Stabiliseer Je Toeleveringsketen: Hoe Sales Order Automatisering In Pandemietijden Bloeit

Meer dan 90% van Fortune 1000 bedrijven hebben toeleveringsketenstoringen ervaren door de coronaviruspandemie, volgens Accenture. Vijfenzeventig procent van die bedrijven rapporteerde 'negatieve of sterk negatieve impact op hun business.'

Deze statistieken bevestigen alleen wat veel industriële leiders al weten. In de pandemie is transport hoogst beperkt, en kritiek personeel zit vast thuis. Volume is gestald, en leveringstijden zijn verlengd. Geen van dit is goed voor het soepel functioneren van toeleveringsketens.

Digitale transformatie: van buzzword naar noodzaak

Hoe kunnen ondernemingen vakkundig reageren op deze ongekende toeleveringsketensdrukken, en zakelijke continuïteit garanderen? Door te realiseren dat de huidige drukken digitale transformatieprojecten urgenter maken dan ooit. Digitale transformatie is geen buzzword meer, iets om volgende kwartaal te focussen. Het is een essentiële vereiste.

De COVID-10-crisis dwingt distributeurs en fabrikanten om hun kosten te optimaliseren en niet-kritieke uitgaven waar mogelijk te knippen. Ideaal willen organisaties hun operationele uitgaven verminderen, terwijl ze hun werkkracht intact houden. Om dit te bereiken, moeten traditionele en verouderde processen direct geüpgraded worden naar moderne processen.

De toeleveringsketen is een complexe entiteit, en niet alles is binnen een onderneming's vermogen om te beïnvloeden. Echter, in het deel van de toeleveringsketen dat ondernemingen wel kunnen beïnvloeden — waar de levering is van hun eigen magazijnen naar hun eindklanten — blijft nog veel ruimte om te opereren.

Sales order automatisering: grote impact

Bijvoorbeeld, één gebied waar digitale automatisering een grote impact kan hebben, is de afhandeling van verkooporders.

De drukken van COVID-10 hebben gewicht toegevoegd aan de schouders van fabrikanten en distributeurs. Naarmate leveringstijden de war zijn, worden bedrijven overstroomd met klantvragen. Mensen zijn verward en in paniek, en ze eisen duidelijkheid.

Om klanten goed te blijven bedienen — en voor fabrikanten en distributeurs zijn klantrelaties alles — hebben ondernemingen hun klantenservicemedewerkers (CSRs) nodig die op alle cilinders draaien. Dit is de enige manier waarop ze ordercyclus tijden kunnen verminderen, en stabiliteit en voorspelbaarheid tonen op een moment dat veel organisaties geratteld zijn.

Echter, vanwege de lockdown, werken CSRs van huis. Dit betekent dat ze hun kantooromgeving missen, en toegang tot hun gebruikelijke tools. Ze zijn waarschijnlijk niet zo productief als normaal, met emotionele stress erbij. Bovenop dit, zijn klantvragen op een all-time high, en complexer en nieuwer dan ooit. Precies wanneer CSRs zoveel bandbreedte mogelijk nodig hebben, zijn ze meer in het nauw dan ooit.

Handmatige orderverwerking: de grootste bandwidth-verter

Wat is echter een grote afvoer op CSR-bandbreedte, zelfs zonder COVID-10? Handmatige orderverwerking. Gemiddeld heeft onze organisatie ontdekt dat CSRs een derde van elke werkdag besteden aan handmatig inkeyen van inkooporders ontvangen van klanten.

De meerderheid van fabrikanten en distributeurs vertrouwt op deze traditionele, met-de-hand methode. Dit proces was altijd traag, en traditioneel foutgevoelig. Inkooporder-backlogs zouden overnachten, of overtijd kosten om te verwerken. De onnodige kosten konden zo hoog oplopen als $26 per order. En nu, worden de kosteninefficiënties van deze verouderde benadering vergroot.

Echter, simpel gezegd, kan verkooporderverwerking geautomatiseerd worden. Met custom-gebouwde software, kan een bedrijf automatisch en accuraat geëmailde inkooporders omzetten in verkooporders in het enterprise resource planning (ERP) systeem zonder enige interventie of afhandeling door een CSR. Door de kracht van automatisering en kunstmatige intelligentie, wordt orderverwerking versneld van uren tot momenten. Het wordt mogelijk om 100% data extractie nauwkeurigheid te bereiken.

Voordelen van automatisering

Deze vorm van digitale automatisering versnelt het verkooporderproces significant, helpende bedrijven duizenden uren menselijk kapitaal terug te winnen. Die uren kunnen dan herdeployed worden op taken en prioriteiten die waarde toevoegen aan de organisatie, zoals echte, hoogwaardige klantenservice en andere opbrengstgenererende processen.

Er zijn veel gebieden en veel bedrijfsprocessen waar automatisering digitale transformatieprojecten voor ondernemingen kan drijven, en nieuwe efficiënties en mogelijkheden open kan maken. Of het nu verkooporders is of ergens anders, alle leiders moeten overwegen waar ze nog belast zijn met handmatige processen, en hoe ze ze kunnen upgraden.

Naarmate de COVID-10-pandemie zich ontwikkelde tot een werkelijk wereldwijde crisis, zei Sandy Shen, senior director analyst bij Gartner, het best: "Dit is een wake-up call voor organisaties die te veel focus hebben gelegd op dagelijkse operationele behoeften ten koste van investeren in digitaal business en langetermijn veerkracht. Bedrijven die technologiecapaciteit en investeringen kunnen verschuiven naar digitale platforms, zullen de impact van de uitbraak mitigeren en hun bedrijven nu, en op de lange termijn, soepel laten draaien."

De COVID-10-crisis leert ons dat digitalisering de route is waarmee fabrikanten en distributeurs kritieke zakelijke doelen tijdens verstoren tijden kunnen beveiligen en beschermen, en reageren op onregelmatigheden in de toeleveringsketens waarop ze vertrouwen.

Toeleveringsketenstoringen brengen significante uitdagingen die snelle en effectieve oplossingen vragen. Wat distributeurs en fabrikanten nodig hebben, zijn high-impact, high-ROI initiatieven die hen machtigen om meer te doen met minder. Verkooporderautomatisering is één voorbeeld van zo'n initiatief. Het laat ondernemingen hun opbrengstkansen maximaliseren en significante kostenbesparingen genereren, zonder extra middelen of inspanning te committen. Het eindresultaat: zakelijke continuïteit en toeleveringsketensveerkracht — nu, en na de crisis.

Ray Grady is CEO van Conexiom.