Hoe Moderne ERP Systemen Productieoperaties Stroomlijnen

Nieuwe ERP oplossingen weerleggen de software's 'complex en onhandige' reputatie

Op het begin is alles wat nodig is een nieuw idee en wat productiekennis. Met succes komt groei, maar met groei heeft het bedrijf meer structuur nodig.

“[Fabrikanten] beginnen met Excel spreadsheets en misschien is het één of twee kerels,” zei Fred Tillman, vicepresident productontwikkeling in de productiedivisie van ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. “Plotseling huren ze extra mensen in en moeten ze montage-instructies standaardiseren, ze moeten een kennisbasis standaardiseren. Het is erg moeilijk om zonder een ERP systeem te doen,” zei hij in verwijzing naar enterprise resource planning software.

“En als je verder gaat dan één shift kan je niet de hele tijd daar zijn,” vervolgde Tillman. “Het is prima zolang dingen goed gaan met je dagelijkse operaties, maar het grote ding is wanneer er uitzonderingen zijn—materialen komen te laat of een klant verandert een order. Als je al dit via papier doet, is het erg tijdrovend om die uitzonderingen te hanteren.”

Na een tijdje wordt de startup een klein of middelgroot bedrijf. Het kan bieden op klussen of productiewerk doen.

“Om te concurreren en kosten te snijden, heb je een goed systeem nodig,” zei Mike Melzer, vicepresident operaties bij Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. “Als je een goed systeem hebt, kun je veel rustiger slapen wetende wat er gaande is in plaats van te zeggen, ‘Als ik dit contract met John Deere of met GM neem, wat gaat dat met me doen?’”

De “één of twee kerels” zijn klaar om te shoppen voor een ERP systeem, maar ze hebben vragen: Hoe relevant is ERP software voor kleine en middelgrote productieoperaties? ERP software heeft de reputatie van complex en onhandig te zijn. Hoe wordt het simpeler en gebruiksvriendelijker gemaakt voor productieoperaties? Hoe kan een breed-gebaseerde softwareoplossing gemodificeerd en gecustomiseerd worden specifiek voor productieoperaties?

Een deel van die customisatie voor productie is al gedaan. “De hoofdpunten van verschil (in Epicor ERP software) liggen eromheen dat we productieprocessen voor productie hebben,” zei Christine Hansen, directeur productmarketing productie voor Epicor Software Corp., Austin, Texas, die haar productie ERP software onlangs herbrandde naar Kinetic. “Je zult vinden dat we kosten-gebaseerde offertes hebben, engineering met CAD integratie, productie en werkorder of job management mogelijkheden, kwaliteit en een MES (manufacturing execution system). Dat zijn de kern dingen waar we ons op richten in het productieproduct.”

Maar als de gebruiker nog meer customisatie wil, hebben Hansen's bedrijf en anderen oplossingen ontwikkeld die de “complexe en onhandige” reputatie weerleggen. ECI heeft zelfs ERP software geconfigureerd voor job shops, genaamd JobBOSS2.

Customisatie Door Configuratie, Niet Coderen

Epicor's configuratiefunctie, Application Studio, gebruikt een drag-and-drop proces om zijn Kinetic ERP applicatie te ontwerpen in een laag die op de app's binnenste functies zit en makkelijk te veranderen is, zei Hansen. Application Studio laat klanten toe wat groepen werknemers zien wanneer ze hun computers openen. Individuele werknemers kunnen wat op hun schermen verschijnt nog verder verfijnen.

Bijvoorbeeld, als werknemers data verzameld van de shopfloor moeten zien, kunnen ze de meest relevante velden sorteren. Ze kunnen dieper duiken om afbeeldingen van een afgerond product te zien, informatie toevoegen vastgelegd tijdens productie en informatie achterlaten voor de volgende shift. “Er is veel kans hier voor gebruikers om hun workflow binnen het dataverzamelingssysteem af te stemmen op hoe hun bedrijf uniek werkt,” zei Hansen.

Ook configureerbaar voor verschillende jobcategorieën zijn dashboards, een zichtbaarheidstool gebruikt om informatie te filteren op een manier om uitzonderingen te zien die aandacht nodig hebben, zoals klussen die te laat zijn of klussen die wachten op materiaal.

