ERP-softwareserie: Uitgebreide gebruikersvereisten opstellen

Zodra een bedrijf de belangrijke waardeproposities voor de selectie en implementatie van nieuwe of geüpgradete software heeft bepaald, is het tijd om gedetailleerde vereisten voor het nieuwe systeem op te stellen. Deze vereisten zijn essentieel om de beste passvorm en de uiteindelijke waarde van de nieuwe oplossing te bepalen.

Twee categorieën vereisten

Vereisten moeten worden geclassificeerd als huidige staat en toekomstige staat. Huidige-staateveristen leggen uit hoe het bedrijf vandaag de dag zaken doet. Het huidige bedrijfsproces wordt beïnvloed niet alleen door de huidige omstandigheden, maar ook door de beperkingen van de huidige software in hoe transacties worden verwerkt en hoe uw bedrijf interactie heeft met klanten en leveranciers.

Toekomstige-staateveristen beschrijven hoe het bedrijf van plan is in de toekomst te opereren en software te gebruiken om dat te ondersteunen. De toekomst moet worden gedefinieerd in termen van 5 tot 7 hoewel geen bedrijf precies kan voorspellen hoe het over zeven jaar zal opereren, kan een bedrijf wel invullen hoe het van plan is zaken te doen en welke software- en hardwaretechnologie het nodig heeft om zijn langetermijnstrategie te bereiken.

Bedrijfsproceskaarten

Bedrijven moeten ook overwegen hoe ze informatie over hun huidige en toekomstige operaties willen verzamelen. Het verzamelen van informatie is gebaseerd op de interactie tussen huidige gebruikers en personen in de organisatie die verantwoordelijk zijn voor het presenteren van de verzamelde informatie aan leveranciers.

Sommige bedrijven zijn in staat om bedrijfsproceskaarten op te stellen die de volledige structuur van elk aspect van hun huidige en toekomstige bedrijfsprocessen weergeven. Deze kaarten gebruiken input van medewerkers die met transacties in een specifieke bedrijfsactiviteit werken. Een lijst met potentiële kaarten voor zowel huidige als toekomstige staat kan de volgende workflows omvatten:

• CRM
• Offerte en verkooporderverwerking
• Klantservice
• Engineering – ter ondersteuning van offertes en productie
• Supply Chain/Inkoop
• Magazijnbeheer/Vooraadbeheer/Ontvangst
• Planning en Scheduling
• Werkorders en shopfloor-rapportage
• Verscheping
• Kwaliteit
• Boekhouding – Crediteuren en betalingen
• Boekhouding – Facturatie/Debiteuren/Incasso
• Boekhouding – Grootboek

Bedrijfsproceskaarten moeten alle in- en outputs bevatten die gerelateerd zijn aan de huidige en toekomstige staat. Deze activiteiten moeten worden overlegd met indicatoren van welke software de huidige actie ondersteunt. Voorbeelden: activiteiten die het huidige ERP-systeem gebruiken, activiteiten die MS Excel of Access-databases gebruiken, of handmatig uitgevoerde activiteiten.

Door kleurcodering van de activiteiten kunnen lezers van de kaarten visualiseren hoeveel van elke technologie wordt gebruikt om de huidige en geplande processen te ondersteunen. Een zichtbaar voordeel van de toekomstige-staakaart moet de uniforme kleur van de nieuwe software zijn die geselecteerd wordt, en de eliminatie van andere kleuren, met name die voor Excel-spreadsheets en Access-databases.

Checklisten

Checklisten worden al decennia gebruikt voor softwareselectie. Ze zijn meestal gebaseerd op de kennis van een derde partij die honderden of duizenden functionele vereisten opsomt, gegroepeerd vergelijkbaar met de bovenstaande lijst. Veel van deze checklisten zijn gekoppeld aan databases met ja/nee-mogelijkheden van diverse softwareleveranciers. Door de checklist in te vullen, bezit de gebruiker een lijst met ERP-leveranciers die het meest in staat zijn om aan de behoeften te voldoen.

De uitdaging van checklisten ligt in hoe de onderliggende database is ontwikkeld. Leveranciers zijn niet altijd volledig open over of ze specifieke functionaliteit bieden, maar vooral hoe de software de informatie levert.

Of een bepaalde oplossing past bij een bedrijf met een omzet van $5 miljoen tot $25 miljoen of $250 miljoen tot $500 miljoen, vereist verduidelijking. Een extreem voorbeeld: zowel SAP en Oracle als JobBOSS en E2 (populaire jobshop-oplossingen) bieden functionaliteit voor de bovengenoemde procesgebieden. Er moet een match zijn tussen de omvang van de oplossing, vereisten, budget (waardepropositie), evenals industrie en basisfabrieksstructuur tussen discrete en procesproductie.

Als een organisatie een checklist (dienst) gaat gebruiken, zorg ervoor dat deze in eerste instantie wordt ingevuld door de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor elk gebied, en daarna wordt beoordeeld door een bedrijfsbreed team dat individuele antwoorden kan relateren aan bedrijfsbrede operaties en behoeften.

Narratieven

De auteur heeft de voorkeur voor een narratief document dat de huidige-staaprocessen uitlegt en toekomstige-staabehoeftes bespreekt. Door interviews met mensen in het bedrijfsproces kunnen narratieven worden geschreven die het verhaal vertellen van hoe het bedrijf vandaag draait en hoe het in de toekomst wil opereren. Er kan een solide detailniveau worden gepresenteerd dat de leverancier in staat stelt het bedrijf volledig te begrijpen. Narratieven kunnen ook worden aangevuld met wat het bedrijf doet, waarom het op zoek is naar nieuwe software (de waardepropositie), en welke technologie momenteel aanwezig is.

Wat de leverancier wil bekijken

Op basis van feedback die de auteur heeft ontvangen, worstelen de meeste leveranciers ermee om bedrijfsproceskaarten volledig te volgen en verveelen ze zich aan checklisten van 2.000 functies. Narratieven zijn makkelijker te beoordelen. Leveranciers besteden nog steeds veel tijd aan het stellen van vragen die al in alle drie documenten zijn onthuld, dus bedrijven moeten voorbereid zijn om alle processen in detail te bespreken, zelfs wanneer er veel moeite in de ontwikkeling van gebruikers- en softwarvereisten is gestoken.

Er moet aanzienlijke inspanning en zorg in gaan bij het ontwikkelen van gebruikersvereisten, want wat gedocumenteerd is, vormt de basis voor het evalueren van alternatieve softwareoplossingen op passendheid, functionaliteit en waarde. Goed ontwikkelde gebruikersvereisten stellen een leverancier in staat om de meest complete presentatie te geven van hoe hun mogelijkheden uw visie van toekomstige operationele succes zullen ondersteunen.

Het is uw eigen schuld als de leverancier niet in staat is om hun mogelijkheden tot uw voordeel te demonstreren. Een leveranciersoplossing die duidelijk niet aan uw basisbehoeften voldoet, mag nooit in uw vergaderruimte verschijnen voor een presentatie.

Harry Landsburg, DVIRC's Directeur Business Process Technology Consulting, heeft met meer dan 300 bedrijven gewerkt om te documenteren hoe hun bedrijfsprocessen het beste ondersteund kunnen worden door geüpgradete of nieuwe software. Zijn aanpak om de manier waarop zijn klanten opereren te relateren aan de technologiemarkt leidt tot betere selectie- en implementatieresultaten. Voor meer informatie, lees meer of neem contact op met ons.