, operators en ander personeel dat met apparatuur omgaat.

Onderhoudsbeheer is voor veel bedrijven een prioriteit geworden als een efficiënte manier om verschillende afzonderlijke functies te integreren in een enkel asset- en onderhoudsbeheerkader. Geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen hebben flexibele platforms gecreëerd die kunnen worden geïntegreerd met scanners en activatags voor faciliteitenbeheer om geautomatiseerde onderhoudswerkorderprocessen te creëren. De toekomst van onderhoudsbeheer zal worden aangedreven door technologische vooruitgang in combinatie met het vermogen om te innoveren en nieuwe en verbeterde werkprocessen te ontwikkelen.

Meer lezen over onderhoudsbeheer

Bezoek de volgende bronnen voor meer informatie over de planning van onderhoudsbeheer:

• Top 5 richtlijnen voor onderhoudsbeheer die u zou moeten gebruiken (MaintenanceCare)
• 4 manieren waarop olieraffinaderijen de overheadkosten van apparatuurproductie kunnen verlagen door middel van onderhoudsbeheer (Camcode)
• Gids voor modern onderhoudsbeheer (Dude Solutions)
• Een beknopte handleiding voor CMMS (Real Asset Management)
• Top CMMS-softwaresystemen:de 47 beste softwareprogramma's voor het stroomlijnen, centraliseren en beheren van activiteiten voor het volgen en onderhouden van bedrijfsmiddelen (Camcode)
• De ultieme gids voor beheersoftware voor activaonderhoud (simPRO)
• De ultieme koopgids voor streepjescodelabels (Camcode)
• Bediening en onderhoud van faciliteiten - een overzicht (gids voor het ontwerpen van het hele gebouw)
• Het belang van beheer van wagenparkonderhoud en hoe u de juiste oplossing kiest (Samsara)
• Manager's Guide to Preventive Building Maintenance (Taylor &Francis Group)