“Dashboards helpen ervoor te zorgen dat je bewust bent van issues voordat ze grotere problemen worden,” zei ze.

Een mogelijke alternatief voor dashboards is Epicor Collaborate, een aanpasbaar messaging tool. Binnen de customer relationship management (CRM) functie, kan een werknemer die een nieuwe klant binnenbrengt automatisch de financiële afdeling vragen een creditcheck te doen. Hij kan ook geautomatiseerde notificaties instellen om op een offerte te follow-up of klanten te notificeren wanneer hun orders verzonden zijn.

“In plaats van dashboards te benutten voor al deze indicatoren, kun je genotificeerd worden van de events die je kiest,” zei Hansen.

“Uniek voor jouw bedrijf zijn de inzichten die je uit je operaties wilt halen, en dat is waar een goed rapportagepakket in zit,” zei Tillman. Hij urgeerde om te vragen of het product een rapportagestructuur heeft waar de klant rapporten kan genereren of een professional services team kan inhuren om ze in te stellen.

“De rapporten en de KPIs (key performance indicators) die je wilt meten en de inzichten die je wilt verkrijgen kunnen specifiek zijn voor jouw productieoperaties,” zei Tillman. “Dus, je wilt een goed rapportagepakket hebben.”

Onmisbaar is de mogelijkheid voor derde-partij integratie. “Een leverancier die meerdere pre-built integraties heeft is een manier om de ERP uit te breiden of te wijzigen,” zei Tillman.

Bijvoorbeeld, als je een fabrikant bent die aan het publiek verkoopt, heb je misschien een e-commerce pakket nodig omdat het je efficiënter maakt, zei Tillman. Of een winkel wil misschien business activity monitoring (BAM) software zoals KnowledgeSync gebruiken, wat van een bedrijf is eigendom van ECI.

“KnowledgeSync stelt je in staat om continu te alerten of te checken op condities die kunnen gebeuren en dan een corresponderende actie te ondernemen,” zei Tillman. “Het breidt de ERP echt uit buiten zijn doel.”

Bijvoorbeeld, kan de BAM een achterstallige factuur in de ERP voelen en workflow automatiseren naar de financiële afdeling om een blokkade op die klant's credit te zetten.

Het verkoopteam dat de Salesforce CRM applicatie gebruikt, moet misschien orderinformatie uit de ERP halen. Het team kan application programming interfaces (APIs) aanroepen vanuit de ERP om de data te extraheren en importeren naar Salesforce.

“De API laag is een manier om veilig data in en uit het systeem te krijgen en te gebruiken voor integreren of uitbreiden van het systeem,” zei Tillman. “We proberen alle derde-partij integraties te bieden, maar er is altijd enig ander systeem dat iemand wil integreren, en de APIs maken het mogelijk.”

Een andere gemakkelijke manier om customisatie effectief te maken kan het schrijven van een paar regels code vereisen om drijvende feestdagen zoals Memorial Day en Labor Day te vlaggen.

“Het kan zes regels code zijn, checken tegen de feestdagkalender; je raakt het en het zegt, ‘Labor Day, we gaan het die dag niet verzenden’,” zei Melzer. “Je schrijft het in [Global Shop Solutions' eigen programmeertaal] GAB wat erg lijkt op Visual BASIC,” in verwijzing naar de verkorte naam Global Application Builder voor de software.

Kwaliteitsdocumenten worden opgeslagen in Global's document controlsysteem. “Ze leggen geen onderdeel op een vliegtuig zonder te weten waar het materiaal vandaan komt, dus als je je materiaal koopt van een leverancier heeft het een lot of een hit nummer geassocieerd,” zei Melzer. “Je kunt je materiaalnummer scannen en wanneer je dat op een werkorder of een job gebruikt en je verstuurt je onderdeel naar Boeing, SpaceX, of GM, kun je een certificaatpakket produceren zodat ze precies de hele lijn weten waar het vandaan komt.”

