Hoe spend-management-oplossingen privés-universiteiten machtigen

Per 2017 waren er 4.289 colleges of universiteiten in de VS. Ongeveer 40 procent van die instellingen zijn privé. Omdat ze geen financiering ontvangen van staatelijke wetgevers, moeten privés-colleges zich zwaarder baseren op studentcollegegelden en donaties om operationele kosten te dekken. Dat resulteert typisch in de noodzaak voor strakkere budgetten en nauwkeurige monitoring van uitgaven.

Financiële operaties van privés-universiteiten kunnen nog meer ingewikkeld raken als ze meerdere campus onderhouden met een verscheidenheid aan programma's. Spend-management-software helpt universiteitsfunctionarissen om financiële operaties over locaties te stroomlijnen. Het stelt ook betere budgettaire zichtbaarheid in, effectiever beheer van algemene uitgaven, en de mogelijkheid om resultaten te voorspellen voor inschrijving of fundraising-campagnes.

Deze graad van inzicht wordt steeds belangrijker naarmate het bedrag dat door universiteiten wordt opgehaald, blijft groeien. Volgens de Council for Advancement and Support of Education, hebben VS-universiteiten in 2018 $46,7 miljard opgehaald, wat 7,2 procent hoger was dan 2017.

Goede relaties met donateurs zijn essentieel voor succes. Een manier om dit te bereiken is door donateurs te laten kiezen waar hun geld naartoe gaat. Een spend-management-systeem omvat een dashboard dat dergelijk inzicht aan buitenpartijen biedt. Het stelt universiteitsdirecteuren ook in staat om de hoeveelheid informatie te controleren die donateurs kunnen zien.

Het hulpmiddel helpt instellingen zoals George Washington University om uitgaven over meerdere campus te centraliseren en te beheren, die een aantal unieke programma's en departementen kunnen hebben. Een enkele incident van verkeerde toewijzing van fondsen onder die sites kan ernstige problemen opleveren. Door spend-management-software te implementeren in de back-end van hun financiële of inkoopsystemen, krijgen universiteitsmanagers toegang tot een volledige audit-trail van alle uitgaven.

Met het bedrag geld dat dagelijks in en uit privés-universiteiten stroomt, is het imperatief om een spend-management-oplossing te implementeren om compliance te waarborgen en het risico op fouten te reduceren. Deze oplossingen zullen niet alleen het leven van universiteitsfunctionarissen makkelijker en minder chaotisch maken, maar ook positieve relaties met alumni en donateurs bevorderen.

Stanton Jandrell is CEO van Fraxion.