Accounts Payable automatiseren: ketenveerkracht en efficiëntie versterken

Ketenmanagers hebben lang uitdagingen geleden wanneer het aankomt op accounts payable en procure-to-pay (P2P) processen. Ondanks de shift naar digitaal die plaatsvindt over alle industrieën, vertrouwen veel organisaties nog steeds op handmatige, papier-gebaseerde AP-processen om facturen te goedkeuren en te betalen. Dit creëert een reeks problemen, zoals gebrek aan controle rond timing van betalingen aan leveranciers, factuuruitzonderingen die kostbare personeelstijd opeten, en slechte zichtbaarheid voor de chief financial officer alsook leveranciers.

Door naar digitaal te bewegen in uw organisatie's accounts payable proces, kunt u het trage en foutgevoelige proces elimineren dat de root cause is van veel problemen met uw leveranciers. In dit doen, kunt u kosten snijden, cashflow optimaliseren, realtime zichtbaarheid verwerven in openstaande payables, en potentiële ketendistoringen voorkomen voordat ze zich voordoen.

Van het verbeteren van winstgevendheid en het optimaliseren van cashflow tot het creëren van een stabielere keten, levert AP/P2P automatisering een aantal overtuigende voordelen aan ketenmanagers. Hieronder volgen drie van de meer overtuigende.

Factuuruitzonderingen elimineren

In een ideale wereld, zouden factuuruitzonderingen zeldzaam zijn. Maar voor veel organisaties die nog steeds vertrouwen op verouderde AP-processen, is dat simpelweg niet het geval. Een recent onderzoek van Ardent Partners vond 62% van AP-professionals die instemden dat factuuruitzonderingen hun de grootste hoofdpijn geven in hun dagelijkse werk.

Niet alleen nemen factuuruitzonderingen veel tijd in beslag om op te lossen, ze resulteren ook in inconsistente betalingscycli. Stel u voor dat leveranciersfacturen op hold staan omdat de goederen niet ontvangen zijn en AP een three-way match niet kan uitvoeren. In dit scenario, zullen veel leveranciers klanten op een credit hold zetten. Sommigen kunnen zelfs stoppen met het verzenden van additionele goederen.

Zelfs als dingen niet dat extreem worden, worden uw leveranciers niet tijdig betaald. In het best-case scenario, leidt dit tot slechte leveranciersrelaties en instabiliteit voor diegenen die zich in moeilijke kasposities bevinden.

Vroeg-betaling kortingkansen schalen

Tijdens de mondiale pandemie, heeft niet elk bedrijf hetzelfde pijnlevel gevoeld. Die geautomatiseerde processen hadden met software-as-a-service (SaaS) platforms, waren in staat om snel over te schakelen naar een remote werkkracht met weinig moeite. In het gebied van AP, betekende dat werknemers facturen van overal konden hanteren, en op schaal.

Traditioneel, als een financiële manager honderden of duizenden leveranciers vroeg wilde betalen om te kapitaliseren op een vroeg-betaling korting, was het geen probleem. Aan de andere kant, als het optimaliseren van cashflow het doel was, was het vasthouden van betaling tot de laatste mogelijke dag binnen termijnen makkelijk te plannen.

Zichtbaarheid bieden in AP en P2P processen

Hoer zichtbaarheid u in uw keten heeft, hoe makkelijker het is om cashflow te voorspellen, potentiële storingen te identificeren voordat ze zich voordoen, en data-gedreven beslissingen te nemen. Maar wanneer u vertrouwt op papier-gebaseerde factureringsworkflows, is het vrijwel onmogelijk om te zien waar dingen staan op een gegeven moment in tijd.

Door digitale transformatie naar uw AP-afdeling te brengen in de vorm van AP/P2P automatisering, krijgt u 24/7 zichtbaarheid in het gehele factuurproces. Dit elimineert verrassingen, verbetert business intelligence en stelt u in staat om uw operaties continu te optimaliseren door realtime inzichten te benutten.

Als uw organisatie nog steeds papier-gebaseerde AP-workflows gebruikt, is het onmogelijk voor uw keten om zo efficiënt te zijn als het kan zijn. Door te investeren in tools die het AP-proces automatiseren, kunt u een digitale verbinding met uw leveranciers creëren wat u in staat stelt om:

• Ketenstoringen te voorkomen door te vermijden op een credit hold gezet te worden, of volledig afgesneden te worden.
• Leveranciersdatamanagement te stroomlijnen door alle relevante data (zoals W-9 en bankrekeninginformatie) op één plek te hebben, met efficiënte rapportagemogelijkheden.
• Leveranciersrelaties te verbeteren door leveranciers zichtbaarheid te geven in betalingsstatus en ervoor te zorgen dat ze op tijd betaald worden.
• Efficiëntie in P2P processen te verhogen door transacties te digitaliseren om operaties te stroomlijnen en menselijke fouten te reduceren.
• Factuuruitzonderingen te elimineren om het proces verder te optimaliseren en ervoor te zorgen dat AP, interne kopers, en afdelingmanagers alleen tijd besteden aan waarde-toevoegende activiteiten.

Uiteindelijk is AP-automatisering een makkelijke manier om ervoor te zorgen dat uw keten efficiënt doorgaat, terwijl productiviteit en winstgevendheid worden verhoogd.

Shan Haq is vice president of corporate strategy and development bij Transcepta, een cloud-gebaseerd procure-to-pay platform.