Het document controlsysteem is nuttig in industrieën bekend om kwaliteit te tracken—luchtvaart, automotive en medisch. Maar een nieuwere speler afhankelijk van het tracken van materialen en processen is de olie- en gasindustrie, die begon te focussen op kwaliteit meer na de Deepwater Horizon olieramp in de Golf van Mexico in 2010.

“Ik bedoel het fliep overnight,” zei Melzer.

Onverwachte Situaties

Herinner je de “één of twee kerels” die een productiebedrijf startten? Wat als ze tevreden waren om klein te blijven en de relevantie van een ERP voor hun winkel betwijfeld? Kunnen ze niet uitkomen met een spreadsheet? “Veel van onze concurrentie is een spreadsheet,” zei ECI's Tillman.

Maar klein zijn betekent niet dat je bedrijf simpel is. “We kunnen een fabrikant hebben die klein is in termen van omzet, maar ze zijn erg complex in hun productieprocessen,” zei Epicor's Hansen.

Een ERP kan zelfs ongewild helpen met human resources kwesties op onverwachte manieren. Dit kan een stap zo simpel zijn als velden in geel highlighten om gebruikers te laten zien wat voor informatie ze op een scherm moeten invullen, zei Melzer. “Als je in een bedrijf zit waar je mensen omdraait of mensen verschillende rollen vullen de hele tijd, zou het helpen om te zeggen, ‘Hier zijn de velden die we zeker moeten invullen’,” zei hij.

In een ander voorbeeld van Melzer, kan een ERP helpen identificeren welke werknemers training nodig kunnen hebben zelfs als de algehele productiecijfers er goed uitzien. Dat gebeurde bij een Global Shop Solutions klant's winkel in de automotive industrie in Tennessee die een 20 procent productieboost overnight kreeg, zei Melzer. Het bedrijf installeerde een monitor op de shopfloor met een scherm dat individuele werknemers' productie trackte. Terwijl de meeste werknemers goede cijfers hadden, worstelde er één.

“Wat gebeurde is ze gaan naar de pauzekamer en anderen zeggen, ‘Wat is er aan de hand?’?” zei Melzer. “Als ze hem iets kunnen leren, zullen ze. De front office hoefde niets te doen en, echt, overnight wonnen ze 20 procent.”

Niet Op Hun Reputatie Leven

ERP software mag een reputatie hebben als complex en onhandig, maar het biedt ook geautomatiseerde processen en toegang. Bijvoorbeeld, Epicor heeft een embedded onderhoudsmanagement tool die een fabrikant in staat stelt apparatuur te tracken vanuit een onderhoudsperspectief. Het kan tellen hoeveel stukken op een machine geproduceerd zijn en een alert sturen wanneer het onderhoud nodig heeft.

Er is ook automatisering in de workflow. “Er is een enorme hoeveelheid automatisering over het bedrijf heen van gebruiker tot gebruiker,” zei Hansen. “Bijvoorbeeld, één gebruiker kan een offerte of order invoeren. Dat vloeit dan door naar productie, wat dan doorstroomt naar inkoop om te zeggen, ‘Dit is wat we moeten kopen,’ wat dan doorstroomt naar de factureringsprocessen alsook de accounts payable.”

Global Shop Solutions' software doet iets soortgelijks.

“We haten dubbele data-invoer,” zei Melzer. “Een naadloos ERP systeem stelt je in staat om informatie één keer in te voeren en alles stroomt. Het maakt je leven zoveel makkelijker.”

Een ERP maakt het ook makkelijker om zaken met je te doen, zei Tillman. “Als ik een klant ben, kan een ERP me helpen levertijden beter te bepalen,” zei hij. “Het kan online informatie bieden waar een klant kan inloggen en de status van zijn order zien en of dingen op schema lopen. Het kan proactief een klant notificeren wanneer zijn klus klaar is.

“De CRM capaciteit stelt je echt in staat te zien wat deze persoon in het verleden kocht, wat hun geschiedenis is, zodat als ze terug bellen je al die informatie aan je vingertoppen hebt,” vervolgde hij. “Dat is erg moeilijk om met een papier-gebaseerd systeem te doen.”

Vóór ze het weten, zijn de “één of twee kerels” met het idee en de know-how een volledige winkel met een business dat zoemt.